Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques
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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Gérer les prêts1 +Prêts pour expositions - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements. Adapter la gestionselonle type d'évènement.WebHome1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. JDT1 +XWiki.DBA - Contenu
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... ... @@ -1,377 +1,399 @@ 1 -(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures** 1 +{{box title="**Sommaire**"}} 2 +{{toc/}} 3 +{{/box}} 2 2 3 -|(% style="width:840px" %)((( 4 -(% class="box" %) 5 += Préparer un prêt pour exposition = 6 + 7 +Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée. 8 + 9 +== Saisir la notice de l'organisme destinataire == 10 + 11 +SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales. 12 + 13 +[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 14 + 15 +(% class="wikigeneratedid" %) 16 +SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie 17 + 18 +(% class="box infomessage" %) 5 5 ((( 6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions. 20 +il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays) 21 +))) 7 7 8 - Ondistinguedeuxtypes de prêts:23 +[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 9 9 10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique. 11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.). 25 + 26 +== Saisir la notice de l'évènement == 27 + 28 +Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie 29 + 30 +Choisir la grille de saisie prêts pour exposition. 31 + 32 +[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]] 33 + 34 +La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée). 35 + 36 +A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.** 37 + 38 +l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement 39 + 40 +[[image:1650957677840-703.png]] 41 + 42 +[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 43 + 44 +Et voila. 45 + 46 +[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 47 + 48 +Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements. 49 + 50 +[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 51 + 52 +Résultat de la recherche. 53 + 54 +[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 55 + 56 +== Rattacher des biens à l'évènement == 57 + 58 +Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements). 59 + 60 +[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 61 + 62 +Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement. 63 + 64 +[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 65 + 66 + 67 +[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 68 + 69 +Et voila, les biens sont liés à l'évènement. 70 + 71 +(% class="box infomessage" %) 72 +((( 73 +A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite) 12 12 ))) 13 13 76 +[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 77 + 78 +== Utiliser un panier pour rattacher des biens == 79 + 80 +Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné. 81 + 82 +[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 83 + 84 +Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens. 85 + 86 +[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 87 + 88 +(% class="box warningmessage" %) 14 14 ((( 15 -= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution = 90 +Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous. 91 +Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte. 92 +))) 16 16 17 - == ComprendrelerôledeFlora==94 +[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 18 18 19 -Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.). 20 -Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.** 96 +== Sélection de bien d'un autre panier == 21 21 22 - Florafacilite cettegestiongrâceàplusieursfonctionnalités:98 +[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles) 23 23 24 -* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations. 25 -* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances). 26 -* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent. 100 +[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 27 27 28 - Celapermet au musée de disposerd’un **dossiercompletet centralisé pour chaqueprêt sortant**,incluant lesaspectslogistiques, scientifiques et réglementaires.102 += Gérer le bien dans l'évènement = 29 29 30 -== Utiliserlagrille« Prêts(pour exposition dansuneautreinstitution)»==104 +== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires == 31 31 32 -Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**. 33 -Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt. 106 +Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement. 34 34 35 - Cette grille comprendune série de **champs spécifiques** qui facilitent lagestionopérationnelle du prêt :108 +[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 36 36 37 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation** 38 -|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora. 39 -|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie. 40 -|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative. 41 -il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres). 42 -|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle). 43 -|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée. 44 -|**Présentation**|Type de présentation prévue. 45 -|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation. 46 -|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation. 47 -|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national. 48 -|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie. 49 -|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel. 50 -|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée. 51 -|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation. 52 -|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières. 53 -|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres. 54 -|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre). 55 -|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport. 56 -|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport. 57 -|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA). 58 -|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance. 59 -|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport. 60 -|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil. 61 -|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report. 110 +La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait. 62 62 63 -En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée : 112 +(% class="box infomessage" %) 113 +((( 114 +Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement 115 +))) 64 64 65 -* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt. 66 -* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés. 67 -* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances). 