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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -128,6 +128,8 @@
128 128  
129 129  Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130 130  
131 += Transporteur =
132 +
131 131  = Gérer les retours partiels =
132 132  
133 133  Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
... ... @@ -163,174 +163,103 @@
163 163  La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
164 164  )))
165 165  
166 -(% class="wikigeneratedid" %)
167 -Exemple :
168 -
169 -(% class="wikigeneratedid" %)
170 -L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
171 -
172 -== Suivre les retours au fil du prêt ==
173 -
174 -Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
175 -
176 -* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
177 -* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
178 -* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
179 -
180 -Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
181 -
182 182  >(% class="small" %)Exemple :
183 183  
184 184  >(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
185 185  
172 +>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
186 186  
174 +>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
187 187  
176 +>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
188 188  
189 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 +>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
190 190  
180 +>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
191 191  
192 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
182 +[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 193  
194 -(% class="box successmessage" %)
195 -(((
196 -Bonnes pratiques :
184 +== Suivre les retours au fil du prêt ==
197 197  
198 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
186 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
199 199  
200 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
188 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
189 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
190 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
201 201  
202 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
203 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
204 -)))
192 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
205 205  
206 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
207 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
194 += Produire les documents contractuels et logistiques =
208 208  
209 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 +== Éditer la fiche de prêt ==
210 210  
198 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
211 211  
212 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
200 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
213 213  
214 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
202 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
215 215  
216 -(% class="box infomessage" %)
217 -(((
218 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
204 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
205 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
206 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
219 219  
220 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
221 -* (((
222 -Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
208 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
223 223  
224 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
225 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
226 -)))
227 -)))
210 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 228  
229 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 230  
213 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 231  
232 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 +== Editer un bordereau de transport ==
233 233  
217 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
218 +Il sert à :
234 234  
235 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 +* lister les biens transportés,
221 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
222 +* identifier le transporteur,
223 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
236 236  
225 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
237 237  
238 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
239 239  
229 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
240 240  
241 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
232 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
233 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
242 242  
235 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
243 243  
244 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
237 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 245  
246 -(% class="box infomessage" %)
247 -(((
248 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
239 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 -* (((
251 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
241 +== Editer des étiquettes de transport ==
252 252  
253 -* la **localisation temporaire** disparaît,
254 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
255 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
243 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
244 +Elles permettent de :
256 256  
246 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
247 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
248 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
257 257  
250 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
258 258  
259 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
260 -)))
261 -)))
252 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
262 262  
263 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
264 264  
256 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
257 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
258 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
265 265  
266 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 267  
268 268  
269 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 -
271 -
272 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 -
274 -
275 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 -
277 -
278 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
279 -
280 -(% class="box infomessage" %)
281 -(((
282 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
283 -
284 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
285 -* (((
286 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
287 -
288 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
289 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
263 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 290  )))
291 -)))
292 -
293 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 -
295 -
296 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 -
298 -
299 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 -
301 -
302 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 -
304 -
305 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 -
307 -
308 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
309 -
310 -(% class="box successmessage" %)
311 -(((
312 -**Bonnes pratiques : **
313 -
314 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
315 -)))
316 -
317 -(% class="box infomessage" %)
318 -(((
319 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
320 -)))
321 -
322 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323 -
324 -
325 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 -
327 -
328 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 -
330 -
331 -
332 -
333 -)))
334 334  )))|(% style="width:300px" %)(((
335 335  (% class="box" %)
336 336  (((
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