Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

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Propriétés de la Page

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...	...	@@ -12,144 +12,205 @@
12	12	)))
13	13
14	14	(((
15		-= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
	15	+= Étapes de gestion des prêts =
16	16
17		-== Comprendre le rôle de Flora ==
	17	+Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.
18	18
19		-Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20		-Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
	19	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
	20	+|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
	21	+* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
	22	+* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
	23	+)))|(((
	24	+La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
21	21
22		-Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
	26	+
	27	+)))
	28	+|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
	29	+Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
	30	+)))|(((
	31	+* Option de préfixe d’évènement
	32	+)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
	33	+|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
	34	+Deux options :
23	23
24		-* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25		-* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26		-* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
	36	+* Création automatique
	37	+* Création manuelle
	38	+)))|(((
	39	+* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
	40	+* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
	41	+)))|(((
	42	+La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
27	27
28		-Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
	44	+La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
	45	+)))
	46	+|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
	47	+Deux méthodes :
29	29
30		-== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
	49	+* Unitaire
	50	+* Par lot
31	31
32		-Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33		-Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
	52	+.
	53	+)))|(((
	54	+* Modification dans chaque notice bien du mouvement
	55	+* Traitement groupé via la liste de résultats
	56	+)))|(((
	57	+Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
	58	+)))
	59	+|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
	60	+* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
	61	+* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
	62	+)))|(((
	63	+* Mise à jour automatique dans la notice bien
	64	+* Traçabilité dans l’historique de régie
	65	+)))|(((
	66	+Mouvement de sortie exécuté :
34	34
35		-Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
	68	+* État évènement = **En cours**
	69	+* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
36	36
37		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
38		-|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39		-|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40		-|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41		-il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42		-|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43		-|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44		-|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45		-|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46		-|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47		-|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48		-|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49		-|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50		-|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51		-|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52		-|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53		-|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54		-|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55		-|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56		-|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57		-|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58		-|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59		-|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60		-|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61		-|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
	71	+Mouvement d'entrée exécuté :
62	62
63		-En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
	73	+* État évènement = **Terminé**
	74	+* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
	75	+)))
	76	+|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
	77	+Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
64	64
65		-* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66		-* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67		-* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
	79	+Vérifier la complétude des notices avant publication.
	80	+)))
68	68
69		-En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
	82	+(% class="box successmessage" %)
	83	+(((
	84	+**Bonnes pratiques : **
70	70
71		-== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
	86	+* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
	87	+* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
	88	+* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
	89	+* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
	90	+)))
72	72
73		-La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
	92	+= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
74	74
75		-* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
76		-* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
77		-* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
78		-* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
79		-* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
	94	+Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
80	80
81		-Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
	96	+Parmi elles :
82	82
83		-= Gérer un prêt autre que pour une exposition =
	98	+* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
	99	+* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
84	84
85		-== Comprendre le rôle de Flora ==
	101	+== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
86	86
87		-Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
	103	+Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
88	88
89		-* colloques ou séminaires,
90		-* soirées événementielles,
91		-* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
	105	+* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
	106	+* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
92	92
93		-Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
	108	+=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
94	94
95		-Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
	110	+Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
	111	+Pour gérer les retours partiels :
96	96
97		-* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
98		-* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
99		-* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
	113	+1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
	114	+1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
	115	+1. (((
	116	+Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
100	100
101		-Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
	118	+* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
	119	+)))
	120	+1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
	121	+1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
102	102
103		-== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
	123	+(% class="box infomessage" %)
	124	+(((
	125	+De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
	126	+)))
104	104
105		-Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
	128	+== Étape 1 - Créer l'évènement ==
106	106
107		-Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
108		-Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
	130	+(% class="box successmessage" %)
	131	+(((
	132	+**Bonnes pratiques : **
109	109
110		-* Identification de l’organisme du lieu de destination,
111		-* Saisie des contacts et de leur fonction,
112		-* Ajout de remarques ou précisions,
113		-* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
114		-* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
115		-* Définition des dates de début et de fin.
	134	+* Champs à renseigner à minima :
	135	+** **Type** : Exposition
	136	+** **Sous-Type** : Prêt
	137	+** **Organisme de destination**
	138	+** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
	139	+* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
	140	+* (((
	141	+**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
	142	+Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
116	116
117		-Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
	144	+* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
	145	+* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
	146	+)))
	147	+)))
118	118
119		-== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
	149	+[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120	120
121		-La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
122	122
123		-* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
124		-* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
125		-* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
126		-* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
127		-* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
	152	+[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128	128
129		-Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
130	130
131		-= Gérer les retours partiels =
	155	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132	132
133		-Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
134		-Ce cas se rencontre fréquemment :
135	135
136		-* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
137		-* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
	158	+[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138	138
139		-La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
	160	+== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
140	140
141		->
	162	+(% class="box successmessage" %)
	163	+(((
	164	+**Bonnes pratiques : **
142	142
	166	+* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
	167	+* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
	168	+)))
143	143
	170	+>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
144	144
	172	+[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145	145
146		-== ==
147	147
	175	+[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148	148
149	149
	178	+[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150	150
151	151
	181	+[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152	152
	183	+
	184	+[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	185	+
	186	+
	187	+== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
	188	+
	189	+(% class="box successmessage" %)
	190	+(((
	191	+Bonnes pratiques :
	192	+
	193	+* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
	194	+* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
	195	+)))
	196	+
	197	+>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
	198	+
	199	+[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	200	+
	201	+
	202	+[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	203	+
	204	+
	205	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	206	+
	207	+
	208	+[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	209	+
	210	+
	211	+[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	212	+
	213	+
153	153	[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154	154
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