Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -60,11 +60,11 @@
  |**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
  |**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
--En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
++En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
  * **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
  * **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
--* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
++* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
  En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
@@ -128,176 +128,181 @@
  Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
--= Gérer les retours partiels =
++= Organiser le transport =
--Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
--Ce cas se rencontre fréquemment :
++La notice de **mouvement** dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de **documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles** liées au déplacement.
++En complétant ces champs, vous construisez un dossier complet qui centralise toutes les informations nécessaires au suivi du transport, de l’assurance et du convoyage.
--* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
--* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de **compléter ou corriger les informations logistiques** (transporteur, assurance, convoyeur, etc.).
++Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en **modification** : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
++)))
--La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
++== Renseigner les informations de transport ==
-->
++Plusieurs champs sont prévus pour **décrire concrètement comment les biens seront déplacés**. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
++* **Transporteur** : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
++* **Coût du transport** : préciser le montant facturé pour ce service.
++* **Adresse et lieu de départ / arrivée** : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
++* **Convoyeur** : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
++[[Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport>>image:1757335491540-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Documenter l’assurance ==
--==   ==
++Dans l’onglet **Assurance**, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
++* **Valeur globale de l’assurance et devise**,
++* **Numéro de police** et dates de validité du contrat,
++* **Compagnie d’assuranc**e et organisme indemnisateur,
++* **Nature de l’indemnisation** prévue en cas de sinistre.
++[[Champs documentant l'assurance>>image:1757335583164-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Joindre les pièces contractuelles ==
++L’onglet **Documentation** permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
++* Contrat de transport,
++* Copie de la police d’assurance,
++* Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
--[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Champs de documentation>>image:1757335626795-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Gérer les retours partiels =
--[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
++Ce cas se rencontre fréquemment :
++* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
++* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
--== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
++La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
++== Préparer la liste des biens prêtés ==
--* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
++Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
++La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
--Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
++Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
--* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
--* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
--)))
++== Préparer les mouvements en amont ==
-->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
-->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
++Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
--[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
++* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
++* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
++* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
--== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
++**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
--=== Exécuter le mouvement de départ ===
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
--
--* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
--* (((
--Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
--
--* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
--* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
++**Attention :**
++La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
  )))
--)))
--[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++>(% class="small" %)Exemple :
++>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
--[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
++>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
--[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
++>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
--[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
++[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Suivre les retours au fil du prêt ==
++Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
--=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
++* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
++* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
++* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
++Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
--* (((
--**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
++= Produire les documents contractuels et logistiques =
--* la **localisation temporaire** disparaît,
--* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
--* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
++== Éditer la fiche de prêt ==
++La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
++Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
--**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
--)))
--)))
++Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
--[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
++1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
++1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
++Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
--[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Editer un bordereau de transport ==
--[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
++Il sert à :
++* lister les biens transportés,
++* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
++* identifier le transporteur,
++* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
--[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
++Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
--=== Exécuter le mouvement de retour final ===
++Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
++1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
++1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
++1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
--* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
--* (((
--Le **bien** est automatiquement actualisé :
++Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
--* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
--* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
--)))
--)))
++[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Editer des étiquettes de transport ==
--[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
++Elles permettent de :
++* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
++* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
++* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
--[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
++Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
--[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
++1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
++1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
++1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
--[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
--
--* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
++[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
--)))
--
--[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--
--
--)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -310,11 +310,9 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
  * [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
@@ -323,14 +323,6 @@
  * [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
--* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier
--
--* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement
--
--* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
--
--* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
--
  * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
  )))
  )))

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