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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
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modifié par Joséphine Ducruet
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -128,6 +128,8 @@
128 128  
129 129  Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130 130  
131 += Transporteur =
132 +
131 131  = Gérer les retours partiels =
132 132  
133 133  Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
... ... @@ -189,151 +189,77 @@
189 189  
190 190  Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
191 191  
192 ->
194 += Produire les documents contractuels et logistiques =
193 193  
196 +== Éditer la fiche de prêt ==
194 194  
195 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
198 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
196 196  
197 -(% class="box successmessage" %)
198 -(((
199 -Bonnes pratiques :
200 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
200 200  
201 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
202 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
202 202  
203 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
204 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
205 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
206 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
204 204  
205 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
206 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
207 -)))
208 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
208 208  
209 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
210 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
210 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 211  
212 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 213  
213 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 214  
215 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
215 +== Editer un bordereau de transport ==
216 216  
217 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
217 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
218 +Il sert à :
218 218  
219 -(% class="box infomessage" %)
220 -(((
221 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
220 +* lister les biens transportés,
221 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
222 +* identifier le transporteur,
223 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
222 222  
223 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
224 -* (((
225 -Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
225 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
226 226  
227 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
228 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
229 -)))
230 -)))
227 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
231 231  
232 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
233 233  
231 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
232 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
233 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
234 234  
235 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
236 236  
237 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 237  
238 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 239  
241 +== Editer des étiquettes de transport ==
240 240  
241 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
244 +Elles permettent de :
242 242  
246 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
247 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
248 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
243 243  
244 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
245 245  
252 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
246 246  
247 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
254 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
248 248  
249 -(% class="box infomessage" %)
250 -(((
251 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
256 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
257 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
258 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
252 252  
253 -* (((
254 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
260 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 -* la **localisation temporaire** disparaît,
257 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
258 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
259 259  
260 -
261 -
262 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
263 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 263  )))
264 -)))
265 -
266 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 -
268 -
269 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 -
271 -
272 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 -
274 -
275 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 -
277 -
278 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 -
280 -
281 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
282 -
283 -(% class="box infomessage" %)
284 -(((
285 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
286 -
287 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
288 -* (((
289 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
290 -
291 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
292 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
293 -)))
294 -)))
295 -
296 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 -
298 -
299 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 -
301 -
302 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 -
304 -
305 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 -
307 -
308 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 -
310 -
311 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
312 -
313 -(% class="box successmessage" %)
314 -(((
315 -**Bonnes pratiques : **
316 -
317 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
318 -)))
319 -
320 -(% class="box infomessage" %)
321 -(((
322 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
323 -)))
324 -
325 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 -
327 -
328 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 -
330 -
331 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 -
333 -
334 -
335 -
336 -)))
337 337  )))|(% style="width:300px" %)(((
338 338  (% class="box" %)
339 339  (((
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