Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -60,7 +60,7 @@
60	60	|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61	61	|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
62	62
63		-En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
	63	+En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
64	64
65	65	* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66	66	* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
...	...	@@ -128,6 +128,8 @@
128	128
129	129	Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130	130
	131	+= Organiser le transport =
	132	+
131	131	= Gérer les retours partiels =
132	132
133	133	Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
...	...	@@ -138,166 +138,128 @@
138	138
139	139	La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
140	140
141		->
	143	+== Préparer la liste des biens prêtés ==
142	142
	145	+Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
	146	+La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
143	143
	148	+Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
144	144
	150	+== Préparer les mouvements en amont ==
145	145
146		-== ==
	152	+Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
147	147
	154	+Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
148	148
	156	+* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
	157	+* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
	158	+* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
149	149
	160	+**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
150	150
151		-
152		-
153		-[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154		-
155		-
156		-[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157		-
158		-
159		-== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
160		-
161		-(% class="box successmessage" %)
	162	+(% class="box warningmessage" %)
162	162	(((
163		-Bonnes pratiques :
164		-
165		-* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
166		-
167		-Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
168		-
169		-* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
170		-* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
	164	+**Attention :**
	165	+La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
171	171	)))
172	172
173		->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
174		->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
	168	+>(% class="small" %)Exemple :
175	175
176		-[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	170	+>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
177	177
	172	+>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
178	178
179		-== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
	174	+>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
180	180
181		-=== Exécuter le mouvement de départ ===
	176	+>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
182	182
183		-(% class="box infomessage" %)
184		-(((
185		-**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
	178	+>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
186	186
187		-* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
188		-* (((
189		-Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
	180	+>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
190	190
191		-* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
192		-* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
193		-)))
194		-)))
	182	+[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195	195
196		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	184	+== Suivre les retours au fil du prêt ==
197	197
	186	+Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
198	198
199		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	188	+* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
	189	+* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
	190	+* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
200	200
	192	+Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
201	201
202		-[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	194	+= Produire les documents contractuels et logistiques =
203	203
	196	+== Éditer la fiche de prêt ==
204	204
205		-[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	198	+La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
206	206
	200	+Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
207	207
208		-[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	202	+Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
209	209
	204	+1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
	205	+1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
	206	+1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
210	210
211		-=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
	208	+Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
212	212
213		-(% class="box infomessage" %)
214		-(((
215		-Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
	210	+[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216	216
217		-* (((
218		-**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
219	219
220		-* la **localisation temporaire** disparaît,
221		-* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
222		-* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
	213	+[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223	223
	215	+== Editer un bordereau de transport ==
224	224
	217	+Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
	218	+Il sert à :
225	225
226		-**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
227		-)))
228		-)))
	220	+* lister les biens transportés,
	221	+* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
	222	+* identifier le transporteur,
	223	+* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
229	229
230		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	225	+Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
231	231
	227	+Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
232	232
233		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	229	+Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
234	234
	231	+1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
	232	+1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	233	+1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
235	235
236		-[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	235	+Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
237	237
	237	+[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238	238
239		-[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	239	+[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240	240
	241	+== Editer des étiquettes de transport ==
241	241
242		-[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	243	+Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
	244	+Elles permettent de :
243	243
	246	+* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
	247	+* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
	248	+* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
244	244
245		-=== Exécuter le mouvement de retour final ===
	250	+Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
246	246
247		-(% class="box infomessage" %)
248		-(((
249		-Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
	252	+Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
250	250
251		-* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
252		-* (((
253		-Le **bien** est automatiquement actualisé :
	254	+Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
254	254
255		-* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
256		-* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
257		-)))
258		-)))
	256	+1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
	257	+1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	258	+1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
259	259
260		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	260	+[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261	261
262	262
263		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264		-
265		-
266		-[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267		-
268		-
269		-[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270		-
271		-
272		-[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273		-
274		-
275		-== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
276		-
277		-(% class="box successmessage" %)
278		-(((
279		-**Bonnes pratiques : **
280		-
281		-* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
	263	+[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282	282	)))
283		-
284		-(% class="box infomessage" %)
285		-(((
286		-La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
287		-)))
288		-
289		-[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290		-
291		-
292		-[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293		-
294		-
295		-[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296		-
297		-
298		-
299		-
300		-)))
301	301	)))|(% style="width:300px" %)(((
302	302	(% class="box" %)
303	303	(((

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Auteur

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	1	+XWiki.JDT

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	1	+XWiki.JDT

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