117 +[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 68 68 69 - En renseignant ces champs complémentaires, le muséeconstruit un dossiernumériquecomplet quiassocieà lafois les**donnéesadministratives,scientifiquesetdocumentaires**duprêt.Cela garantit une**traçabilitéoptimale**etun**historiqueexploitableà long terme**.119 +Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple. 70 70 71 - == Suivrele cycledegestiond’unprêtexposition==121 +[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 72 72 73 - La gestiond’un**prêtpourune exposition externe**dansFlorasuit lamêmelogiquequepour toutautreévènement:123 +Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent. 74 74 75 -* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires. 76 -* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation). 77 -* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier. 78 -* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves. 79 -* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier). 125 +[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 80 80 81 - Cedéroulementreste aligné sur le cycle standard, mais intègredes **spécificités propresaux prêts pour exposition**: gestion des autorisationsréglementaires(DASTN), suivi dutransport,conservation des documentscontractuels(contrats, facility reports)etc.127 +== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt == 82 82 83 - =Gérer un prêt autrequepourune exposition=129 +Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus. 84 84 85 - ==Comprendrele rôledeFlora==131 +Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission. 86 86 87 - Les prêtsautres quepour uneexpositionconcernent** lamise à disposition ponctuelled’œuvrespour des contextesdifférentsd’uneexposition formelle,** par exemple :133 +Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous. 88 88 89 -* colloques ou séminaires, 90 -* soirées événementielles, 91 -* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence). 135 +[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 92 92 93 - Leur vocation estévénementielle et de courte durée: ilscontribuent à lamédiation,à la communicationou à la valorisationsymboliquedescollections, sans impliquerla miseen place d’un dispositifmuséographique complet.137 +Vous pourrez saisir un motif de refus. 94 94 95 - Florapermetdegérerces prêts horsexpositionen offrant :139 +[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 96 96 97 -* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements), 98 -* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité). 99 -* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition. 141 +Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement. 100 100 101 - Ainsi, Floragarantit la cohérencedu suivi, qu’il s’agissed’un prêt pour une exposition internationaleou d’une présentation exceptionnelle lorsd’uncolloque ou d’une soirée.143 +[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 102 102 103 -== Utiliser lagrille« Prêt (autresquepouruneexposition)»==145 +== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien == 104 104 105 - Pourles**prêts autresquepouruneexposition**,Florametàdispositionune**grille de saisiespécifique**intitulée**//Prêts (autresquepourune exposition)//**.147 +Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour: 106 106 107 -Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.). 108 -Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel : 149 +- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]] 109 109 110 -* Identification de l’organisme du lieu de destination, 111 -* Saisie des contacts et de leur fonction, 112 -* Ajout de remarques ou précisions, 113 -* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque), 114 -* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement), 115 -* Définition des dates de début et de fin. 151 +- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]] 116 116 117 - Cette grille réponddoncàunbesoinplusléger: **assurerlatraçabilitéd’un prêt ponctuel**sansalourdir lasaisieavecdesinformations logistiques ou réglementairesqui nesontpasnécessairesdanscecontexte.153 +En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens). 118 118 119 - == Suivrele cycledegestiond’unprêthorsexposition==155 +[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 120 120 121 - Lagestion d’un **prêthorsexposition**dans Flora suit lamêmelogiqueque pourtout autreévènement:157 +== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement == 122 122 123 -* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition. 124 -* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles). 125 -* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte. 126 -* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour. 127 -* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus). 159 +Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement. 128 128 129 - Ce déroulement restealigné sur lecycle standard, mais avec une saisie plus légère : lagrille//Prêt horsexposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisationde sortie, transport, commission). Elleest donc particulièrementadaptéeaux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.161 +[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 130 130 131 - =Gérer lesretours partiels=163 +Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien. 132 132 133 -Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement. 134 -Ce cas se rencontre fréquemment : 165 +[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 135 135 136 -* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée, 137 -* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes. 138 138 139 - Lagestion desretourspartielsest essentielle pour garantirune**traçabilitéprécise** : elle **permet de savoir exactementquelsbienssont revenuset lesquels sontencoreen prêt**.168 +== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire == 140 140 141 - ==Préparer la liste des biens prêtés==170 +Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire. 142 142 143 -Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives. 144 -La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés. 172 +[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 145 145 146 - Dèslacréationdel’évènement, associezdoncl’ensembledesœuvresconcernées.Ladistinctionentre lesbiens restitués enpremieretceux qui restenten prêt se fera ensuite lorsde lapréparationdesmouvements.174 +Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles. 147 147 148 - == Préparerlesmouvementsen amont==176 +[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 149 149 150 - Unefois tousles biensassociés à l’évènement,ilestrecommandéde **préparerl’ensembledesmouvements**correspondant aux différents retours prévus.178 += Planifier les mouvements = 151 151 152 - Chaquemouvementtraduit uneétapeducalendrierderestitution:180 +Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire. 153 153 154 -* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt. 155 -* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement. 