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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -12,14 +12,24 @@
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
15 += Étapes de gestion des prêts =
16 16  
17 +(% class="box successmessage" %)
18 +(((
19 +**Bonnes pratiques : **
20 +
21 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 +)))
26 +
17 17  Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
18 18  
19 19  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
20 20  |**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
21 21  * Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
22 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
32 +* Renseigner au minimum : type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
23 23  )))|(((
24 24  La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
25 25  
... ... @@ -43,7 +43,7 @@
43 43  
44 44  La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
45 45  )))
46 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
56 +|**5. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
47 47  Deux méthodes :
48 48  
49 49  * Unitaire
... ... @@ -56,11 +56,12 @@
56 56  )))|(((
57 57  Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
58 58  )))
59 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
69 +|**6. Gérer les états d’avancement**|(((
60 60  * Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
61 61  * Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
62 62  )))|(((
63 63  * Mise à jour automatique dans la notice bien
74 +* Relocalisation historisée
64 64  * Traçabilité dans l’historique de régie
65 65  )))|(((
66 66  Mouvement de sortie exécuté :
... ... @@ -73,33 +73,16 @@
73 73  * État évènement = **Terminé**
74 74  * **Bien retrouve son emplacement de référence**.
75 75  )))
76 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
87 +|**7. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
77 77  Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
78 78  
79 79  Vérifier la complétude des notices avant publication.
80 80  )))
81 81  
82 -(% class="box successmessage" %)
83 -(((
84 -**Bonnes pratiques : **
85 -
86 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
87 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
88 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
89 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
90 -)))
91 -
92 92  = Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
93 93  
94 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
95 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
95 95  
96 -Parmi elles :
97 -
98 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
99 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
100 -
101 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
102 -
103 103  Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
104 104  
105 105  * certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
... ... @@ -125,275 +125,120 @@
125 125  De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
126 126  )))
127 127  
128 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
129 129  
130 -(% class="box successmessage" %)
131 -(((
132 -**Bonnes pratiques : **
133 133  
134 -* Champs à renseigner à minima : 
135 -** **Type** : Exposition
136 -** **Sous-Type** : Prêt
137 -** **Organisme de destination**
138 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
139 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
140 -* (((
141 -**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
142 -Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
143 143  
144 -* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
145 -* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
146 -)))
147 -)))
148 148  
149 -[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
151 151  
152 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 153  
154 154  
155 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 156  
157 157  
158 -[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
160 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
161 161  
162 -(% class="box successmessage" %)
163 -(((
164 -**Bonnes pratiques : **
165 165  
166 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
167 -* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
168 -)))
169 169  
170 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
171 171  
172 -[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 173  
174 174  
175 -[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 176  
177 177  
178 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
180 -
181 -[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 -
183 -
184 -[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 -
186 -
187 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
188 -
189 -(% class="box successmessage" %)
190 -(((
191 -Bonnes pratiques :
192 -
193 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
194 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
142 +
195 195  )))
196 -
197 ->(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
198 -
199 -[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 -
201 -
202 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 -
204 -
205 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 -
207 -
208 -[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 -
210 -
211 -[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 -
213 -
214 -[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 -
216 -
217 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 -
219 -
220 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
221 -
222 -(% class="box successmessage" %)
144 +)))|(% style="width:300px" %)(((
145 +(% class="box" %)
223 223  (((
224 -Bonnes pratiques :
225 -
226 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
227 -
228 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
229 -
230 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
231 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
147 +**Sommaire**
232 232  )))
233 233  
234 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
235 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
236 -
237 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 -
239 -
240 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
241 -
242 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
243 -
244 -(% class="box infomessage" %)
150 +(% class="box" %)
245 245  (((
246 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
152 +**Aller plus loin**
247 247  
248 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
249 -* (((
250 -Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
251 -
252 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
253 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
154 +* Gérer les évènements
155 +* Saisir un évènement
156 +* Planifier les mouvements
157 +* Gérer les expositions itinérantes
158 +* Utiliser l'export GAM3
254 254  )))
255 -)))
256 256  
257 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 -
259 -
260 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 -
262 -
263 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 -
265 -
266 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 -
268 -
269 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 -
271 -
272 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
273 -
274 -(% class="box infomessage" %)
161 +(% class="box" %)
275 275  (((
276 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
277 -
278 -* (((
279 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
280 -
281 -* la **localisation temporaire** disparaît,
282 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
283 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
284 -
285 -
286 -
287 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
163 +**Icônes principales**
288 288  )))
289 289  )))
290 290  
291 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 292  
293 293  
294 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +
295 295  
171 +
296 296  
297 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +
298 298  
299 299  
300 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 +
301 301  
178 +
302 302  
303 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +
304 304  
182 +
305 305  
306 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
184 +
307 307  
308 -(% class="box infomessage" %)
309 -(((
310 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
186 +
311 311  
312 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
313 -* (((
314 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
188 +
315 315  
316 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
317 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
318 -)))
319 -)))
190 +
320 320  
321 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +
322 322  
194 +
323 323  
324 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 325  
197 +
326 326  
327 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +
328 328  
201 +
329 329  
330 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 +
331 331  
205 +
332 332  
333 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334 334  
335 335  
336 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
337 337  
338 -(% class="box successmessage" %)
339 -(((
340 -**Bonnes pratiques : **
341 341  
342 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
343 -)))
211 +
344 344  
345 -(% class="box infomessage" %)
346 -(((
347 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
348 -)))
213 +
349 349  
350 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 351  
216 +
352 352  
353 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 +
354 354  
220 +
355 355  
356 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
357 357  
223 +
358 358  
225 +
359 359  
360 360  
361 -)))
362 -)))|(% style="width:300px" %)(((
363 -(% class="box" %)
364 -(((
365 -**Sommaire**
366 366  
367 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
368 -)))
229 +
369 369  
370 -(% class="box" %)
371 -(((
372 -**Aller plus loin**
231 +​​​​​​
373 373  
374 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
375 -* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
376 -* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
377 -* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
378 -* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
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383 -**Icônes principales**
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385 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
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387 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
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389 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
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391 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
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393 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
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395 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
396 -)))
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