Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -60,7 +60,7 @@
60	60	|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61	61	|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
62	62
63		-En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
	63	+En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
64	64
65	65	* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66	66	* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
...	...	@@ -128,8 +128,6 @@
128	128
129	129	Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130	130
131		-= Transporteur =
132		-
133	133	= Gérer les retours partiels =
134	134
135	135	Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
...	...	@@ -140,128 +140,166 @@
140	140
141	141	La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
142	142
143		-== Préparer la liste des biens prêtés ==
	141	+>
144	144
145		-Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
146		-La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
147	147
148		-Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
149	149
150		-== Préparer les mouvements en amont ==
151	151
152		-Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
	146	+== ==
153	153
154		-Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
155	155
156		-* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
157		-* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
158		-* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
159	159
160		-**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
161	161
162		-(% class="box warningmessage" %)
	151	+
	152	+
	153	+[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	154	+
	155	+
	156	+[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	157	+
	158	+
	159	+== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
	160	+
	161	+(% class="box successmessage" %)
163	163	(((
164		-**Attention :**
165		-La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
	163	+Bonnes pratiques :
	164	+
	165	+* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
	166	+
	167	+Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
	168	+
	169	+* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
	170	+* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
166	166	)))
167	167
168		->(% class="small" %)Exemple :
	173	+>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
	174	+>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
169	169
170		->(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
	176	+[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171	171
172		->(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
173	173
174		->(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
	179	+== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
175	175
176		->(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
	181	+=== Exécuter le mouvement de départ ===
177	177
178		->(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
	183	+(% class="box infomessage" %)
	184	+(((
	185	+**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
179	179
180		->(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
	187	+* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
	188	+* (((
	189	+Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
181	181
182		-[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	191	+* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
	192	+* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
	193	+)))
	194	+)))
183	183
184		-== Suivre les retours au fil du prêt ==
	196	+[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185	185
186		-Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
187	187
188		-* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
189		-* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
190		-* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
	199	+[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191	191
192		-Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
193	193
194		-= Produire les documents contractuels et logistiques =
	202	+[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195	195
196		-== Éditer la fiche de prêt ==
197	197
198		-La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
	205	+[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199	199
200		-Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
201	201
202		-Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
	208	+[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203	203
204		-1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
205		-1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
206		-1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
207	207
208		-Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
	211	+=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
209	209
210		-[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	213	+(% class="box infomessage" %)
	214	+(((
	215	+Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
211	211
	217	+* (((
	218	+**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
212	212
213		-[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	220	+* la **localisation temporaire** disparaît,
	221	+* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
	222	+* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
214	214
215		-== Editer un bordereau de transport ==
216	216
217		-Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
218		-Il sert à :
219	219
220		-* lister les biens transportés,
221		-* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
222		-* identifier le transporteur,
223		-* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
	226	+**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
	227	+)))
	228	+)))
224	224
225		-Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
	230	+[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226	226
227		-Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
228	228
229		-Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
	233	+[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230	230
231		-1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
232		-1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
233		-1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
234	234
235		-Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
	236	+[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236	236
237		-[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238	238
239		-[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	239	+[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240	240
241		-== Editer des étiquettes de transport ==
242	242
243		-Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
244		-Elles permettent de :
	242	+[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245	245
246		-* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
247		-* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
248		-* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
249	249
250		-Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
	245	+=== Exécuter le mouvement de retour final ===
251	251
252		-Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
	247	+(% class="box infomessage" %)
	248	+(((
	249	+Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
253	253
254		-Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
	251	+* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
	252	+* (((
	253	+Le **bien** est automatiquement actualisé :
255	255
256		-1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
257		-1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
258		-1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
	255	+* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
	256	+* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
	257	+)))
	258	+)))
259	259
260		-[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	260	+[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261	261
262	262
263		-[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	263	+[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	264	+
	265	+
	266	+[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	267	+
	268	+
	269	+[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	270	+
	271	+
	272	+[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	273	+
	274	+
	275	+== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
	276	+
	277	+(% class="box successmessage" %)
	278	+(((
	279	+**Bonnes pratiques : **
	280	+
	281	+* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
264	264	)))
	283	+
	284	+(% class="box infomessage" %)
	285	+(((
	286	+La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
	287	+)))
	288	+
	289	+[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	290	+
	291	+
	292	+[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	293	+
	294	+
	295	+[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	296	+
	297	+
	298	+
	299	+
	300	+)))
265	265	)))|(% style="width:300px" %)(((
266	266	(% class="box" %)
267	267	(((

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