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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -64,11 +64,11 @@
64 64  
65 65  * **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 66  * **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 -* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
68 68  
69 69  En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
70 70  
71 -== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
71 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt pour une exposition ==
72 72  
73 73  La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
74 74  
... ... @@ -80,6 +80,8 @@
80 80  
81 81  Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
82 82  
83 +[[Cycle de gestion d'un prêt pour exposition dans Flora>>image:1757677813378-245.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 +
83 83  = Gérer un prêt autre que pour une exposition =
84 84  
85 85  == Comprendre le rôle de Flora ==
... ... @@ -128,6 +128,66 @@
128 128  
129 129  Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130 130  
133 +[[Cycle de gestion d'un prêt hors exposition dans Flora>>image:1757678283690-128.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 +
135 += Organiser le transport =
136 +
137 +La notice de **mouvement** dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de **documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles** liées au déplacement.
138 +En complétant ces champs, vous construisez un dossier complet qui centralise toutes les informations nécessaires au suivi du transport, de l’assurance et du convoyage.
139 +
140 +(% class="box infomessage" %)
141 +(((
142 +Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de **compléter ou corriger les informations logistiques** (transporteur, assurance, convoyeur, etc.).
143 +Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en **modification** : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
144 +)))
145 +
146 +== Renseigner les informations de transport ==
147 +
148 +Plusieurs champs sont prévus pour **décrire concrètement comment les biens seront déplacés**. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
149 +
150 +* **Transporteur** : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
151 +* **Coût du transport** : préciser le montant facturé pour ce service.
152 +* **Adresse et lieu de départ / arrivée** : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
153 +* **Convoyeur** : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
154 +
155 +[[Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport>>image:1757335491540-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 +
157 +== Documenter l’assurance ==
158 +
159 +Dans l’onglet **Assurance**, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
160 +
161 +* **Valeur globale de l’assurance et devise**,
162 +* **Numéro de police** et dates de validité du contrat,
163 +* **Compagnie d’assuranc**e et organisme indemnisateur,
164 +* **Nature de l’indemnisation** prévue en cas de sinistre.
165 +
166 +[[Champs documentant l'assurance>>image:1757335583164-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 +
168 +== Joindre les pièces contractuelles ==
169 +
170 +L’onglet **Documentation** permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
171 +
172 +* Contrat de transport,
173 +* Copie de la police d’assurance,
174 +* Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
175 +
176 +[[Champs de documentation>>image:1757335626795-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +
178 +== Documenter les conditions de transport du bien ==
179 +
180 +Lors de la saisie des **biens liés aux évènements**, il est recommandé d’indiquer les **dimensions utiles pour son conditionnemen**t (par exemple dimensions avec caisse, socle ou protection). Cette précision facilite l’organisation logistique, permet d’anticiper le choix des caisses et des moyens de transport, et assure une meilleure coordination avec les transporteurs et les équipes de régie.
181 +
182 +[[Champs d'une notice bien dans l'évènement>>image:1757678463700-464.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 +
184 +
185 +Il est également possible de renseigner le **colisage prévu pour le transport**.
186 +Deux options sont possibles :
187 +
188 +* **Colisage temporaire** : saisi directement dans la notice du mouvement pour un usage ponctuel (par exemple, caisse spécifique à une exposition).
189 +* **Colisage pérenne** : si un colisage permanent a déjà été défini dans la notice du bien (caisse dédiée, conditionnement récurrent), Flora peut automatiquement le reprendre.
190 +
191 +[[//Affichage du colisage dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +
131 131  = Gérer les retours partiels =
132 132  
133 133  Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
... ... @@ -163,22 +163,6 @@
163 163  La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
164 164  )))
165 165  
166 -(% class="wikigeneratedid" %)
167 -Exemple :
168 -
169 -(% class="wikigeneratedid" %)
170 -L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
171 -
172 -== Suivre les retours au fil du prêt ==
173 -
174 -Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
175 -
176 -* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
177 -* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
178 -* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
179 -
180 -Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
181 -
182 182  >(% class="small" %)Exemple :
183 183  
184 184  >(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
... ... @@ -187,153 +187,95 @@
187 187  
188 188  >(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
189 189  
236 +>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
190 190  
238 +>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
191 191  
192 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 +>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
193 193  
242 +[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 194  
195 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
244 +== Suivre les retours au fil du prêt ==
196 196  
197 -(% class="box successmessage" %)
198 -(((
199 -Bonnes pratiques :
246 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
200 200  
201 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
248 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
249 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
250 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
202 202  
203 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
252 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
204 204  
205 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
206 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
207 -)))
254 += Produire les documents contractuels et logistiques =
208 208  
209 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
210 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
256 +== Éditer la fiche de prêt ==
211 211  
212 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
213 213  
260 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
214 214  
215 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
262 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
216 216  
217 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
264 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
265 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
266 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
218 218  
219 -(% class="box infomessage" %)
220 -(((
221 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
268 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
222 222  
223 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
224 -* (((
225 -Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
270 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
227 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
228 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
229 -)))
230 -)))
231 231  
232 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 233  
275 +== Editer un bordereau de transport ==
234 234  
235 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
278 +Il sert à :
236 236  
280 +* lister les biens transportés,
281 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
282 +* identifier le transporteur,
283 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
237 237  
238 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
239 239  
287 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
240 240  
241 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
242 242  
291 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
292 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
293 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
243 243  
244 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
245 245  
297 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
247 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
299 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 248  
249 -(% class="box infomessage" %)
250 -(((
251 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
301 +== Editer des étiquettes de transport ==
252 252  
253 -* (((
254 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
303 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
304 +Elles permettent de :
255 255  
256 -* la **localisation temporaire** disparaît,
257 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
258 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
306 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
307 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
308 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
259 259  
310 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
260 260  
312 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
261 261  
262 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
263 -)))
264 -)))
314 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
265 265  
266 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
317 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
318 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
267 267  
320 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268 268  
269 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 270  
271 -
272 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 -
274 -
275 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 -
277 -
278 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 -
280 -
281 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
282 -
283 -(% class="box infomessage" %)
284 -(((
285 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
286 -
287 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
288 -* (((
289 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
290 -
291 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
292 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
323 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293 293  )))
294 -)))
295 -
296 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 -
298 -
299 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 -
301 -
302 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 -
304 -
305 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 -
307 -
308 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 -
310 -
311 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
312 -
313 -(% class="box successmessage" %)
314 -(((
315 -**Bonnes pratiques : **
316 -
317 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
318 -)))
319 -
320 -(% class="box infomessage" %)
321 -(((
322 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
323 -)))
324 -
325 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 -
327 -
328 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 -
330 -
331 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 -
333 -
334 -
335 -
336 -)))
337 337  )))|(% style="width:300px" %)(((
338 338  (% class="box" %)
339 339  (((
... ... @@ -346,11 +346,9 @@
346 346  (((
347 347  **Aller plus loin**
348 348  
349 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
350 -* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
351 -* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
352 -* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
337 +* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
353 353  * [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
339 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome]]
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360 360  * [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
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362 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
363 -
364 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
365 -
366 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
367 -
368 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
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370 370  * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
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