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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les prêts
1 +Produire les documents contractuels et logistiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,338 +3,186 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 +Fiches de prêt, book, listes d'oeuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour** encadrer** et **suivre** les opérations.
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
9 -
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
8 +Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements **s'exportent** automatiquement en **documents prêts à l’usage**, **personnalisables **selon l’identité de l’institution.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
12 += Depuis un évènement =
16 16  
17 -== Comprendre le rôle de Flora ==
14 +== Éditer la liste d'oeuvres ==
18 18  
19 -Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20 -Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
16 +La **liste d'oeuvres** est **document pratique **regroupant tous les biens rattachés à l’évènement.
21 21  
22 -Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
18 +Il permet notamment de :
23 23  
24 -* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25 -* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26 -* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
20 +* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 +* **constituer une pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 +* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 +* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
27 27  
28 -Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
25 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la liste d'oeuvres à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
29 29  
30 -== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
27 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
31 31  
32 -Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33 -Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
29 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
30 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
31 +1. Sélectionner le modèle de publication **Liste d'oeuvres**.
34 34  
35 -Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
33 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
36 36  
37 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
38 -|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39 -|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40 -|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41 -il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42 -|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43 -|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44 -|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45 -|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46 -|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47 -|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48 -|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49 -|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50 -|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51 -|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52 -|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53 -|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54 -|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55 -|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56 -|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57 -|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58 -|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59 -|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60 -|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61 -|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
35 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 -En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
64 64  
65 -* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 -* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 -* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
38 +[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 -En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
70 70  
71 -== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
41 +== Éditer le book ==
72 72  
73 -La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
43 +Le **book **est un **document pratique** regroupant l’ensemble des biens liés à l’évènement, présenté sous forme de catalogue illustré avec visuels, informations descriptives et données administratives.
74 74  
75 -* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
76 -* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
77 -* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
78 -* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
79 -* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
45 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
80 80  
81 -Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
47 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
82 82  
83 -= Gérer un prêt autre que pour une exposition =
49 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
50 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
51 +1. Sélectionner le modèle de publication **Book**.
84 84  
85 -== Comprendre le rôle de Flora ==
53 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
86 86  
87 -Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
55 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 -* colloques ou séminaires,
90 -* soirées événementielles,
91 -* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
92 92  
93 -Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
58 +[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 -Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
96 96  
97 -* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
98 -* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
99 -* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
61 +== Éditer la fiche de prêt ==
100 100  
101 -Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
63 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
102 102  
103 -== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
65 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
104 104  
105 -Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
67 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
106 106  
107 -Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
108 -Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
69 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
70 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
71 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
109 109  
110 -* Identification de l’organisme du lieu de destination,
111 -* Saisie des contacts et de leur fonction,
112 -* Ajout de remarques ou précisions,
113 -* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
114 -* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
115 -* Définition des dates de début et de fin.
73 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
116 116  
117 -Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
75 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 -== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
120 120  
121 -La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
78 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
123 -* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
124 -* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
125 -* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
126 -* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
127 -* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
80 +== Éditer l'arrêté de dépôt ==
128 128  
129 -Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
82 +L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
83 +Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
130 130  
131 -= Gérer les retours partiels =
85 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
132 132  
133 -Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
134 -Ce cas se rencontre fréquemment :
87 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
135 135  
136 -* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
137 -* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
89 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
90 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
91 +1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
138 138  
139 -La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
93 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
140 140  
141 -== Préparer la liste des biens prêtés ==
95 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
143 -Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
144 -La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
145 145  
146 -Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
98 +[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 -== Préparer les mouvements en amont ==
149 149  
150 -Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
101 += Depuis un mouvement =
151 151  
152 -Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
103 +== Exporter les listes de colisage ==
153 153  
154 -* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
155 -* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
156 -* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
105 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
157 157  
158 -**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
107 +Les listes de colisage sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
159 159  
160 -(% class="box warningmessage" %)
161 -(((
162 -**Attention :**
163 -La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
164 -)))
109 +Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
165 165  
166 -(% class="wikigeneratedid" %)
167 -Exemple :
111 +* les **œuvres** ;
112 +* les **colis liés aux œuvres** ;
113 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
114 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
168 168  
169 -(% class="wikigeneratedid" %)
170 -L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
116 +Pour cela :
171 171  
172 -== Suivre les retours au fil du prêt ==
118 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
119 +1. Se positionner dans l’onglet **Mouvements**.