156 -* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt. 182 +== Créer le (ou les) mouvements de sortie == 157 157 158 - **Créez un mouvement distinct pour chaquevaguede retour partiel,** afind’isolerchaquelot de biens restitués. Il vous suffiraensuited’exécuter ces mouvementsaux dates prévues pour que les localisations soientmises à jourautomatiquementet que la traçabilitésoitassurée.184 +Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]]. 159 159 160 -(% class="box warningmessage" %) 161 -((( 162 -**Attention :** 163 -La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour. 164 -))) 165 165 166 -(% class="wikigeneratedid" %) 167 -Exemple : 187 +[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 168 168 189 +Choisir le type de mouvement (entrée/sortie). 190 + 191 +[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 192 + 193 +Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination). 194 + 195 +Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé. 196 + 197 +[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 198 + 199 +Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés : 200 + 201 +[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 202 + 203 + 204 +A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés). 205 + 206 +Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie. 207 + 208 +[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 209 + 210 +Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi. 211 + 212 +[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 213 + 214 +== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée == 215 + 216 +par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements 217 + 218 +[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 219 + 169 169 (% class="wikigeneratedid" %) 170 - L’évènement**« Archéologie enfolie»**correspondàune expositionorganisée du **10 janvierau15septembre2025**auMuséed’ArchéologieNationale(MAN).221 +il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements 171 171 172 - == Suivrelesretoursaufildu prêt ==223 +[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 173 173 174 - Unefois lesmouvementscréésenamont, lesuivisefaitsimplementen**exécutantchaquemouvement**à ladate prévue:225 +Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée 175 175 176 -* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence). 177 -* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés. 178 -* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.). 227 +[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 179 179 180 -Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**. 181 181 182 - >(%class="small" %)Exemple:230 +== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) == 183 183 184 - >(% class="small"%)L’évènement**« Archéologie enfolie»** correspondàune exposition organiséedu**10janvier au15septembre2025**au Musée d’ArchéologieNationale(MAN).232 +Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement. 185 185 186 - >(%class="small"%)Danscecadre,**10 œuvres**ontétéenvoyéesenprêt:234 +Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée". 187 187 188 - >(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortieinitiale: **Unmouvementdesortie enregistre le départ des**10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.236 +[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 189 189 190 - >(% class="small" %)**05/03/2025– Entréepartielle : **Unmouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipéde **2 œuvres** particulièrementsensibles, dontla duréed’exposition étaitlimitée. Ces œuvres retrouventleurlocalisation de réserve. L’évènementreste à l’état //En cours//.238 +[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 191 191 192 - >(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un secondmouvementd’entrée enregistreleretourdes **8 œuvres restantes**à la findel’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jouret l’évènement peut êtreclôturé (//Terminé//).240 +Indiquez la date de retour prévue. 193 193 242 +[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 194 194 195 - [[Exemplede mouvementscréés pour un retour partiel lorsd'unprêtauMuséed'ArchéologieNational>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]244 +Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie). 196 196 246 +[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 197 197 198 - ==Étape4-Définir l'emplacement d'arrivée des biens==248 +Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée). 199 199 200 -(% class="box successmessage" %) 201 -((( 202 -Bonnes pratiques : 250 +[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 203 203 204 - * Si vous avez renseignéun **emplacementde dépôt** dans la notice**Personne**del’organismededestination, cette étape est inutile: l’emplacementd’arrivée desbiens est automatiquementrepris.252 +Résultat des deux mouvements sur l'évènement. 205 205 206 - Dans lecas contraire: effectuezles modifications suivantes **depuislanotice dumouvement** :254 +[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 207 207 208 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations. 209 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun. 210 -))) 256 += Edition de la fiche de prêt = 211 211 212 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination. 213 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**. 258 +A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF. 214 214 215 -[[ //Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]260 +[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 216 216 262 +Choisir le format d'impression Fiche de prêt. 217 217 218 - == Étape5-Gérer lesétats d'avancementdesmouvements ==264 +[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 219 219 220 - ===Exécuterlemouvementde départ===266 +Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement. 221 221 222 -(% class="box infomessage" %) 223 -((( 224 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** : 268 +[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 225 225 226 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**. 227 -* ((( 228 -Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés : 270 +Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier. 229 229 230 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement. 231 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence. 232 -))) 233 -))) 272 +[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 234 234 235 - [[//Validerla fin de la préparationadministrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]274 += Suivre l'exécution des mouvements = 236 236 276 +Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir : 237 237 238 - [[//Exécuterle mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]278 +- ce qui est prévu. 239 239 280 +- ce qui s'est passé. 