Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -12,11 +12,11 @@
12	12	)))
13	13
14	14	(((
15		-= Les prêts pour exposition dans une autre institution =
	15	+= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
16	16
17		-== Le rôle de Flora ==
	17	+== Comprendre le rôle de Flora ==
18	18
19		-Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
	19	+Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20	20	Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
21	21
22	22	Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
...	...	@@ -27,7 +27,7 @@
27	27
28	28	Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
29	29
30		-== Une grille de saisie spécifique ==
	30	+== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
31	31
32	32	Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33	33	Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
...	...	@@ -34,7 +34,7 @@
34	34
35	35	Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
36	36
37		-|=**Nom du champ**|=**Utilisation**
	37	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
38	38	|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39	39	|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40	40	|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
...	...	@@ -60,18 +60,32 @@
60	60	|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61	61	|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
62	62
63		-En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour enrichir le suivi du prêt. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
	63	+En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
64	64
65	65	* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66	66	* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67		-* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
	67	+* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
68	68
69	69	En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
70	70
71		-= Les prêts autres que pour une exposition =
	71	+== Suivre le cycle de gestion d’un prêt pour une exposition ==
72	72
73		-Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
	73	+La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
74	74
	75	+* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
	76	+* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
	77	+* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
	78	+* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
	79	+* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
	80	+
	81	+Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
	82	+
	83	+= Gérer un prêt autre que pour une exposition =
	84	+
	85	+== Comprendre le rôle de Flora ==
	86	+
	87	+Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
	88	+
75	75	* colloques ou séminaires,
76	76	* soirées événementielles,
77	77	* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
...	...	@@ -86,353 +86,209 @@
86	86
87	87	Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
88	88
89		-= Étapes de gestion des prêts =
	103	+== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
90	90
91		-Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.
	105	+Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
92	92
93		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
94		-|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
95		-* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
96		-* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
97		-)))|(((
98		-La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
	107	+Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
	108	+Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
99	99
100		-
101		-)))
102		-|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
103		-Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
104		-)))|(((
105		-* Option de préfixe d’évènement
106		-)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
107		-|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
108		-Deux options :
	110	+* Identification de l’organisme du lieu de destination,
	111	+* Saisie des contacts et de leur fonction,
	112	+* Ajout de remarques ou précisions,
	113	+* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
	114	+* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
	115	+* Définition des dates de début et de fin.
109	109
110		-* Création automatique
111		-* Création manuelle
112		-)))|(((
113		-* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
114		-* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
115		-)))|(((
116		-La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
	117	+Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
117	117
118		-La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
119		-)))
120		-|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
121		-Deux méthodes :
	119	+== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
122	122
123		-* Unitaire
124		-* Par lot
	121	+La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
125	125
126		-.
127		-)))|(((
128		-* Modification dans chaque notice bien du mouvement
129		-* Traitement groupé via la liste de résultats
130		-)))|(((
131		-Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
132		-)))
133		-|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
134		-* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
135		-* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
136		-)))|(((
137		-* Mise à jour automatique dans la notice bien
138		-* Traçabilité dans l’historique de régie
139		-)))|(((
140		-Mouvement de sortie exécuté :
	123	+* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
	124	+* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
	125	+* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
	126	+* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
	127	+* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
141	141
142		-* État évènement = **En cours**
143		-* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
	129	+Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
144	144
145		-Mouvement d'entrée exécuté :
	131	+= Organiser le transport =
146	146
147		-* État évènement = **Terminé**
148		-* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
149		-)))
150		-|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
151		-Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
	133	+La notice de **mouvement** dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de **documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles** liées au déplacement.
	134	+En complétant ces champs, vous construisez un dossier complet qui centralise toutes les informations nécessaires au suivi du transport, de l’assurance et du convoyage.
152	152
153		-Vérifier la complétude des notices avant publication.