120 +1. Repérer le mouvement souhaité dans la liste.
121 +1. Cliquer sur le bouton **Exporter** présent sur la ligne de ce mouvement.
122 +1. Choisir la liste à générer (œuvres, colis, matériel…).
173 173  
174 -Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
175 -
176 -* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
177 -* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
178 -* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
179 -
180 -Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
181 -
182 ->(% class="small" %)Exemple :
183 -
184 ->(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
185 -
186 ->(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
187 -
188 ->(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
189 -
190 ->(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée.
191 -
192 -
193 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 -
195 -
196 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
197 -
198 198  (% class="box successmessage" %)
199 199  (((
200 -Bonnes pratiques :
201 -
202 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
203 -
204 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
205 -
206 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
207 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
126 +**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
208 208  )))
209 209  
210 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
211 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
129 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 212  
213 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 214  
132 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 215  
216 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
217 217  
218 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
135 +== Éditer un bordereau de transport ==
219 219  
220 -(% class="box infomessage" %)
221 -(((
222 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
137 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
138 +Il sert à :
223 223  
224 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
225 -* (((
226 -Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
140 +* lister les biens transportés,
141 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
142 +* identifier le transporteur,
143 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
227 227  
228 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
229 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
230 -)))
231 -)))
145 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
232 232  
233 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
234 234  
149 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
235 235  
236 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
152 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
153 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
237 237  
155 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
238 238  
239 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 240  
159 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 241  
242 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 243  
162 +== Éditer des étiquettes de transport ==
244 244  
245 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
165 +Elles permettent de :
246 246  
167 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
168 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
169 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
247 247  
248 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
171 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
249 249  
250 -(% class="box infomessage" %)
251 -(((
252 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
173 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
253 253  
254 -* (((
255 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
175 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
256 256  
257 -* la **localisation temporaire** disparaît,
258 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
259 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
177 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
178 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
179 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
260 260  
181 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 261  
262 262  
263 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
184 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 264  )))
265 -)))
266 -
267 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268 -
269 -
270 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 -
272 -
273 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 -
275 -
276 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 -
278 -
279 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280 -
281 -
282 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
283 -
284 -(% class="box infomessage" %)
285 -(((
286 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
287 -
288 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
289 -* (((
290 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
291 -
292 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
293 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
294 -)))
295 -)))
296 -
297 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 -
299 -
300 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 -
302 -
303 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 -
305 -
306 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 -
308 -
309 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310 -
311 -
312 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
313 -
314 -(% class="box successmessage" %)
315 -(((
316 -**Bonnes pratiques : **
317 -
318 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
319 -)))
320 -
321 -(% class="box infomessage" %)
322 -(((
323 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
324 -)))
325 -
326 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327 -
328 -
329 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 -
331 -
332 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 -
334 -
335 -
336 -
337 -)))
338 338  )))|(% style="width:300px" %)(((
339 339  (% class="box" %)
340 340  (((
... ... @@ -347,11 +347,12 @@
347 347  (((
348 348  **Aller plus loin**
349 349  
350 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
351 -* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
352 -* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
353 -* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
354 -* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
198 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
199 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
200 +* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
201 +* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
202 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
203 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
355 355  )))
356 356  
357 357  (% class="box" %)
... ... @@ -358,17 +358,9 @@
358 358  (((
359 359  **Icônes principales**
360 360  
361 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
362 -
363 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
364 -
365 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
366 -
367 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
368 -
369 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
370 -
371 371  * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
211 +
212 +* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
372 372  )))
373 373  )))
374 374  
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