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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les prêts
1 +Produire les documents contractuels et logistiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,436 +3,187 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 +Fiches de prêt, book, listes d'oeuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour** encadrer** et **suivre** les opérations.
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
9 -
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
8 +Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements **s'exportent** automatiquement en **documents prêts à l’usage**, **personnalisables **selon l’identité de l’institution.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Les prêts pour exposition dans une autre institution =
12 += Depuis un évènement =
16 16  
17 -== Le rôle de Flora ==
14 +== Éditer la liste d'oeuvres ==
18 18  
19 -Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20 -Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
16 +La **liste d'oeuvres** est **document pratique **regroupant tous les biens rattachés à l’évènement.
21 21  
22 -Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
18 +Il permet notamment de :
23 23  
24 -* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25 -* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26 -* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
20 +* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 +* **constituer une pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 +* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 +* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
27 27  
28 -Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
25 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la liste d'oeuvres à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
29 29  
30 -== Une grille de saisie spécifique ==
27 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
31 31  
32 -Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33 -Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
29 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
30 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
31 +1. Sélectionner le modèle de publication **Liste d'oeuvres**.
34 34  
35 -Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
33 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
36 36  
37 -|=**Nom du champ**|=**Utilisation**
38 -|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39 -|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40 -|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41 -il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42 -|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43 -|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44 -|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45 -|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46 -|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47 -|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48 -|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49 -|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50 -|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51 -|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52 -|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53 -|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54 -|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55 -|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56 -|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57 -|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58 -|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59 -|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60 -|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61 -|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
35 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 -En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour enrichir le suivi du prêt. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
64 64  
65 -* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 -* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 -* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
38 +[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 -En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
70 70  
71 -= Les prêts autres que pour une exposition =
41 +== Éditer le book ==
72 72  
73 -Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
43 +Le **book **est un **document pratique** regroupant l’ensemble des biens liés à l’évènement, présenté sous forme de catalogue illustré avec visuels, informations descriptives et données administratives.
74 74  
75 -* colloques ou séminaires,
76 -* soirées événementielles,
77 -* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
45 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
78 78  
79 -Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
47 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
80 80  
81 -Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
49 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
50 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
51 +1. Sélectionner le modèle de publication **Book**.
82 82  
83 -* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
84 -* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
85 -* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
53 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
86 86  
87 -Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
55 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 -= Étapes de gestion des prêts =
90 90  
91 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
58 +[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
93 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
94 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
95 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
96 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
97 -)))|(((
98 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
99 99  
100 -
101 -)))
102 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
103 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
104 -)))|(((
105 -* Option de préfixe d’évènement
106 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
107 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
108 -Deux options :
61 +== Éditer la fiche de prêt ==
109 109  
110 -* Création automatique
111 -* Création manuelle
112 -)))|(((
113 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
114 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
115 -)))|(((
116 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
63 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
117 117  
118 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
119 -)))
120 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
121 -Deux méthodes :
65 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
122 122  
123 -* Unitaire
124 -* Par lot
67 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
125 125  
126 -.
127 -)))|(((
128 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
129 -* Traitement groupé via la liste de résultats
130 -)))|(((
131 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
132 -)))
133 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
134 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
135 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
136 -)))|(((
137 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
138 -* Traçabilité dans l’historique de régie
139 -)))|(((
140 -Mouvement de sortie exécuté :
69 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
70 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
71 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
141 141  
142 -* État évènement = **En cours**
143 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
73 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
144 144  
145 -Mouvement d'entrée exécuté :
75 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 -* État évènement = **Terminé**
148 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
149 -)))
150 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
151 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
152 152  
153 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
154 -)))
78 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 155  
156 -(% class="box successmessage" %)
157 -(((
158 -**Bonnes pratiques : **
80 +== Éditer l'arrêté de dépôt ==
159 159  
160 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
161 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
162 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
163 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
164 -)))
82 +L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
83 +Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
165 165  
166 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
85 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
167 167  
168 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
87 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
169 169  
170 -Parmi elles :
89 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
90 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
91 +1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
171 171  
172 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
173 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
93 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
174 174  
175 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
95 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 176  
177 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
178 178  
179 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
180 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
98 +[[//Choix du modèle Dépôt - arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
183 183  
184 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
185 -Pour gérer les retours partiels :
101 += Depuis un mouvement =
186 186  
187 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
188 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
189 -1. (((
190 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
103 +== Exporter les listes de colisage ==
191 191  
192 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
193 -)))
194 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
195 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
105 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
196 196  
197 -(% class="box infomessage" %)
198 -(((
199 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
200 -)))
107 +Les listes de colisage sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
201 201  
202 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
109 +Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
203 203  
204 -(% class="box successmessage" %)
205 -(((
206 -**Bonnes pratiques : **
111 +* les **œuvres** ;
112 +* les **colis liés aux œuvres** ;
113 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
114 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
207 207  
208 -* Champs à renseigner à minima : 
209 -** **Type** : Exposition
210 -** **Sous-Type** : Prêt
211 -** **Organisme de destination**
212 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
213 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
214 -* (((
215 -**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
216 -Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
116 +Pour cela :
217 217  
218 -* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
219 -* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
220 -)))
221 -)))
118 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
119 +1. Se positionner dans l’onglet **Mouvements**.
