Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

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Détails

Propriétés de la Page

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
++Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -3,415 +3,373 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--
--)))
++Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
--(((
++On distingue deux types de prêts :
--
--
++* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
++* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
  )))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
--)))
--(% class="box" %)
  (((
--**Aller plus loin**
--)))
++= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
--)))
--)))
++== Comprendre le rôle de Flora ==
++Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
++Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
++Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
++* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
++* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
++* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
++Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
--= Préparer un prêt pour exposition =
++== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
--Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
++Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
++Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
--== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
++Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
--SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
++|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
++|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
++|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
++il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
++|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
++|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
++|**Présentation**|Type de présentation prévue.
++|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
++|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
++|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
++|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
++|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
++|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
++|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
++|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
++|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
++|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
++|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
++|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
++|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
++|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
++|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
++|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
++|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
--[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
--(% class="wikigeneratedid" %)
--SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
++* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
++* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
++* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
--)))
++En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
--[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
++La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
--== Saisir la notice de l'évènement ==
++* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
++* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
++* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
++* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
++* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
--Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
++Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
--Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
++= Gérer un prêt autre que pour une exposition =
--[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
++== Comprendre le rôle de Flora ==
--La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
++Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
--A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
++* colloques ou séminaires,
++* soirées événementielles,
++* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
--l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
++Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
--[[image:1650957677840-703.png]]
++Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
--[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
++* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
++* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
--Et voila.
++Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
--[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
--Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
++Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
--[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
++Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
--Résultat de la recherche.
++* Identification de l’organisme du lieu de destination,
++* Saisie des contacts et de leur fonction,
++* Ajout de remarques ou précisions,
++* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
++* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
++* Définition des dates de début et de fin.
--[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
--== Rattacher des biens à l'évènement ==
++== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
--Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
++La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
--[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
++* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
++* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
++* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
++* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
--Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
++Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
--[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++= Gérer les retours partiels =
++Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
++Ce cas se rencontre fréquemment :
--[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
++* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
--Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
++La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
--)))
++== Préparer la liste des biens prêtés ==
--[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
++La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
--== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
++Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
--Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
++== Préparer les mouvements en amont ==
--[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
--Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
++Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
--[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
++* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
++* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
++**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
++
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
--Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
++**Attention :**
++La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
  )))
--[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Exemple :
--== Sélection de bien d'un autre panier ==
--
--[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
--
--[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--= Gérer le bien dans l'évènement =
--
--== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
--
--Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
--
--[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
--)))
--
--[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
--
--[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
--
--[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
--
--Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
--
--Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
--
--Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
--
--[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--Vous pourrez saisir un motif de refus.
--
--[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
--
--[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
--
--Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
--
--- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
--
--- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
--
--En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
--
--[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
--
--Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
--
--[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
--
--[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
--
--Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
--
--[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
--
--[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--= Planifier les mouvements =
--
--Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
--
--== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
--
--Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
--
--
--[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
--
--[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
--
--Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
--
--[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--
--Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
--
--[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
--
--Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
--
--[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
--
--[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
--
--par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
--
--[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
  (% class="wikigeneratedid" %)
--il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
++L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
--[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++== Suivre les retours au fil du prêt ==
--Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
++Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
--[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
++* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
++* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
++Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
--== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
++>(% class="small" %)Exemple :
--Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
++>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
--Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
++>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
--[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
--[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
--Indiquez la date de retour prévue.
--[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
--[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
--Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques :
--[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
--Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
++Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
--[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
++* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
++)))
--= Edition de la fiche de prêt =
++>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
++>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
--A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
++[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
++== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
--[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++=== Exécuter le mouvement de départ ===
--Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
--[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
++* (((
++Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
--Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
++* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
++* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
++)))
++)))
--[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Suivre l'exécution des mouvements =
--Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
++[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--- ce qui est prévu.
--- ce qui s'est passé.
++[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
--Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
++[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
--Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
++=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
--Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
--[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* (((
++**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
--Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
++* la **localisation temporaire** disparaît,
++* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
++* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
--Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
--Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
++**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
++)))
++)))
--== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
++[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
--[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--Rentrer dans le mouvement à valider.
--[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
--
++[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
++[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
++=== Exécuter le mouvement de retour final ===
--[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
--(% style="text-align: center;" %)
--Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
++* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
++* (((
++Le **bien** est automatiquement actualisé :
--[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
++* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
++)))
++)))
--=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
++[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
--[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
--On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
++[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--A  noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
--[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
--Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
++[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
--[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
--= Terminer l'évènement =
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques : **
--Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
++* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
++)))
--//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
++)))
--[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
++[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
--Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
--[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++)))
--ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
--[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
++)))
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
++* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier
++
++* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement
++
++* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
++
++* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
++
++* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
++)))
++)))

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