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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -64,11 +64,11 @@
64 64  
65 65  * **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 66  * **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 -* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
68 68  
69 69  En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
70 70  
71 -== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
71 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt pour une exposition ==
72 72  
73 73  La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
74 74  
... ... @@ -128,6 +128,49 @@
128 128  
129 129  Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130 130  
131 += Organiser le transport =
132 +
133 +La notice de **mouvement** dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de **documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles** liées au déplacement.
134 +En complétant ces champs, vous construisez un dossier complet qui centralise toutes les informations nécessaires au suivi du transport, de l’assurance et du convoyage.
135 +
136 +(% class="box infomessage" %)
137 +(((
138 +Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de **compléter ou corriger les informations logistiques** (transporteur, assurance, convoyeur, etc.).
139 +Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en **modification** : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
140 +)))
141 +
142 +== Renseigner les informations de transport ==
143 +
144 +Plusieurs champs sont prévus pour **décrire concrètement comment les biens seront déplacés**. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
145 +
146 +* **Transporteur** : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
147 +* **Coût du transport** : préciser le montant facturé pour ce service.
148 +* **Adresse et lieu de départ / arrivée** : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
149 +* **Convoyeur** : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
150 +
151 +[[Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport>>image:1757335491540-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
153 +== Documenter l’assurance ==
154 +
155 +Dans l’onglet **Assurance**, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
156 +
157 +* **Valeur globale de l’assurance et devise**,
158 +* **Numéro de police** et dates de validité du contrat,
159 +* **Compagnie d’assuranc**e et organisme indemnisateur,
160 +* **Nature de l’indemnisation** prévue en cas de sinistre.
161 +
162 +[[Champs documentant l'assurance>>image:1757335583164-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 +
164 +== Joindre les pièces contractuelles ==
165 +
166 +L’onglet **Documentation** permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
167 +
168 +* Contrat de transport,
169 +* Copie de la police d’assurance,
170 +* Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
171 +
172 +[[Champs de documentation>>image:1757335626795-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +
131 131  = Gérer les retours partiels =
132 132  
133 133  Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
... ... @@ -163,165 +163,103 @@
163 163  La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
164 164  )))
165 165  
166 -== Suivre les retours au fil du prêt ==
209 +>(% class="small" %)Exemple :
167 167  
168 -Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
211 +>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
169 169  
170 -* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
171 -* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
172 -* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
213 +>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
173 173  
174 -Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
215 +>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
175 175  
217 +>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
176 176  
219 +>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
177 177  
221 +>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
178 178  
223 +[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
180 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 +== Suivre les retours au fil du prêt ==
181 181  
227 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
182 182  
183 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
229 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
230 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
231 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
184 184  
185 -(% class="box successmessage" %)
186 -(((
187 -Bonnes pratiques :
233 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
188 188  
189 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
235 += Produire les documents contractuels et logistiques =
190 190  
191 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
237 +== Éditer la fiche de prêt ==
192 192  
193 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
194 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
195 -)))
239 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
196 196  
197 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
198 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
241 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
199 199  
200 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
201 201  
245 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
246 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
247 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
202 202  
203 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
249 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
204 204  
205 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
251 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 206  
207 -(% class="box infomessage" %)
208 -(((
209 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
210 210  
211 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
212 -* (((
213 -Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
254 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 214  
215 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
216 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
217 -)))
218 -)))
256 +== Editer un bordereau de transport ==
219 219  
220 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
259 +Il sert à :
221 221  
261 +* lister les biens transportés,
262 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
263 +* identifier le transporteur,
264 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
222 222  
223 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
224 224  
268 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
225 225  
226 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
227 227  
272 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
273 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
274 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
228 228  
229 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
230 230  
278 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 231  
232 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 233  
282 +== Editer des étiquettes de transport ==
234 234  
235 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
284 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
285 +Elles permettent de :
236 236  
237 -(% class="box infomessage" %)
238 -(((
239 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
287 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
288 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
289 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
240 240  
241 -* (((
242 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
291 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
243 243  
244 -* la **localisation temporaire** disparaît,
245 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
246 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
293 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
247 247  
295 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
248 248  
297 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
298 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
299 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
249 249  
250 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
251 -)))
252 -)))
301 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 253  
254 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 -
257 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 -
259 -
260 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 -
262 -
263 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 -
265 -
266 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 -
268 -
269 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
270 -
271 -(% class="box infomessage" %)
272 -(((
273 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
274 -
275 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
276 -* (((
277 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
278 -
279 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
280 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
304 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 281  )))
282 -)))
283 -
284 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 -
286 -
287 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 -
289 -
290 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 -
292 -
293 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 -
295 -
296 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 -
298 -
299 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
300 -
301 -(% class="box successmessage" %)
302 -(((
303 -**Bonnes pratiques : **
304 -
305 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
306 -)))
307 -
308 -(% class="box infomessage" %)
309 -(((
310 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
311 -)))
312 -
313 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 -
315 -
316 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 -
318 -
319 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 -
321 -
322 -
323 -
324 -)))
325 325  )))|(% style="width:300px" %)(((
326 326  (% class="box" %)
327 327  (((
... ... @@ -334,11 +334,9 @@
334 334  (((
335 335  **Aller plus loin**
336 336  
337 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
338 -* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
339 -* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
340 -* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
318 +* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
341 341  * [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
320 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome]]
342 342  )))
343 343  
344 344  (% class="box" %)
... ... @@ -347,14 +347,6 @@
347 347  
348 348  * [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
349 349  
350 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
351 -
352 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
353 -
354 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
355 -
356 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
357 -
358 358  * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
359 359  )))
360 360  )))
1757326899274-162.png
Auteur
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Taille
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Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Contenu
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