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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les prêts
1 +Produire les documents contractuels et logistiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -3,415 +3,214 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 -)))
6 +Fiches de prêt, books, listes d’œuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer juridiquement les opérations et assurer le suivi logistique.
8 8  
9 -(((
10 -
11 -
12 -
8 +Avec Flora, toutes ces éditions s’appuient directement sur les informations saisies dans les notices de biens, d’évènements, de mouvements, de colisage et de matériel scénographique. Il n’est donc plus nécessaire de ressaisir les données : les documents sont générés automatiquement, puis personnalisables (logo, mise en page, mentions légales) pour s’adapter à l’identité de l’institution.
13 13  )))
14 -)))|(% style="width:300px" %)(((
15 -(% class="box" %)
16 -(((
17 -**Sommaire**
18 -)))
19 19  
20 -(% class="box" %)
21 21  (((
22 -**Aller plus loin**
23 -)))
12 += Générer les documents à partir d'un évènement =
24 24  
25 -(% class="box" %)
26 -(((
27 -**Icônes principales**
28 -)))
29 -)))
14 +== Éditer la liste d'œuvres ==
30 30  
16 +La liste d’œuvres rassemble tous les biens rattachés à l’évènement.
31 31  
18 +Elle permet de :
32 32  
20 +* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 +* **servir de pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 +* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 +* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
33 33  
25 +Procédure :
34 34  
35 -= Préparer un prêt pour exposition =
27 +* Ouvrir la notice de l’évènement.
28 +* Cliquer sur l’icône **Modèles de publication** dans la barre d’outils.
29 +* Sélectionner le modèle //Liste d’œuvres//.
36 36  
37 -Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
31 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
38 38  
39 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
33 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 40  
41 -SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
42 42  
43 -[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
36 +[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
45 -(% class="wikigeneratedid" %)
46 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
47 47  
48 -(% class="box infomessage" %)
49 -(((
50 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
51 -)))
39 +== Éditer le book ==
52 52  
53 -[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
41 +Le book présente les biens liés à l’évènement sous forme de catalogue illustré, incluant visuels, informations descriptives et données administratives.
54 54  
43 +**Procédure :**
55 55  
56 -== Saisir la notice de l'évènement ==
45 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
46 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
47 +1. Sélectionner le modèle //Book//.
57 57  
58 -Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
49 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
59 59  
60 -Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
51 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 -[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
63 63  
64 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
54 +[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 -A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
67 67  
68 -l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
57 +== Éditer la fiche de prêt ==
69 69  
70 -[[image:1650957677840-703.png]]
59 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
71 71  
72 -[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
61 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
73 73  
74 -Et voila.
63 +**Procédure :**
75 75  
76 -[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
65 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
66 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
67 +1. Sélectionner le modèle //Fiche de prêt//.
77 77  
78 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
69 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
79 79  
80 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
71 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 -Résultat de la recherche.
83 83  
84 -[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
74 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
86 -== Rattacher des biens à l'évènement ==
76 +== Éditer l'arrêté de dépôt ==
87 87  
88 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
78 +L’arrêté de dépôt accompagne toute mise en dépôt d’un objet. Il définit les conditions de dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et revêt un caractère réglementaire.
89 89  
90 -[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
80 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
91 91  
92 -Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
82 +**Procédure :**
93 93  
94 -[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
84 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
85 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
86 +1. Sélectionner le modèle //Arrêté de dépôt//.
95 95  
88 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
96 96  
97 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
90 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 -Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
100 100  
101 -(% class="box infomessage" %)
102 -(((
103 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
104 -)))
93 +[[//Choix du modèle Dépôt - arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 -[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
107 107  
108 -== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
96 += Générer les documents à partir d'un mouvement =
109 109  
110 -Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
98 +== Exporter les listes de colisage ==
111 111  
112 -[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
100 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
113 113  
114 -Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
102 +Les listes de colisage sont essentielles pour le suivi et la traçabilité : elles peuvent être remises aux transporteurs, utilisées pour les assurances ou partagées avec les partenaires.
115 115  
116 -[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
104 +Depuis l’onglet **Mouvements** d’un évènement, il est possible d’exporter :
117 117  
118 -(% class="box warningmessage" %)
119 -(((
120 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
121 -Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
122 -)))
106 +* les **œuvres** ;
107 +* les **colis liés aux œuvres** ;
108 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
109 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
123 123  
124 -[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
111 +**Procédure :**
125 125  
126 -== Sélection de bien d'un autre panier ==
113 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
114 +1. Aller dans l’onglet **Mouvements**.
115 +1. Repérer le mouvement souhaité.
116 +1. Cliquer sur **Exporter**.
117 +1. Choisir la liste à générer.
