Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

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Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -12,11 +12,11 @@
12	12	)))
13	13
14	14	(((
15		-= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
	15	+= Les prêts pour exposition dans une autre institution =
16	16
17		-== Comprendre le rôle de Flora ==
	17	+== Le rôle de Flora ==
18	18
19		-Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
	19	+Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20	20	Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
21	21
22	22	Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
...	...	@@ -27,7 +27,7 @@
27	27
28	28	Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
29	29
30		-== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
	30	+== Une grille de saisie spécifique ==
31	31
32	32	Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33	33	Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
...	...	@@ -34,7 +34,7 @@
34	34
35	35	Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
36	36
37		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
	37	+|=**Nom du champ**|=**Utilisation**
38	38	|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39	39	|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40	40	|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
...	...	@@ -60,7 +60,7 @@
60	60	|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61	61	|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
62	62
63		-En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
	63	+En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour enrichir le suivi du prêt. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
64	64
65	65	* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66	66	* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
...	...	@@ -68,24 +68,10 @@
68	68
69	69	En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
70	70
71		-== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
	71	+= Les prêts autres que pour une exposition =
72	72
73		-La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
	73	+Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
74	74
75		-* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
76		-* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
77		-* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
78		-* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
79		-* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
80		-
81		-Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
82		-
83		-= Gérer un prêt autre que pour une exposition =
84		-
85		-== Comprendre le rôle de Flora ==
86		-
87		-Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
88		-
89	89	* colloques ou séminaires,
90	90	* soirées événementielles,
91	91	* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
...	...	@@ -100,56 +100,205 @@
100	100
101	101	Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
102	102
103		-== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
	89	+= Étapes de gestion des prêts =
104	104
105		-Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
	91	+Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.
106	106
107		-Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
108		-Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
	93	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
	94	+|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
	95	+* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
	96	+* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
	97	+)))|(((
	98	+La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
109	109
110		-* Identification de l’organisme du lieu de destination,
111		-* Saisie des contacts et de leur fonction,
112		-* Ajout de remarques ou précisions,
113		-* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
114		-* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
115		-* Définition des dates de début et de fin.
	100	+
	101	+)))
	102	+|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
	103	+Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
	104	+)))|(((
	105	+* Option de préfixe d’évènement
	106	+)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
	107	+|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
	108	+Deux options :
116	116
117		-Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
	110	+* Création automatique
	111	+* Création manuelle
	112	+)))|(((
	113	+* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
	114	+* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
	115	+)))|(((
	116	+La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
118	118
119		-== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
	118	+La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
	119	+)))
	120	+|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
	121	+Deux méthodes :
120	120
121		-La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
	123	+* Unitaire
	124	+* Par lot
122	122
123		-* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
124		-* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
125		-* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
126		-* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
127		-* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
	126	+.
	127	+)))|(((
	128	+* Modification dans chaque notice bien du mouvement
	129	+* Traitement groupé via la liste de résultats
	130	+)))|(((
	131	+Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
	132	+)))
	133	+|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
	134	+* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
	135	+* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
	136	+)))|(((
	137	+* Mise à jour automatique dans la notice bien
	138	+* Traçabilité dans l’historique de régie
	139	+)))|(((
	140	+Mouvement de sortie exécuté :
128	128
129		-Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
	142	+* État évènement = **En cours**
	143	+* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
130	130
131		-= Gérer les retours partiels =
	145	+Mouvement d'entrée exécuté :
132	132
133		-Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
134		-Ce cas se rencontre fréquemment :
	147	+* État évènement = **Terminé**
	148	+* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
	149	+)))
	150	+|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
	151	+Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
135	135
136		-* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
137		-* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
	153	+Vérifier la complétude des notices avant publication.
	154	+)))
138	138
139		-La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
	156	+(% class="box successmessage" %)
	157	+(((
	158	+**Bonnes pratiques : **
140	140
141		->
	160	+* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
	161	+* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
	162	+* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
	163	+* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
	164	+)))
142	142
	166	+= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
143	143
	168	+Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
144	144
	170	+Parmi elles :
145	145
146		-== ==
	172	+* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
	173	+* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
147	147
	175	+== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
148	148
	177	+Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
149	149
	179	+* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
	180	+* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
150	150
	182	+=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
151	151
	184	+Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
	185	+Pour gérer les retours partiels :
152	152
	187	+1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
	188	+1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
	189	+1. (((
	190	+Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
	191	+
	192	+* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
	193	+)))
	194	+1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
	195	+1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
	196	+
	197	+(% class="box infomessage" %)
	198	+(((
	199	+De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
	200	+)))
	201	+
	202	+== Étape 1 - Créer l'évènement ==
	203	+
	204	+(% class="box successmessage" %)
	205	+(((
	206	+**Bonnes pratiques : **
	207	+
	208	+* Champs à renseigner à minima :
	209	+** **Type** : Exposition
	210	+** **Sous-Type** : Prêt
	211	+** **Organisme de destination**
	212	+** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
	213	+* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
	214	+* (((
	215	+**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
	216	+Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
	217	+
	218	+* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
	219	+* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
	220	+)))
	221	+)))
	222	+
	223	+[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	224	+
	225	+
	226	+[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	227	+
	228	+
	229	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	230	+
	231	+
	232	+[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	233	+
	234	+== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
	235	+
	236	+(% class="box successmessage" %)
	237	+(((
	238	+**Bonnes pratiques : **
	239	+
	240	+* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
	241	+* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
	242	+)))
	243	+
	244	+>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
	245	+
	246	+[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	247	+
	248	+
	249	+[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	250	+
	251	+
	252	+[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	253	+
	254	+
	255	+[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	256	+
	257	+
	258	+[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	259	+
	260	+
	261	+== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
	262	+
	263	+(% class="box successmessage" %)
	264	+(((
	265	+Bonnes pratiques :
	266	+
	267	+* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
	268	+* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
	269	+)))
	270	+
	271	+>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
	272	+
	273	+[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	274	+
	275	+
	276	+[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	277	+
	278	+
	279	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	280	+
	281	+
	282	+[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	283	+
	284	+
	285	+[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	286	+
	287	+
153	153	[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154	154
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