Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques
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Résumé
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Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (0 modifications, 70 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Pr êtspour expositions1 +Produire les documents contractuels et logistiques - Parent
-
... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements. C'estquoi un évènement.WebHome1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome - Contenu
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... ... @@ -1,399 +1,208 @@ 1 -{{box title="**Sommaire**"}} 2 -{{toc/}} 3 -{{/box}} 1 +(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures** 4 4 5 -= Préparer un prêt pour exposition = 6 - 7 -Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée. 8 - 9 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire == 10 - 11 -SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales. 12 - 13 -[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 14 - 15 -(% class="wikigeneratedid" %) 16 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie 17 - 18 -(% class="box infomessage" %) 3 +|(% style="width:840px" %)((( 4 +(% class="box" %) 19 19 ((( 20 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays) 21 -))) 6 +Fiches de prêt, book, listes d'oeuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour** encadrer** et **suivre** les opérations. 22 22 23 -[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 24 - 25 - 26 -== Saisir la notice de l'évènement == 27 - 28 -Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie 29 - 30 -Choisir la grille de saisie prêts pour exposition. 31 - 32 -[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]] 33 - 34 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée). 35 - 36 -A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.** 37 - 38 -l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement 39 - 40 -[[image:1650957677840-703.png]] 41 - 42 -[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 43 - 44 -Et voila. 45 - 46 -[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 47 - 48 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements. 49 - 50 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 51 - 52 -Résultat de la recherche. 53 - 54 -[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 55 - 56 -== Rattacher des biens à l'évènement == 57 - 58 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements). 59 - 60 -[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 61 - 62 -Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement. 63 - 64 -[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 65 - 66 - 67 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 68 - 69 -Et voila, les biens sont liés à l'évènement. 70 - 71 -(% class="box infomessage" %) 72 -((( 73 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite) 8 +Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements **s'exportent** automatiquement en **documents prêts à l’usage**, **personnalisables **selon l’identité de l’institution. 74 74 ))) 75 75 76 -[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 77 - 78 -== Utiliser un panier pour rattacher des biens == 79 - 80 -Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné. 81 - 82 -[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 83 - 84 -Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens. 85 - 86 -[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 87 - 88 -(% class="box warningmessage" %) 89 89 ((( 90 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous. 91 -Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte. 92 -))) 12 += Depuis un évènement = 93 93 94 - [[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]14 +== Éditer la liste d'oeuvres == 95 95 96 - ==Sélectiondebiend'un autre panier==16 +La **liste d'oeuvres** est **document pratique **regroupant tous les biens rattachés à l’évènement. 97 97 98 - [[image:1661178027244-457.png]]Depuislaversion 4.5 il n'estplus nécessaire de rattacher un panier à l'évènementau préalable car il est possible de choisir unpanier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement.par contre, seuls les paniersdel'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)18 +Il permet notamment de : 99 99 100 -[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 20 +* fournir une **vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ; 21 +* constituer **une pièce de travail **ou de validation avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ; 22 +* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ; 23 +* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie). 101 101 102 - =Gérer lebien dans l'évènement=25 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la liste d'oeuvres à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe. 103 103 104 - ==Saisirdesdimensionspour emballages,commentaires==27 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : 105 105 106 -Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement. 29 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**. 30 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils. 31 +1. Sélectionner le modèle de publication **Liste d'oeuvres**. 107 107 108 - [[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]33 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires). 109 109 110 - La grille desaisie d'unBiendansl'évènement apparait.35 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 111 111 112 -(% class="box infomessage" %) 113 -((( 114 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement 115 -))) 116 116 117 -[[image: 2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]38 +[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 118 118 119 -Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple. 120 120 121 - [[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]41 +== Éditer le book == 122 122 123 - Résultat,dansle résumé surlaListe desBiens,lesdimensionspour emballages etlescommentaires apparaissent.43 +Le **book **est un **document pratique** regroupant l’ensemble des biens liés à l’évènement, présenté sous forme de catalogue illustré avec visuels, informations descriptives et données administratives. 124 124 125 - [[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]45 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe. 126 126 127 - == Comment indiquerqu'unbienest"refusé"auprêt==47 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : 128 128 129 -Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus. 49 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**. 50 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils. 51 +1. Sélectionner le modèle de publication **Book**. 130 130 131 - Sivouspassezparla gestionpréalabledecommissions deprêtsetdépôtslesrefusserontgérésauniveaude lacommission.53 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires). 