Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -12,353 +12,297 @@
12	12	)))
13	13
14	14	(((
15		-= Étapes de gestion des prêts =
	15	+= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
16	16
17		-Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.
	17	+== Comprendre le rôle de Flora ==
18	18
19		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
20		-|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
21		-* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
22		-* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
23		-)))|(((
24		-La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
	19	+Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
	20	+Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
25	25
26		-
27		-)))
28		-|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
29		-Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
30		-)))|(((
31		-* Option de préfixe d’évènement
32		-)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
33		-|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
34		-Deux options :
	22	+Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
35	35
36		-* Création automatique
37		-* Création manuelle
38		-)))|(((
39		-* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
40		-* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
41		-)))|(((
42		-La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
	24	+* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
	25	+* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
	26	+* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
43	43
44		-La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
45		-)))
46		-|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
47		-Deux méthodes :
	28	+Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
48	48
49		-* Unitaire
50		-* Par lot
	30	+== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
51	51
52		-.
53		-)))|(((
54		-* Modification dans chaque notice bien du mouvement
55		-* Traitement groupé via la liste de résultats
56		-)))|(((
57		-Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
58		-)))
59		-|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
60		-* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
61		-* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
62		-)))|(((
63		-* Mise à jour automatique dans la notice bien
64		-* Traçabilité dans l’historique de régie
65		-)))|(((
66		-Mouvement de sortie exécuté :
	32	+Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
	33	+Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
67	67
68		-* État évènement = **En cours**
69		-* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
	35	+Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
70	70
71		-Mouvement d'entrée exécuté :
	37	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
	38	+|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
	39	+|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
	40	+|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
	41	+il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
	42	+|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
	43	+|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
	44	+|**Présentation**|Type de présentation prévue.
	45	+|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
	46	+|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
	47	+|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
	48	+|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
	49	+|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
	50	+|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
	51	+|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
	52	+|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
	53	+|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
	54	+|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
	55	+|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
	56	+|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
	57	+|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
	58	+|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
	59	+|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
	60	+|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
	61	+|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
72	72
73		-* État évènement = **Terminé**
74		-* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
75		-)))
76		-|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
77		-Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
	63	+En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
78	78
79		-Vérifier la complétude des notices avant publication.
80		-)))
	65	+* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
	66	+* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
	67	+* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
81	81
82		-(% class="box successmessage" %)
83		-(((
84		-**Bonnes pratiques : **
	69	+En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
85	85
86		-* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
87		-* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
88		-* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
89		-* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
90		-)))
	71	+== Suivre le cycle de gestion d’un prêt pour une exposition ==
91	91
92		-= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
	73	+La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
93	93
94		-Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
	75	+* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
	76	+* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
	77	+* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
	78	+* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
	79	+* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
95	95
96		-Parmi elles :
	81	+Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
97	97
98		-* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
99		-* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
	83	+= Gérer un prêt autre que pour une exposition =
100	100
101		-== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
	85	+== Comprendre le rôle de Flora ==
102	102
103		-Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
	87	+Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
104	104
105		-* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
106		-* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
	89	+* colloques ou séminaires,
	90	+* soirées événementielles,
	91	+* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
107	107
108		-=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
	93	+Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
109	109
110		-Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
111		-Pour gérer les retours partiels :
	95	+Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
112	112
113		-1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
114		-1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
115		-1. (((
116		-Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
	97	+* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
	98	+* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
	99	+* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
117	117
118		-* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
119		-)))
120		-1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
121		-1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
	101	+Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
122	122
123		-(% class="box infomessage" %)
124		-(((
125		-De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
126		-)))
	103	+== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
127	127
128		-== Étape 1 - Créer l'évènement ==
	105	+Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
129	129
130		-(% class="box successmessage" %)
131		-(((
132		-**Bonnes pratiques : **
	107	+Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
	108	+Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
133	133
134		-* Champs à renseigner à minima :
135		-** **Type** : Exposition
136		-** **Sous-Type** : Prêt
137		-** **Organisme de destination**
138		-** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
139		-* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
140		-* (((
141		-**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
142		-Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
	110	+* Identification de l’organisme du lieu de destination,
	111	+* Saisie des contacts et de leur fonction,
	112	+* Ajout de remarques ou précisions,
	113	+* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
	114	+* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
	115	+* Définition des dates de début et de fin.
143	143
144		-* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
145		-* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
146		-)))
147		-)))
	117	+Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
148	148
149		-[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	119	+== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
150	150
	121	+La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
151	151
152		-[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	123	+* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
	124	+* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
	125	+* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
	126	+* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
	127	+* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
153	153
	129	+Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
154	154
155		-[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	131	+= Organiser le transport =
156	156
	133	+La notice de **mouvement** dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de **documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles** liées au déplacement.
	134	+En complétant ces champs, vous construisez un dossier complet qui centralise toutes les informations nécessaires au suivi du transport, de l’assurance et du convoyage.
157	157
158		-[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159		-
160		-== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
161		-
162		-(% class="box successmessage" %)
	136	+(% class="box infomessage" %)
163	163	(((
164		-**Bonnes pratiques : **
165		-
166		-* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
167		-* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
	138	+Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de **compléter ou corriger les informations logistiques** (transporteur, assurance, convoyeur, etc.).
	139	+Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en **modification** : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
168	168	)))
169	169
170		->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
	142	+== Renseigner les informations de transport ==
171	171
172		-[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	144	+Plusieurs champs sont prévus pour **décrire concrètement comment les biens seront déplacés**. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
173	173
	146	+* **Transporteur** : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
	147	+* **Coût du transport** : préciser le montant facturé pour ce service.
