Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -128,6 +128,8 @@
128	128
129	129	Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130	130
	131	+= Transporteur =
	132	+
131	131	= Gérer les retours partiels =
132	132
133	133	Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
...	...	@@ -163,22 +163,6 @@
163	163	La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
164	164	)))
165	165
166		-(% class="wikigeneratedid" %)
167		-Exemple :
168		-
169		-(% class="wikigeneratedid" %)
170		-L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
171		-
172		-== Suivre les retours au fil du prêt ==
173		-
174		-Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
175		-
176		-* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
177		-* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
178		-* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
179		-
180		-Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
181		-
182	182	>(% class="small" %)Exemple :
183	183
184	184	>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
...	...	@@ -189,152 +189,93 @@
189	189
190	190	>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
191	191
	178	+>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
192	192
193		-[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	180	+>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
194	194
	182	+[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195	195
196		-== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
	184	+== Suivre les retours au fil du prêt ==
197	197
198		-(% class="box successmessage" %)
199		-(((
200		-Bonnes pratiques :
	186	+Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
201	201
202		-* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
	188	+* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
	189	+* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
	190	+* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
203	203
204		-Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
	192	+Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
205	205
206		-* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
207		-* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
208		-)))
	194	+= Produire les documents contractuels et logistiques =
209	209
210		->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
211		->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
	196	+== Éditer la fiche de prêt ==
212	212
213		-[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	198	+La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
214	214
	200	+Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
215	215
216		-== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
	202	+Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
217	217
218		-=== Exécuter le mouvement de départ ===
	204	+1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
	205	+1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
	206	+1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
219	219
220		-(% class="box infomessage" %)
221		-(((
222		-**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
	208	+Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
223	223
224		-* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
225		-* (((
226		-Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
	210	+[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227	227
228		-* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
229		-* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
230		-)))
231		-)))
232	232
233		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	213	+[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234	234
	215	+== Editer un bordereau de transport ==
235	235
236		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	217	+Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
	218	+Il sert à :
237	237
	220	+* lister les biens transportés,
	221	+* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
	222	+* identifier le transporteur,
	223	+* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
238	238
239		-[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	225	+Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
240	240
	227	+Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
241	241
242		-[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	229	+Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
243	243
	231	+1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
	232	+1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	233	+1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
244	244
245		-[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	235	+Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
246	246
	237	+[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247	247
248		-=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
	239	+[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249	249
250		-(% class="box infomessage" %)
251		-(((
252		-Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
	241	+== Editer des étiquettes de transport ==
253	253
254		-* (((
255		-**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
	243	+Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
	244	+Elles permettent de :
256	256
257		-* la **localisation temporaire** disparaît,
258		-* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
259		-* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
	246	+* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
	247	+* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
	248	+* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
260	260
	250	+Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
261	261
	252	+Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
262	262
263		-**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
264		-)))
265		-)))
	254	+Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
266	266
267		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	256	+1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
	257	+1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	258	+1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
268	268
	260	+[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269	269
270		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271	271
272		-
273		-[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274		-
275		-
276		-[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277		-
278		-
279		-[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280		-
281		-
282		-=== Exécuter le mouvement de retour final ===
283		-
284		-(% class="box infomessage" %)
285		-(((
286		-Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
287		-
288		-* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
289		-* (((
290		-Le **bien** est automatiquement actualisé :
291		-
292		-* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
293		-* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
	263	+[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294	294	)))
295		-)))
296		-
297		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298		-
299		-
300		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301		-
302		-
303		-[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304		-
305		-
306		-[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307		-
308		-
309		-[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310		-
311		-
312		-== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
313		-
314		-(% class="box successmessage" %)
315		-(((
316		-**Bonnes pratiques : **
317		-
318		-* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
319		-)))
320		-
321		-(% class="box infomessage" %)
322		-(((
323		-La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
324		-)))
325		-
326		-[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327		-
328		-
329		-[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330		-
331		-
332		-[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333		-
334		-
335		-
336		-
337		-)))
338	338	)))|(% style="width:300px" %)(((
339	339	(% class="box" %)
340	340	(((

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