240 240 241 - [[//Résultat:mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]282 +Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées. 242 242 284 +Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus. 243 243 244 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 245 245 287 +[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 246 246 247 - [[//Historiquedesmouvementsmisà jourautomatiquementdansla notice dubien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]289 +Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour. 248 248 291 +Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées. 249 249 250 - ===Exécuterle mouvementderetour partiel===293 +Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus. 251 251 252 -(% class="box infomessage" %) 253 -((( 254 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** : 295 +[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 255 255 256 -* ((( 257 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** : 297 +Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]]. 258 258 259 -* la **localisation temporaire** disparaît, 260 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active, 261 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence. 299 +Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien". 262 262 263 263 302 +Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :** 264 264 265 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre. 266 -))) 267 -))) 304 +== Exemple : Valider le mouvement de sortie == 268 268 269 - [[//Valider lafin de la préparationadministrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]306 +Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse). 270 270 308 +[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 271 271 272 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 310 +(% style="text-align: center;" %) 311 +Rentrer dans le mouvement à valider. 273 273 313 +[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 274 274 275 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 315 +(% style="text-align: center;" %) 316 +Valider la fin de la préparation administrative du mouvement. 276 276 318 + 277 277 278 -[[ //Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]320 +[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 279 279 322 +(% style="text-align: center;" %) 323 +Puis valider la fin de l'exécution du mouvement. 280 280 281 -[[ //Historique desmouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]325 +[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 282 282 327 +(% style="text-align: center;" %) 328 +Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué. 283 283 284 - === Exécuterlemouvementderetourfinal===330 +[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 285 285 286 -(% class="box infomessage" %) 287 -((( 288 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** : 332 +(% style="text-align: center;" %) 333 +Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué. 289 289 290 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**. 291 -* ((( 292 -Le **bien** est automatiquement actualisé : 335 +[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 293 293 294 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence. 295 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence. 296 -))) 297 -))) 337 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien === 298 298 299 - [[//Validerlafindela préparationadministrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]339 +Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés. 300 300 341 +[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 301 301 302 - [[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]343 +== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) == 303 303 345 +On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie. 304 304 305 - [[//Résultat:mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]347 +A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement. 306 306 349 +[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 307 307 308 - [[//Localisation temporairedisparue au profitde l'emplacement deréférence danslanotice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]351 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien === 309 309 353 +Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]] 310 310 311 - [[//Historiquedes mouvementsmisà jourdanslanoticedu bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]355 +Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]] 312 312 357 +[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 313 313 314 -= =Étape6 - Éditer la fichedeprêt ==359 += Terminer l'évènement = 315 315 316 -(% class="box successmessage" %) 317 -((( 318 -**Bonnes pratiques : ** 361 +Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements 319 319 320 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication. 321 -))) 363 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours" 322 322 323 -(% class="box infomessage" %) 324 -((( 325 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**. 326 -))) 365 +[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 327 327 328 - [[//Éditerdes modèlesdepublication depuis unévènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]367 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée //l'état passe de "en cours" à " terminé" 329 329 330 330 331 -[[ //Choix dumodèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]370 +[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 332 332 333 333 334 - [[//Résultatédition modèleFichedeprêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]373 +Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé) 335 335 375 +Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne.... 336 336 377 +[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 337 337 338 - 339 -))) 340 -)))|(% style="width:300px" %)((( 341 -(% class="box" %) 342 -((( 343 -**Sommaire** 344 344 345 -{{toc depth="2" numbered="true"/}} 346 -))) 380 +ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation 347 347 348 -(% class="box" %) 349 -((( 350 -**Aller plus loin** 382 +[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 351 351 352 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 353 -* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 354 -* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] 355 -* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]] 356 -* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]] 357 -))) 358 358 359 -(% class="box" %) 360 -((( 361 -**Icônes principales** 385 += Cas particulier : les expositions itinérantes = 362 362 363 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement 364 - 365 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 366 - 367 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 368 - 369 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative 370 - 371 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement 372 - 373 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication 374 -))) 375 -))) 387 +Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements 376 376 377 - 389 + 390 +**en recherche** 391 + 392 +[[image:1661267944125-845.png]] 393 + 394 +**ou en affichage dans la vue** de chacune des notices via la vue ensemble (comme dans les biens) 395 + 396 +[[image:1661268044413-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 397 + 398 + 399 +[[image:1661268072458-991.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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