132 132 133 - Pour"refuser"unbiendansun événement,utilisezlesboutons, cidessous.55 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 134 134 135 -[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 136 136 137 - Vouspourrezsaisir unmotifderefus.58 +[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 138 138 139 -[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 140 140 141 - Lesbiensrefusésne seront pas pris en compte dansles mouvements. Les commentairess'afficherontdirectement.61 +== Éditer la fiche de prêt == 142 142 143 - [[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]63 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif. 144 144 145 - == Voirl'évènement en préparationdepuis la notice dubien==65 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe. 146 146 147 - Dés que vousavezliéunbien àun évènement,l'affichagedel'ongletrégiedanslanotice biense met à jour:67 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : 148 148 149 -- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]] 69 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**. 70 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils. 71 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**. 150 150 151 - -lalistedesévénements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]73 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires). 152 152 153 - Encliquant sur l'icône"lunettes",on basculeradirectementdans la notice du bien dansl'évènement(et donc danslemodulederégiedes biens).75 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 154 154 155 -[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 156 156 157 - == Voirlanotice documentairedu bien depuisl'évènement==78 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 158 158 159 - Lerégisseur peutconsulter lanoticecomplètedu biensans quitter la vuede l'évènement.80 +== Éditer l'arrêté de dépôt == 160 160 161 -[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 82 +L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet. 83 +Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif. 162 162 163 - Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]]ouvrelanotice dubiendansl'évènement avectous seschampsrenseignés,etpermetensuitedebasculersurla vuedocumentairecomplètedu bien.85 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe. 164 164 165 - [[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]87 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : 166 166 89 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt. 90 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils. 91 +1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.** 167 167 168 - ==Afficherlalistedes biens de l'évènement danslabasedocumentaire==93 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires. 169 169 170 - Si vous avezbesoindemanipuler la listedesbiens (impressions, exports, modificationpar lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pourlancer une recherche des biens concernésdans labasedocumentaire.95 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 171 171 172 -[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 173 173 174 - Résultat:lesoutilsd'export,impressions et modificationsparlotsont disponibles.98 +[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 175 175 176 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 177 177 178 -= Planifier les mouvements=101 += Depuis un mouvement = 179 179 180 - Unmouvement correspond toujours à untransport,à unedate donnée,avecun convoyeur sinécessaire.103 +== Exporter les listes de colisage == 181 181 182 - ==Créerle (oules) mouvementsdesortie==105 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures** 183 183 184 - Basculezdans l'onglet[[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39"width="103"]]et cliquezsur[[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35"width="31"]].107 +Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments : 185 185 109 +* les **œuvres** ; 110 +* les **colis liés aux œuvres** ; 111 +* les **matériels liés aux œuvres** ; 112 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**. 186 186 187 - [[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]114 +Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**. 188 188 189 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie). 116 +(% class="box successmessage" %) 117 +((( 118 +**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet. 119 +))) 190 190 191 -[[image: 2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]121 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 192 192 193 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination). 194 194 195 - LeGlissementcorrespondauglissementde ladate,siellepeutchangerou siellea changé.124 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 196 196 197 -[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 198 198 199 - Aprèsenregistrement de la créationdumouvement,il vousresteà luiassocier[[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]lesbiens concernés:127 +== Éditer un bordereau de transport == 200 200 201 -[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 129 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement. 130 +Il sert à : 202 202 132 +* lister les biens transportés, 133 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée, 134 +* identifier le transporteur, 135 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement. 203 203 204 - A cestade,on affichela listedesbiensdansl'évènement(sauf ceuxqui auraientété refusés).137 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée. 205 205 206 - Sélectionnezlesbiensconcernés.Si vous ne lesprenezpasTOUS, vouspourrezensuitecréerd'autres mouvementsde sortie.139 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire. 207 207 208 - [[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]141 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : 209 209 210 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi. 143 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**. 144 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils. 145 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**. 211 211 212 - [[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]147 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires). 213 213 214 - ==(%id="cke_bm_8823S"style="display:none"%) (%%)Préciserlesemplacements d'arrivée==149 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 215 215 216 - pardéfautilscontiennentle terme "enmouvement",définidanslatable d'autorité desemplacements151 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 217 217 218 -[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 219 219 220 -(% class="wikigeneratedid" %) 221 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements 154 +== Éditer des étiquettes de transport == 222 222 223 -[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 156 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement. 