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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -14,6 +14,16 @@
14 14  (((
15 15  = Étapes de gestion des prêts =
16 16  
17 +(% class="box successmessage" %)
18 +(((
19 +**Bonnes pratiques : **
20 +
21 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 +)))
26 +
17 17  Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
18 18  
19 19  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
... ... @@ -61,6 +61,7 @@
61 61  * Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
62 62  )))|(((
63 63  * Mise à jour automatique dans la notice bien
74 +* Relocalisation historisée
64 64  * Traçabilité dans l’historique de régie
65 65  )))|(((
66 66  Mouvement de sortie exécuté :
... ... @@ -79,16 +79,6 @@
79 79  Vérifier la complétude des notices avant publication.
80 80  )))
81 81  
82 -(% class="box successmessage" %)
83 -(((
84 -**Bonnes pratiques : **
85 -
86 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
87 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
88 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
89 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
90 -)))
91 -
92 92  = Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
93 93  
94 94  Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
... ... @@ -137,14 +137,8 @@
137 137  ** **Organisme de destination**
138 138  ** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
139 139  * La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
140 -* (((
141 -**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
142 -Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
143 -
144 -* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
145 -* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
141 +* Demandez au musée emprunteur de vous communiquer l'affiche numérique de son exposition ainsi que la référence du catalogue pour dérivation BNF et archivage dans la notice évènement.
146 146  )))
147 -)))
148 148  
149 149  [[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
... ... @@ -152,7 +152,7 @@
152 152  [[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 153  
154 154  
155 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756710090647-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 156  
157 157  
158 158  [[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -164,26 +164,13 @@
164 164  **Bonnes pratiques : **
165 165  
166 166  * Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
167 -* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
162 +* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
168 168  )))
169 169  
170 170  >(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
171 171  
172 -[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 173  
174 174  
175 -[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 -
177 -
178 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 -
180 -
181 -[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 -
183 -
184 -[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 -
186 -
187 187  == Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
188 188  
189 189  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -194,29 +194,10 @@
194 194  * Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
195 195  )))
196 196  
197 ->(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
179 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les mouvements ont été créés manuellement
198 198  
199 -[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 200  
201 201  
202 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 -
204 -
205 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 -
207 -
208 -[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 -
210 -
211 -[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 -
213 -
214 -[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 -
216 -
217 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 -
219 -
220 220  == Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
221 221  
222 222  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -232,9 +232,8 @@
232 232  )))
233 233  
234 234  >(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
235 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
198 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
236 236  
237 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 238  
239 239  
240 240  == Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
... ... @@ -247,7 +247,7 @@
247 247  
248 248  * L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
249 249  * (((
250 -Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
212 +Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
251 251  
252 252  * La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
253 253  * L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
... ... @@ -254,21 +254,7 @@
254 254  )))
255 255  )))
256 256  
257 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 258  
259 -
260 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 -
262 -
263 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 -
265 -
266 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 -
268 -
269 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 -
271 -
272 272  === Exécuter le mouvement de retour partiel ===
273 273  
274 274  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -276,33 +276,20 @@
276 276  Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
277 277  
278 278  * (((
227 +
228 +
279 279  **Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
280 280  
281 281  * la **localisation temporaire** disparaît,
282 282  * l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
283 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
233 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
284 284  
285 -
286 -
287 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
235 +
288 288  )))
289 289  )))
290 290  
291 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 292  
293 293  
294 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 -
296 -
297 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 -
299 -
300 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 -
302 -
303 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 -
305 -
306 306  === Exécuter le mouvement de retour final ===
307 307  
308 308  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -318,21 +318,9 @@
318 318  )))
319 319  )))
320 320  
321 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322 322  
323 323  
324 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 325  
326 -
327 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
328 -
329 -
330 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
331 -
332 -
333 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334 -
335 -
336 336  == Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
337 337  
338 338  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -347,16 +347,20 @@
347 347  La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
348 348  )))
349 349  
350 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 351  
352 352  
353 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 354  
355 355  
356 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
357 357  
358 358  
359 359  
280 +
281 +
282 +
283 +
284 +
285 +
286 +
360 360  
361 361  )))
362 362  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -371,11 +371,11 @@
371 371  (((
372 372  **Aller plus loin**
373 373  
374 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
375 -* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
376 -* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
377 -* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
378 -* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
301 +* Gérer les évènements
302 +* Saisir un évènement
303 +* Planifier les mouvements
304 +* Gérer les expositions itinérantes
305 +* Utiliser l'export GAM3
379 379  )))
380 380  
381 381  (% class="box" %)
... ... @@ -396,4 +396,46 @@
396 396  )))
397 397  )))
398 398  
326 +
327 +
328 +
329 +
330 +
331 +
332 +
333 +
334 +
335 +
336 +
337 +
338 +
339 +
340 +
341 +
342 +
343 +
344 +
345 +
346 +
347 +
348 +
349 +
350 +
351 +
352 +
353 +
354 +
355 +
356 +
357 +
358 +
359 +
360 +
361 +
362 +
363 +​​​​​​
364 +
365 +
366 +
367 +
399 399  
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