154		-)))
155		-
156		-(% class="box successmessage" %)
157		-(((
158		-**Bonnes pratiques : **
159		-
160		-* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
161		-* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
162		-* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
163		-* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
164		-)))
165		-
166		-= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
167		-
168		-Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
169		-
170		-Parmi elles :
171		-
172		-* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
173		-* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
174		-
175		-== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
176		-
177		-Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
178		-
179		-* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
180		-* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
181		-
182		-=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
183		-
184		-Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
185		-Pour gérer les retours partiels :
186		-
187		-1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
188		-1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
189		-1. (((
190		-Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
191		-
192		-* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
193		-)))
194		-1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
195		-1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
196		-
197	197	(% class="box infomessage" %)
198	198	(((
199		-De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
	138	+Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de **compléter ou corriger les informations logistiques** (transporteur, assurance, convoyeur, etc.).
	139	+Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en **modification** : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
200	200	)))
201	201
202		-== Étape 1 - Créer l'évènement ==
	142	+== Renseigner les informations de transport ==
203	203
204		-(% class="box successmessage" %)
205		-(((
206		-**Bonnes pratiques : **
	144	+Plusieurs champs sont prévus pour **décrire concrètement comment les biens seront déplacés**. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
207	207
208		-* Champs à renseigner à minima :
209		-** **Type** : Exposition
210		-** **Sous-Type** : Prêt
211		-** **Organisme de destination**
212		-** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
213		-* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
214		-* (((
215		-**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
216		-Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
	146	+* **Transporteur** : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
	147	+* **Coût du transport** : préciser le montant facturé pour ce service.
	148	+* **Adresse et lieu de départ / arrivée** : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
	149	+* **Convoyeur** : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
217	217
218		-* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
219		-* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
220		-)))
221		-)))
	151	+[[Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport>>image:1757335491540-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222	222
223		-[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	153	+== Documenter l’assurance ==
224	224
	155	+Dans l’onglet **Assurance**, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
225	225
226		-[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	157	+* **Valeur globale de l’assurance et devise**,
	158	+* **Numéro de police** et dates de validité du contrat,
	159	+* **Compagnie d’assuranc**e et organisme indemnisateur,
	160	+* **Nature de l’indemnisation** prévue en cas de sinistre.
227	227
	162	+[[Champs documentant l'assurance>>image:1757335583164-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228	228
229		-[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	164	+== Joindre les pièces contractuelles ==
230	230
	166	+L’onglet **Documentation** permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
231	231
232		-[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	168	+* Contrat de transport,
	169	+* Copie de la police d’assurance,
	170	+* Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
233	233
234		-== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
	172	+[[Champs de documentation>>image:1757335626795-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235	235
236		-(% class="box successmessage" %)
237		-(((
238		-**Bonnes pratiques : **
	174	+= Gérer les retours partiels =
239	239
240		-* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
241		-* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
242		-)))
	176	+Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
	177	+Ce cas se rencontre fréquemment :
243	243
244		->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
	179	+* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
	180	+* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
245	245
246		-[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	182	+La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
247	247
	184	+== Préparer la liste des biens prêtés ==
248	248
249		-[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	186	+Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
	187	+La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
250	250
	189	+Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
251	251
252		-[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	191	+== Préparer les mouvements en amont ==
253	253
	193	+Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
254	254
255		-[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	195	+Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
256	256
	197	+* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
	198	+* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
	199	+* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
257	257
258		-[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	201	+**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
259	259
260		-
261		-== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
262		-
263		-(% class="box successmessage" %)
	203	+(% class="box warningmessage" %)
264	264	(((
265		-Bonnes pratiques :
266		-
267		-* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
268		-* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
	205	+**Attention :**
	206	+La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
269	269	)))
270	270
271		->(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
	209	+>(% class="small" %)Exemple :
272	272
273		-[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	211	+>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
274	274
	213	+>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
275	275
276		-[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	215	+>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
277	277
	217	+>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
278	278
279		-[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	219	+>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
280	280
	221	+>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
281	281
282		-[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	223	+[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283	283
	225	+== Suivre les retours au fil du prêt ==
284	284
285		-[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	227	+Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
286	286
	229	+* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