157 +Elles permettent de : 224 224 225 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée 159 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant, 160 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes), 161 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement. 226 226 227 - [[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]163 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques. 228 228 165 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle. 229 229 230 - == Créerle(ou les)mouvements deretour (entrée)==167 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** : 231 231 232 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement. 169 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**. 170 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils. 171 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**. 233 233 234 - Procédezcommepourlemouvementdesortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29"width="25"]], mais choisissez untype"entrée".173 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 235 235 236 -[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 237 237 238 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 176 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 177 +))) 178 +)))|(% style="width:300px" %)((( 179 +(% class="box" %) 180 +((( 181 +**Sommaire** 239 239 240 -Indiquez la date de retour prévue. 183 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 184 +))) 241 241 242 -[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 186 +(% class="box" %) 187 +((( 188 +**Aller plus loin** 243 243 244 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie). 190 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]] 191 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]] 192 +* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]] 193 +* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]] 194 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]] 195 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]] 196 +))) 245 245 246 -[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 198 +(% class="box" %) 199 +((( 200 +**Icônes principales** 247 247 248 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée). 202 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication 203 + 204 +* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage 205 +))) 206 +))) 249 249 250 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 251 - 252 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement. 253 - 254 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 255 - 256 -= Edition de la fiche de prêt = 257 - 258 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF. 259 - 260 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 261 - 262 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt. 263 - 264 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 265 - 266 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement. 267 - 268 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 269 - 270 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier. 271 - 272 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 273 - 274 -= Suivre l'exécution des mouvements = 275 - 276 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir : 277 - 278 -- ce qui est prévu. 279 - 280 -- ce qui s'est passé. 281 - 282 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées. 283 - 284 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus. 285 - 286 - 287 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 288 - 289 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour. 290 - 291 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées. 292 - 293 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus. 294 - 295 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 296 - 297 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]]. 298 - 299 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien". 300 - 301 - 302 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :** 303 - 304 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie == 305 - 306 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse). 307 - 308 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 309 - 310 -(% style="text-align: center;" %) 311 -Rentrer dans le mouvement à valider. 312 - 313 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 314 - 315 -(% style="text-align: center;" %) 316 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement. 317 - 318 - 319 - 320 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 321 - 322 -(% style="text-align: center;" %) 323 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement. 324 - 325 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 326 - 327 -(% style="text-align: center;" %) 328 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué. 329 - 330 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 331 - 332 -(% style="text-align: center;" %) 333 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué. 334 - 335 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 336 - 337 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien === 338 - 339 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés. 340 - 341 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 342 - 343 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) == 344 - 345 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie. 346 - 347 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement. 348 - 349 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 350 - 351 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien === 352 - 353 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]] 354 - 355 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]] 356 - 357 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 358 - 359 -= Terminer l'évènement = 360 - 361 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements 362 - 363 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours" 364 - 365 -[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 366 - 367 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée //l'état passe de "en cours" à " terminé" 368 - 369 - 370 -[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 371 - 372 - 373 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé) 374 - 375 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne.... 376 - 377 -[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 378 - 379 - 380 -ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation 381 - 382 -[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 383 - 384 - 385 -= Cas particulier : les expositions itinérantes = 386 - 387 -Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements 388 - 389 - 390 -**en recherche** 391 - 392 -[[image:1661267944125-845.png]] 393 - 394 -**ou en affichage dans la vue** de chacune des notices via la vue ensemble (comme dans les biens) 395 - 396 -[[image:1661268044413-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 397 - 398 - 399 -[[image:1661268072458-991.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 208 +
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