127 127  
128 -[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
119 + 
129 129  
130 -[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 -
132 -= Gérer le bien dans l'évènement =
133 -
134 -== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
135 -
136 -Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
137 -
138 -[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
139 -
140 -La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
141 -
142 -(% class="box infomessage" %)
121 +(% class="box successmessage" %)
143 143  (((
144 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
123 +**Remarque**
124 +
125 +//un bien refusé dans l’évènement n’apparaît pas dans les listes de colisage.//
145 145  )))
146 146  
147 -[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
128 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 148  
149 -Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
150 150  
151 -[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 152  
153 -Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
154 154  
155 -[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
134 +== Éditer un bordereau de transport ==
156 156  
157 -== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
136 +Le bordereau de transport accompagne physiquement les œuvres lors du déplacement. Il constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
158 158  
159 -Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
138 +Il mentionne :
160 160  
161 -Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
140 +* les biens transportés,
141 +* les lieux de départ et d’arrivée,
142 +* le transporteur,
143 +* les informations nécessaires à la traçabilité.
162 162  
163 -Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
145 +**Procédure :**
164 164  
165 -[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
147 +1. Ouvrir la notice du mouvement.
148 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
149 +1. Sélectionner le modèle //Bordereau de transport//.
166 166  
167 -Vous pourrez saisir un motif de refus.
151 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
168 168  
169 -[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
153 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
171 -Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
172 172  
173 -[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 -== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
176 176  
177 -Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
159 +== Éditer des étiquettes de transport ==
178 178  
179 -- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
161 +Les étiquettes permettent d’identifier chaque bien ou colis lors d’un déplacement.
180 180  
181 -- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
163 +Elles facilitent la manipulation et complètent le bordereau comme repères visuels.
182 182  
183 -En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
165 +Elles permettent de :
184 184  
185 -[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
167 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
168 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
169 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
186 186  
187 -== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
171 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
188 188  
189 -Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
173 +**Procédure :**
190 190  
191 -[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 +1. Ouvrir la notice du mouvement.
176 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
177 +1. Sélectionner le modèle //Étiquettes//.
192 192  
193 -Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
179 +
194 194  
195 -[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
181 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 196  
197 197  
198 -== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
184 +[[//Choix du modèle Étiquette//>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 +)))
186 +)))|(% style="width:300px" %)(((
187 +(% class="box" %)
188 +(((
189 +**Sommaire**
199 199  
200 -Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
191 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
192 +)))
201 201  
202 -[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
194 +(% class="box" %)
195 +(((
196 +**Aller plus loin**
203 203  
204 -Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
198 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
199 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
200 +* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
201 +* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
202 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
203 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
204 +)))
205 205  
206 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
206 +(% class="box" %)
207 +(((
208 +**Icônes principales**
207 207  
208 -= Planifier les mouvements =
209 -
210 -Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
211 -
212 -== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
213 -
214 -Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
215 -
216 -
217 -[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 -
219 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
220 -
221 -[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
222 -
223 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
224 -
225 -Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
226 -
227 -[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
228 -
229 -Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
230 -
231 -[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
232 -
233 -
234 -A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
235 -
236 -Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
237 -
238 -[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
239 -
240 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
241 -
242 -[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 -
244 -== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
245 -
246 -par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
247 -
248 -[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
249 -
250 -(% class="wikigeneratedid" %)
251 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
252 -
253 -[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
254 -
255 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
256 -
257 -[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
258 -
259 -
260 -== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
261 -
262 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
263 -
264 -Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
265 -
266 -[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267 -
268 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 -
270 -Indiquez la date de retour prévue.
271 -
272 -[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 -
274 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
275 -
276 -[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
277 -
278 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
279 -
280 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
281 -
282 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
283 -
284 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
285 -
286 -= Edition de la fiche de prêt =
287 -
288 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
289 -
290 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
291 -
292 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
293 -
294 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
295 -
296 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
297 -
298 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
299 -
300 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
301 -
302 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
303 -
304 -= Suivre l'exécution des mouvements =
305 -
306 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
307 -
308 -- ce qui est prévu.
309 -
310 -- ce qui s'est passé.
311 -
312 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
313 -
314 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
315 -
316 -
317 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
318 -
319 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
320 -
321 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
322 -
323 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
324 -
325 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
326 -
327 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
328 -
329 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
330 -
331 -
332 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
333 -
334 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
335 -
336 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
337 -
338 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
339 -
340 -(% style="text-align: center;" %)
341 -Rentrer dans le mouvement à valider.
342 -
343 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
344 -
345 -(% style="text-align: center;" %)
346 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
347 -
348 -​​​​​​
349 -
350 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
351 -
352 -(% style="text-align: center;" %)
353 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
354 -
355 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
356 -
357 -(% style="text-align: center;" %)
358 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
359 -
360 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
361 -
362 -(% style="text-align: center;" %)
363 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
364 -
365 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
366 -
367 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
368 -
369 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
370 -
371 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
372 -
373 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
374 -
375 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
376 -
377 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
378 -
379 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
380 -
381 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
382 -
383 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
384 -
385 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
386 -
387 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
388 -
389 -= Terminer l'évènement =
390 -
391 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
392 -
393 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
394 -
395 -[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 -
397 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
398 -
399 -
400 -[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
401 -
402 -
403 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
404 -
405 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
406 -
407 -[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
408 -
409 -
410 -ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
411 -
412 -[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
413 -
414 -
210 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
415 415  
212 +* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
213 +)))
214 +)))
416 416  
417 417  
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