	230	+* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
	231	+* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
287	287
288		-[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	233	+Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
289	289
	235	+= Produire les documents contractuels et logistiques =
290	290
291		-[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	237	+== Éditer la fiche de prêt ==
292	292
	239	+La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
293	293
294		-== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
	241	+Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
295	295
296		-(% class="box successmessage" %)
297		-(((
298		-Bonnes pratiques :
	243	+Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
299	299
300		-* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
	245	+1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
	246	+1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
	247	+1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
301	301
302		-Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
	249	+Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
303	303
304		-* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
305		-* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
306		-)))
	251	+[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307	307
308		->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
309		->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
310	310
311		-[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	254	+[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312	312
	256	+== Editer un bordereau de transport ==
313	313
314		-== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
	258	+Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
	259	+Il sert à :
315	315
316		-=== Exécuter le mouvement de départ ===
	261	+* lister les biens transportés,
	262	+* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
	263	+* identifier le transporteur,
	264	+* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
317	317
318		-(% class="box infomessage" %)
319		-(((
320		-**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
	266	+Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
321	321
322		-* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
323		-* (((
324		-Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
	268	+Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
325	325
326		-* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
327		-* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
328		-)))
329		-)))
	270	+Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
330	330
331		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	272	+1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
	273	+1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	274	+1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
332	332
	276	+Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
333	333
334		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	278	+[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335	335
	280	+[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
336	336
337		-[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	282	+== Editer des étiquettes de transport ==
338	338
	284	+Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
	285	+Elles permettent de :
339	339
340		-[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	287	+* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
	288	+* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
	289	+* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
341	341
	291	+Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
342	342
343		-[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	293	+Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
344	344
	295	+Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
345	345
346		-=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
	297	+1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
	298	+1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	299	+1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
347	347
348		-(% class="box infomessage" %)
349		-(((
350		-Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
	301	+[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351	351
352		-* (((
353		-**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
354	354
355		-* la **localisation temporaire** disparaît,
356		-* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
357		-* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
358		-
359		-
360		-
361		-**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
	304	+[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362	362	)))
363		-)))
364		-
365		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366		-
367		-
368		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
369		-
370		-
371		-[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
372		-
373		-
374		-[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375		-
376		-
377		-[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378		-
379		-
380		-=== Exécuter le mouvement de retour final ===
381		-
382		-(% class="box infomessage" %)
383		-(((
384		-Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
385		-
386		-* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
387		-* (((
388		-Le **bien** est automatiquement actualisé :
389		-
390		-* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
391		-* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
392		-)))
393		-)))
394		-
395		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396		-
397		-
398		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
399		-
400		-
401		-[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402		-
403		-
404		-[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
405		-
406		-
407		-[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
408		-
409		-
410		-== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
411		-
412		-(% class="box successmessage" %)
413		-(((
414		-**Bonnes pratiques : **
415		-
416		-* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
417		-)))
418		-
419		-(% class="box infomessage" %)
420		-(((
421		-La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
422		-)))
423		-
424		-[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425		-
426		-
427		-[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428		-
429		-
430		-[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431		-
432		-
433		-
434		-
435		-)))
436	436	)))|(% style="width:300px" %)(((
437	437	(% class="box" %)
438	438	(((
...	...	@@ -445,11 +445,9 @@
445	445	(((
446	446	**Aller plus loin**
447	447
448		-* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
449		-* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
450		-* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
451		-* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
	318	+* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
452	452	* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
	320	+* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome]]
453	453	)))
454	454
455	455	(% class="box" %)
...	...	@@ -458,14 +458,6 @@
458	458
459	459	* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
460	460
461		-* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier
462		-
463		-* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement
464		-
465		-* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
466		-
467		-* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
468		-
469	469	* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
470	470	)))
471	471	)))

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