Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -12,208 +12,171 @@
  )))
  (((
--= Étapes de gestion des prêts =
++= Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
--Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.
++== Comprendre le rôle de Flora ==
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
--|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
--* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
--* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
--)))|(((
--La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
++Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
++Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
--
--)))
--|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
--Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
--)))|(((
--* Option de préfixe d’évènement
--)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
--|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
--Deux options :
++Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
--* Création automatique
--* Création manuelle
--)))|(((
--* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
--* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
--)))|(((
--La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
++* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
++* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
++* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
--La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
--)))
--|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
--Deux méthodes :
++Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
--* Unitaire
--* Par lot
++== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
--.
--)))|(((
--* Modification dans chaque notice bien du mouvement
--* Traitement groupé via la liste de résultats
--)))|(((
--Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
--)))
--|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
--* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
--* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
--)))|(((
--* Mise à jour automatique dans la notice bien
--* Traçabilité dans l’historique de régie
--)))|(((
--Mouvement de sortie exécuté :
++Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
++Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
--* État évènement = **En cours**
--* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
++Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
--Mouvement d'entrée exécuté :
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
++|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
++|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
++|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
++il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
++|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
++|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
++|**Présentation**|Type de présentation prévue.
++|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
++|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
++|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
++|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
++|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
++|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
++|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
++|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
++|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
++|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
++|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
++|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
++|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
++|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
++|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
++|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
++|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
--* État évènement = **Terminé**
--* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
--)))
--|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
--Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
++En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
--Vérifier la complétude des notices avant publication.
--)))
++* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
++* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
++* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
++En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
--* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
--* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
--* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
--* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
--)))
++== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
--= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
++La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
--Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
++* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
++* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
++* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
++* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
++* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
--Parmi elles :
++Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
--* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
--* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
++= Gérer un prêt autre que pour une exposition =
--== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
++== Comprendre le rôle de Flora ==
--Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
++Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
--* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
--* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
++* colloques ou séminaires,
++* soirées événementielles,
++* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
--=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
++Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
--Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
--Pour gérer les retours partiels :
++Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
--1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
--1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
--1. (((
--Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
++* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
++* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
++* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
--* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
--)))
--1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
--1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
++Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
--)))
++== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
--== Étape 1 - Créer l'évènement ==
++Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
++Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
++Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
--* Champs à renseigner à minima :
--** **Type** : Exposition
--** **Sous-Type** : Prêt
--** **Organisme de destination**
--** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
--* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
--* (((
--**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
--Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
++* Identification de l’organisme du lieu de destination,
++* Saisie des contacts et de leur fonction,
++* Ajout de remarques ou précisions,
++* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
++* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
++* Définition des dates de début et de fin.
--* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
--* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
--)))
--)))
++Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
--[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
++La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
--[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
++* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
++* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
++* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
++* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
++Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
--[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Gérer les retours partiels =
++Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
++Ce cas se rencontre fréquemment :
--[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
++* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
--== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
++La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
++== Préparer la liste des biens prêtés ==
--* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
--* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
--)))
++Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
++La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
-->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
++Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
--[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Préparer les mouvements en amont ==
++Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
--[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
++* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
++* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
++* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
--[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
--
--[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
--
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--Bonnes pratiques :
--
--* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
--* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
++**Attention :**
++La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
  )))
-->(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
++== Suivre les retours au fil du prêt ==
--[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
++* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
++* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
++* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
--[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
--[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  [[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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