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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,415 +3,449 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 -)))
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
8 8  
9 -(((
8 +On distingue deux types de prêts :
10 10  
11 -
12 -
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
13 13  )))
14 -)))|(% style="width:300px" %)(((
15 -(% class="box" %)
16 -(((
17 -**Sommaire**
18 -)))
19 19  
20 -(% class="box" %)
21 21  (((
22 -**Aller plus loin**
23 -)))
15 += Étapes de gestion des prêts =
24 24  
25 -(% class="box" %)
17 +(% class="box successmessage" %)
26 26  (((
27 -**Icônes principales**
19 +**Bonnes pratiques : **
20 +
21 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
28 28  )))
29 -)))
30 30  
27 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
31 31  
29 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 +* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 +)))|(((
34 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
32 32  
36 +
37 +)))
38 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 +)))|(((
41 +* Option de préfixe d’évènement
42 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 +Deux options :
33 33  
46 +* Création automatique
47 +* Création manuelle
48 +)))|(((
49 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 +)))|(((
52 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
34 34  
35 -= Préparer un prêt pour exposition =
54 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 +)))
56 +|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 +Deux méthodes :
36 36  
37 -Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
59 +* Unitaire
60 +* Par lot
38 38  
39 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
62 +.
63 +)))|(((
64 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 +* Traitement groupé via la liste de résultats
66 +)))|(((
67 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 +)))
69 +|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 +)))|(((
73 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 +* Relocalisation historisée
75 +* Traçabilité dans l’historique de régie
76 +)))|(((
77 +Mouvement de sortie exécuté :
40 40  
41 -SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
79 +* État évènement = **En cours**
80 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
42 42  
43 -[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
82 +Mouvement d'entrée exécuté :
44 44  
45 -(% class="wikigeneratedid" %)
46 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
84 +* État évènement = **Terminé**
85 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 +)))
87 +|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
47 47  
48 -(% class="box infomessage" %)
49 -(((
50 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
90 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
51 51  )))
52 52  
53 -[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
93 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
54 54  
95 +Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
55 55  
56 -== Saisir la notice de l'évènement ==
97 +Parmi elles :
57 57  
58 -Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
99 +* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 +* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
59 59  
60 -Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
102 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
61 61  
62 -[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
104 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
63 63  
64 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
106 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
65 65  
66 -A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
109 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
67 67  
68 -l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
111 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 +Pour gérer les retours partiels :
69 69  
70 -[[image:1650957677840-703.png]]
114 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 +1. (((
117 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
71 71  
72 -[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
119 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 +)))
121 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
73 73  
74 -Et voila.
124 +(% class="box infomessage" %)
125 +(((
126 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
127 +)))
75 75  
76 -[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
129 +== Étape 1 - Créer l'évènement ==
77 77  
78 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
131 +(% class="box successmessage" %)
132 +(((
133 +**Bonnes pratiques : **
79 79  
80 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
135 +* Champs à renseigner à minima : 
136 +** **Type** : Exposition
137 +** **Sous-Type** : Prêt
138 +** **Organisme de destination**
139 +** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 +* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 +* (((
142 +**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
143 +Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
81 81  
82 -Résultat de la recherche.
145 +* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
146 +* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
147 +)))
148 +)))
83 83  
84 -[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
150 +[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
86 -== Rattacher des biens à l'évènement ==
87 87  
88 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
153 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 -[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
91 91  
92 -Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
156 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
94 -[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
95 95  
159 +[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
161 +== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
98 98  
99 -Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
100 -
101 -(% class="box infomessage" %)
163 +(% class="box successmessage" %)
102 102  (((
103 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
165 +**Bonnes pratiques : **
166 +
167 +* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
168 +* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
104 104  )))
105 105  
106 -[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
107 107  
108 -== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
173 +[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 -Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
111 111  
112 -[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
176 +[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 113  
114 -Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
115 115  
116 -[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
179 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 -(% class="box warningmessage" %)
119 -(((
120 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
121 -Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
122 -)))
123 123  
124 -[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
182 +[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
126 -== Sélection de bien d'un autre panier ==
127 127  
128 -[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
185 +[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 129  
130 -[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131 131  
132 -= Gérer le bien dans l'évènement =
188 +== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
133 133  
134 -== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
135 -
136 -Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
137 -
138 -[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
139 -
140 -La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
141 -
142 -(% class="box infomessage" %)
190 +(% class="box successmessage" %)
143 143  (((
144 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
192 +Bonnes pratiques :
193 +
194 +* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
195 +* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
145 145  )))
146 146  
147 -[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 +>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
148 148  
149 -Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
200 +[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
151 -[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
152 152  
153 -Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
203 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 -[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 156  
157 -== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
206 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 -Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
160 160  
161 -Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
209 +[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 162  
163 -Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
164 164  
165 -[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
212 +[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 166  
167 -Vous pourrez saisir un motif de refus.