120 +1. Repérer le mouvement souhaité dans la liste.
121 +1. Cliquer sur le bouton **Exporter** présent sur la ligne de ce mouvement.
122 +1. Choisir la liste à générer (œuvres, colis, matériel…).
222 222  
223 -[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 -
225 -
226 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 -
228 -
229 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 -
231 -
232 -[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 -
234 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
235 -
236 236  (% class="box successmessage" %)
237 237  (((
238 -**Bonnes pratiques : **
239 -
240 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
241 -* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
126 +**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
242 242  )))
243 243  
244 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
129 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 245  
246 -[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 247  
132 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 248  
249 -[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 250  
135 +== Éditer un bordereau de transport ==
251 251  
252 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
138 +Il sert à :
253 253  
140 +* lister les biens transportés,
141 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
142 +* identifier le transporteur,
143 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
254 254  
255 -[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
256 256  
147 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
257 257  
258 -[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
259 259  
151 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
152 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
153 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
260 260  
261 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
155 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
262 262  
263 -(% class="box successmessage" %)
264 -(((
265 -Bonnes pratiques :
157 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 266  
267 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
268 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
269 -)))
270 270  
271 ->(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
160 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 272  
273 -[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 274  
163 +== Éditer des étiquettes de transport ==
275 275  
276 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
166 +Elles permettent de :
277 277  
168 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
169 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
170 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
278 278  
279 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
280 280  
174 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
281 281  
282 -[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
283 283  
178 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
179 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
180 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
284 284  
285 -[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 286  
287 287  
288 -[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 -
290 -
291 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 -
293 -
294 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
295 -
296 -(% class="box successmessage" %)
297 -(((
298 -Bonnes pratiques :
299 -
300 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
301 -
302 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
303 -
304 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
305 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
185 +[[//Choix du modèle Étiquette//>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 306  )))
307 -
308 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
309 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
310 -
311 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 -
313 -
314 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
315 -
316 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
317 -
318 -(% class="box infomessage" %)
319 -(((
320 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
321 -
322 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
323 -* (((
324 -Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
325 -
326 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
327 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
328 -)))
329 -)))
330 -
331 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 -
333 -
334 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 -
336 -
337 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 -
339 -
340 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 -
342 -
343 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 -
345 -
346 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
347 -
348 -(% class="box infomessage" %)
349 -(((
350 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
351 -
352 -* (((
353 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
354 -
355 -* la **localisation temporaire** disparaît,
356 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
357 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
358 -
359 -
360 -
361 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
362 -)))
363 -)))
364 -
365 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366 -
367 -
368 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
369 -
370 -
371 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
372 -
373 -
374 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 -
376 -
377 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378 -
379 -
380 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
381 -
382 -(% class="box infomessage" %)
383 -(((
384 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
385 -
386 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
387 -* (((
388 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
389 -
390 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
391 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
392 -)))
393 -)))
394 -
395 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 -
397 -
398 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
399 -
400 -
401 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 -
403 -
404 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
405 -
406 -
407 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
408 -
409 -
410 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
411 -
412 -(% class="box successmessage" %)
413 -(((
414 -**Bonnes pratiques : **
415 -
416 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
417 -)))
418 -
419 -(% class="box infomessage" %)
420 -(((
421 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
422 -)))
423 -
424 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 -
426 -
427 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 -
429 -
430 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431 -
432 -
433 -
434 -
435 -)))
436 436  )))|(% style="width:300px" %)(((
437 437  (% class="box" %)
438 438  (((
... ... @@ -445,11 +445,12 @@
445 445  (((
446 446  **Aller plus loin**
447 447  
448 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
449 -* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
450 -* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
451 -* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
452 -* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
199 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
200 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
201 +* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
202 +* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
203 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
204 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
453 453  )))
454 454  
455 455  (% class="box" %)
... ... @@ -456,17 +456,9 @@
456 456  (((
457 457  **Icônes principales**
458 458  
459 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
460 -
461 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
462 -
463 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
464 -
465 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
466 -
467 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
468 -
469 469  * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
212 +
213 +* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
470 470  )))
471 471  )))
472 472  
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