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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -128,6 +128,8 @@
128 128  
129 129  Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130 130  
131 += Organiser le transport =
132 +
131 131  = Gérer les retours partiels =
132 132  
133 133  Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
... ... @@ -163,22 +163,6 @@
163 163  La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
164 164  )))
165 165  
166 -(% class="wikigeneratedid" %)
167 -Exemple :
168 -
169 -(% class="wikigeneratedid" %)
170 -L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
171 -
172 -== Suivre les retours au fil du prêt ==
173 -
174 -Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
175 -
176 -* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
177 -* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
178 -* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
179 -
180 -Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
181 -
182 182  >(% class="small" %)Exemple :
183 183  
184 184  >(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
... ... @@ -191,152 +191,91 @@
191 191  
192 192  >(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
193 193  
180 +>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
194 194  
195 -[[Exemple de mouvements créés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 +[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 196  
184 +== Suivre les retours au fil du prêt ==
197 197  
198 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
186 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
199 199  
200 -(% class="box successmessage" %)
201 -(((
202 -Bonnes pratiques :
188 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
189 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
190 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
203 203  
204 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
192 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
205 205  
206 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
194 += Produire les documents contractuels et logistiques =
207 207  
208 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
209 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
210 -)))
196 +== Éditer la fiche de prêt ==
211 211  
212 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
213 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
198 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
214 214  
215 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
216 216  
202 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
217 217  
218 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
204 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
205 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
206 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
219 219  
220 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
208 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
221 221  
222 -(% class="box infomessage" %)
223 -(((
224 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
210 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 225  
226 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
227 -* (((
228 -Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
229 229  
230 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
231 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
232 -)))
233 -)))
213 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 234  
235 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 +== Editer un bordereau de transport ==
236 236  
217 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
218 +Il sert à :
237 237  
238 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 +* lister les biens transportés,
221 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
222 +* identifier le transporteur,
223 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
239 239  
225 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
240 240  
241 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
242 242  
229 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
243 243  
244 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
232 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
233 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
245 245  
235 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
246 246  
247 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 248  
239 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
241 +== Editer des étiquettes de transport ==
251 251  
252 -(% class="box infomessage" %)
253 -(((
254 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
243 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
244 +Elles permettent de :
255 255  
256 -* (((
257 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
246 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
247 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
248 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
258 258  
259 -* la **localisation temporaire** disparaît,
260 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
261 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
250 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
262 262  
252 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
263 263  
254 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
264 264  
265 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
266 -)))
267 -)))
256 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
257 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
258 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
268 268  
269 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 270  
271 271  
272 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 -
274 -
275 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 -
277 -
278 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 -
280 -
281 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 -
283 -
284 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
285 -
286 -(% class="box infomessage" %)
287 -(((
288 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
289 -
290 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
291 -* (((
292 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
293 -
294 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
295 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
263 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 296  )))
297 -)))
298 -
299 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 -
301 -
302 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 -
304 -
305 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 -
307 -
308 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 -
310 -
311 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 -
313 -
314 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
315 -
316 -(% class="box successmessage" %)
317 -(((
318 -**Bonnes pratiques : **
319 -
320 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
321 -)))
322 -
323 -(% class="box infomessage" %)
324 -(((
325 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
326 -)))
327 -
328 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 -
330 -
331 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 -
333 -
334 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 -
336 -
337 -
338 -
339 -)))
340 340  )))|(% style="width:300px" %)(((
341 341  (% class="box" %)
342 342  (((
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