168 168  
169 -[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
215 +[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
171 -Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
172 172  
173 -[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 -== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
176 176  
177 -Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
221 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
178 178  
179 -- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
223 +(% class="box successmessage" %)
224 +(((
225 +Bonnes pratiques :
180 180  
181 -- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
227 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
182 182  
183 -En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
229 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
184 184  
185 -[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
231 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
232 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
233 +)))
186 186  
187 -== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
235 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
236 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
188 188  
189 -Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
238 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 190  
191 -[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
192 192  
193 -Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
241 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
194 194  
195 -[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
196 196  
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
197 197  
198 -== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
249 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
250 +* (((
251 +Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
199 199  
200 -Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
253 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
254 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
255 +)))
256 +)))
201 201  
202 -[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
258 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 203  
204 -Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
205 205  
206 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
261 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 -= Planifier les mouvements =
209 209  
210 -Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
264 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 211  
212 -== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
213 213  
214 -Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
267 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 215  
216 216  
217 -[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
270 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 218  
219 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
220 220  
221 -[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
222 222  
223 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
275 +(% class="box infomessage" %)
276 +(((
277 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
224 224  
225 -Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
279 +* (((
280 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
226 226  
227 -[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
282 +* la **localisation temporaire** disparaît,
283 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
284 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
228 228  
229 -Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
230 230  
231 -[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
232 232  
288 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
289 +)))
290 +)))
233 233  
234 -A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
292 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 235  
236 -Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
237 237  
238 -[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
295 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 239  
240 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
241 241  
242 -[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
298 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 243  
244 -== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
245 245  
246 -par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
301 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
248 -[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
249 249  
250 -(% class="wikigeneratedid" %)
251 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
304 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 252  
253 -[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
254 254  
255 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
307 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
256 256  
257 -[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309 +(% class="box infomessage" %)
310 +(((
311 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
258 258  
313 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
314 +* (((
315 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
259 259  
260 -== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
317 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
318 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
319 +)))
320 +)))
261 261  
262 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
322 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 263  
264 -Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
265 265  
266 -[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
325 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 267  
268 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 269  
270 -Indiquez la date de retour prévue.
328 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 271  
272 -[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 273  
274 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
331 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 275  
276 -[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
277 277  
278 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
334 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 279  
280 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
281 281  
282 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
337 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
283 283  
284 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
339 +(% class="box successmessage" %)
340 +(((
341 +**Bonnes pratiques : **
285 285  
286 -= Edition de la fiche de prêt =
343 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
344 +)))
287 287  
288 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
346 +(% class="box infomessage" %)
347 +(((
348 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
349 +)))
289 289  
290 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
351 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 291  
292 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
293 293  
294 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
354 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 295  
296 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
297 297  
298 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
357 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299 299  
300 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
301 301  
302 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
303 303  
304 -= Suivre l'exécution des mouvements =
305 305  
306 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
307 307  
308 -- ce qui est prévu.
309 309  
310 -- ce qui s'est passé.
311 311  
312 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
313 313  
314 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
315 315  
316 316  
317 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
318 318  
319 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
320 320  
321 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
370 +
371 +)))
372 +)))|(% style="width:300px" %)(((
373 +(% class="box" %)
374 +(((
375 +**Sommaire**
322 322  
323 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
377 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
378 +)))
324 324  
325 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
380 +(% class="box" %)
381 +(((
382 +**Aller plus loin**
326 326  
327 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
384 +* Gérer les évènements
385 +* Saisir un évènement
386 +* Planifier les mouvements
387 +* Gérer les expositions itinérantes
388 +* Utiliser l'export GAM3
389 +)))
328 328  
329 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
391 +(% class="box" %)
392 +(((
393 +**Icônes principales**
330 330  
395 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
396 +
397 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
398 +
399 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
400 +
401 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
402 +
403 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
404 +
405 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
406 +)))
407 +)))
331 331  
332 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
333 333  
334 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
335 335  
336 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
337 337  
338 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
339 339  
340 -(% style="text-align: center;" %)
341 -Rentrer dans le mouvement à valider.
342 342  
343 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
344 344  
345 -(% style="text-align: center;" %)
346 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
347 347  
348 -​​​​​​
349 349  
350 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
351 351  
352 -(% style="text-align: center;" %)
353 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
354 354  
355 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
356 356  
357 -(% style="text-align: center;" %)
358 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
359 359  
360 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
361 361  
362 -(% style="text-align: center;" %)
363 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
364 364  
365 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
366 366  
367 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
368 368  
369 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
370 370  
371 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
372 372  
373 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
374 374  
375 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
376 376  
377 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
378 378  
379 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
380 380  
381 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
382 382  
383 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
384 384  
385 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
386 386  
387 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
388 388  
389 -= Terminer l'évènement =
390 390  
391 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
392 392  
393 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
394 394  
395 -[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 396  
397 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
398 398  
399 399  
400 -[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
401 401  
402 402  
403 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
404 404  
405 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
406 406  
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