	148	+* **Adresse et lieu de départ / arrivée** : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
	149	+* **Convoyeur** : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
174	174
175		-[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	151	+[[Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport>>image:1757335491540-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176	176
	153	+== Documenter l’assurance ==
177	177
178		-[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	155	+Dans l’onglet **Assurance**, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
179	179
	157	+* **Valeur globale de l’assurance et devise**,
	158	+* **Numéro de police** et dates de validité du contrat,
	159	+* **Compagnie d’assuranc**e et organisme indemnisateur,
	160	+* **Nature de l’indemnisation** prévue en cas de sinistre.
180	180
181		-[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	162	+[[Champs documentant l'assurance>>image:1757335583164-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182	182
	164	+== Joindre les pièces contractuelles ==
183	183
184		-[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	166	+L’onglet **Documentation** permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
185	185
	168	+* Contrat de transport,
	169	+* Copie de la police d’assurance,
	170	+* Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
186	186
187		-== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
	172	+[[Champs de documentation>>image:1757335626795-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188	188
189		-(% class="box successmessage" %)
190		-(((
191		-Bonnes pratiques :
	174	+= Gérer les retours partiels =
192	192
193		-* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
194		-* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
195		-)))
	176	+Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
	177	+Ce cas se rencontre fréquemment :
196	196
197		->(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
	179	+* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
	180	+* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
198	198
199		-[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	182	+La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
200	200
	184	+== Préparer la liste des biens prêtés ==
201	201
202		-[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	186	+Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
	187	+La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
203	203
	189	+Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
204	204
205		-[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	191	+== Préparer les mouvements en amont ==
206	206
	193	+Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
207	207
208		-[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	195	+Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
209	209
	197	+* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
	198	+* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
	199	+* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
210	210
211		-[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	201	+**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
212	212
213		-
214		-[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215		-
216		-
217		-[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218		-
219		-
220		-== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
221		-
222		-(% class="box successmessage" %)
	203	+(% class="box warningmessage" %)
223	223	(((
224		-Bonnes pratiques :
225		-
226		-* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
227		-
228		-Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
229		-
230		-* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
231		-* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
	205	+**Attention :**
	206	+La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
232	232	)))
233	233
234		->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
235		->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
	209	+>(% class="small" %)Exemple :
236	236
237		-[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	211	+>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
238	238
	213	+>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
239	239
240		-== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
	215	+>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
241	241
242		-=== Exécuter le mouvement de départ ===
	217	+>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
243	243
244		-(% class="box infomessage" %)
245		-(((
246		-**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
	219	+>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
247	247
248		-* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
249		-* (((
250		-Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
	221	+>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
251	251
252		-* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
253		-* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
254		-)))
255		-)))
	223	+[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256	256
257		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	225	+== Suivre les retours au fil du prêt ==
258	258
	227	+Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
259	259
260		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	229	+* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
	230	+* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
	231	+* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
261	261
	233	+Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
262	262
263		-[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	235	+= Produire les documents contractuels et logistiques =
264	264
	237	+== Éditer la fiche de prêt ==
265	265
266		-[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	239	+La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
267	267
	241	+Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
268	268
269		-[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	243	+Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
270	270
	245	+1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
	246	+1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
	247	+1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
271	271
272		-=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
	249	+Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
273	273
274		-(% class="box infomessage" %)
275		-(((
276		-Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
	251	+[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277	277
278		-* (((
279		-**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
280	280
281		-* la **localisation temporaire** disparaît,
282		-* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
283		-* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
	254	+[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284	284
	256	+== Editer un bordereau de transport ==
285	285
	258	+Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
	259	+Il sert à :
286	286
287		-**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
288		-)))
289		-)))
	261	+* lister les biens transportés,
	262	+* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
	263	+* identifier le transporteur,
	264	+* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
290	290
291		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	266	+Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
292	292
	268	+Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
293	293
294		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	270	+Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
295	295
	272	+1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
	273	+1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	274	+1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
296	296
297		-[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	276	+Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
298	298
	278	+[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299	299
300		-[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	280	+[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301	301
	282	+== Editer des étiquettes de transport ==
302	302
303		-[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	284	+Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
	285	+Elles permettent de :
304	304
	287	+* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
	288	+* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
	289	+* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
305	305
306		-=== Exécuter le mouvement de retour final ===
	291	+Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
307	307
308		-(% class="box infomessage" %)
309		-(((
310		-Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
	293	+Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
311	311
312		-* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
313		-* (((
314		-Le **bien** est automatiquement actualisé :
	295	+Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
315	315
316		-* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
317		-* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
318		-)))
319		-)))
	297	+1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
	298	+1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
	299	+1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
320	320
321		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	301	+[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322	322
323	323
324		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325		-
326		-
327		-[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
328		-
329		-
330		-[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
331		-
332		-
333		-[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334		-
335		-
336		-== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
337		-
338		-(% class="box successmessage" %)
339		-(((
340		-**Bonnes pratiques : **
341		-
342		-* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
	304	+[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343	343	)))
344		-
345		-(% class="box infomessage" %)
346		-(((
347		-La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
348		-)))
349		-
350		-[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351		-
352		-
353		-[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354		-
355		-
356		-[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
357		-
358		-
359		-
360		-
361		-)))
362	362	)))|(% style="width:300px" %)(((
363	363	(% class="box" %)
364	364	(((
...	...	@@ -371,11 +371,9 @@
371	371	(((
372	372	**Aller plus loin**
373	373
374		-* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
375		-* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
376		-* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
377		-* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
	318	+* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
378	378	* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
	320	+* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome]]
379	379	)))
380	380
381	381	(% class="box" %)
...	...	@@ -384,14 +384,6 @@
384	384
385	385	* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
386	386
387		-* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier
388		-
389		-* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement
390		-
391		-* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
392		-
393		-* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
394		-
395	395	* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
396	396	)))
397	397	)))

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