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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Prêts pour expositions
1 +Produire les documents contractuels et logistiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,399 +1,202 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
4 4  
5 -= Préparer un prêt pour exposition =
6 -
7 -Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
8 -
9 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
10 -
11 -SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
12 -
13 -[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
14 -
15 -(% class="wikigeneratedid" %)
16 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
17 -
18 -(% class="box infomessage" %)
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
19 19  (((
20 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
21 -)))
6 +Fiches de prêt, book, listes d'oeuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour** encadrer** et **suivre** les opérations.
22 22  
23 -[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
24 -
25 -
26 -== Saisir la notice de l'évènement ==
27 -
28 -Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
29 -
30 -Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
31 -
32 -[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
33 -
34 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
35 -
36 -A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
37 -
38 -l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
39 -
40 -[[image:1650957677840-703.png]]
41 -
42 -[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
43 -
44 -Et voila.
45 -
46 -[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
47 -
48 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
49 -
50 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
51 -
52 -Résultat de la recherche.
53 -
54 -[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
55 -
56 -== Rattacher des biens à l'évènement ==
57 -
58 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
59 -
60 -[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
61 -
62 -Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
63 -
64 -[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
65 -
66 -
67 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
68 -
69 -Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
70 -
71 -(% class="box infomessage" %)
72 -(((
73 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
8 +Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements **s'exportent** automatiquement en **documents prêts à l’usage**, **personnalisables **selon l’identité de l’institution.
74 74  )))
75 75  
76 -[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
77 -
78 -== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
79 -
80 -Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
81 -
82 -[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
83 -
84 -Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
85 -
86 -[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
87 -
88 -(% class="box warningmessage" %)
89 89  (((
90 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
91 -Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
92 -)))
12 += Depuis un évènement =
93 93  
94 -[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
14 +== Éditer la liste d'oeuvres ==
95 95  
96 -== Sélection de bien d'un autre panier ==
16 +La **liste d'oeuvres** est **document récapitulatif** de tous les biens rattachés à l’évènement.
97 97  
98 -[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
18 +Il permet notamment de :
99 99  
100 -[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
20 +* fournir une **vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 +* constituer **une pièce de travail **ou de validation avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 +* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 +* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
101 101  
102 -= Gérer le bien dans l'évènement =
25 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la liste d'oeuvres à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
103 103  
104 -== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
27 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
105 105  
106 -Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
29 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
30 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
31 +1. Sélectionner le modèle de publication **Liste d'oeuvres**.
107 107  
108 -[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
33 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
109 109  
110 -La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
35 +[[image:1756713093052-880.png]]
111 111  
112 -(% class="box infomessage" %)
113 -(((
114 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
115 -)))
116 116  
117 -[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
118 118  
119 -Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
39 +== Éditer le book ==
120 120  
121 -[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
41 +Le **book **est un **document pratique **complet regroupant l’ensemble des biens liés à l’évènement, présenté sous forme de catalogue illustré avec visuels, informations descriptives et données administratives.
122 122  
123 -Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
43 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
124 124  
125 -[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
45 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
126 126  
127 -== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
47 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
48 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
49 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
128 128  
129 -Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
51 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
130 130  
131 -Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
53 +[[image:1756713093052-880.png]]
132 132  
133 -Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
55 +== Éditer la fiche de prêt ==
134 134  
135 -[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
57 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
136 136  
137 -Vous pourrez saisir un motif de refus.
59 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
138 138  
139 -[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
61 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
140 140  
141 -Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
63 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
64 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
65 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
142 142  
143 -[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
67 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
144 144  
145 -== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
69 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 -Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
148 148  
149 -- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
72 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
151 -- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
74 +== Éditer l'arrêté de dépôt ==
152 152  
153 -En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
76 +L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
77 +Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
154 154  
155 -[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
79 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
156 156  
157 -== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
81 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
158 158  
159 -Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
83 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
84 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
85 +1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
160 160  
161 -[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
87 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
162 162  
163 -Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
89 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
165 -[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
166 166  
92 +[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  
168 -== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
169 169  
170 -Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
95 += Depuis un mouvement =
171 171  
172 -[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
97 +== Exporter les listes de colisage ==
173 173  
174 -Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
99 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
175 175  
176 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
101 +Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
177 177  
178 -= Planifier les mouvements =
103 +* les **œuvres** ;
104 +* les **colis liés aux œuvres** ;
105 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
106 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
179 179  
180 -Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
108 +Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
181 181  
182 -== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
110 +(% class="box successmessage" %)
111 +(((
112 +**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
113 +)))
183 183  
184 -Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
115 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 185  
186 186  
187 -[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
118 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
190 190  
191 -[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
121 +== Éditer un bordereau de transport ==
192 192  
193 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
123 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
124 +Il sert à :
194 194  
195 -Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
126 +* lister les biens transportés,
127 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
128 +* identifier le transporteur,
129 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
196 196  
197 -[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
131 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
198 198  
199 -Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
133 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
200 200  
201 -[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
135 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
202 202  
137 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
138 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
139 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
203 203  
204 -A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
141 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
205 205  
206 -Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
143 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 -[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
145 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 209  
210 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
211 211  
212 -[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
148 +== Éditer des étiquettes de transport ==
213 213  
214 -== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
150 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
151 +Elles permettent de :
215 215  
216 -par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
153 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
154 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
155 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
217 217  
218 -[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
157 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
219 219  
220 -(% class="wikigeneratedid" %)
221 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
159 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
222 222  
223 -[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
161 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
224 224  
225 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
163 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
164 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
165 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
226 226  
227 -[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
167 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 228  
229 229  
230 -== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
170 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 +)))
172 +)))|(% style="width:300px" %)(((
173 +(% class="box" %)
174 +(((
175 +**Sommaire**
231 231  
232 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
177 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
178 +)))
233 233  
234 -Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
180 +(% class="box" %)
181 +(((
182 +**Aller plus loin**
235 235  
236 -[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
184 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
185 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
186 +* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
187 +* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
188 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
189 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
190 +)))
237 237  
238 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
192 +(% class="box" %)
193 +(((
194 +**Icônes principales**
239 239  
240 -Indiquez la date de retour prévue.
196 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
197 +
198 +* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
199 +)))
200 +)))
241 241  
242 -[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 -
244 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
245 -
246 -[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
247 -
248 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
249 -
250 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
251 -
252 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
253 -
254 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
255 -
256 -= Edition de la fiche de prêt =
257 -
258 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
259 -
260 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
261 -
262 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
263 -
264 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
265 -
266 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
267 -
268 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 -
270 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
271 -
272 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 -
274 -= Suivre l'exécution des mouvements =
275 -
276 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
277 -
278 -- ce qui est prévu.
279 -
280 -- ce qui s'est passé.
281 -
282 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
283 -
284 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
285 -
286 -
287 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
288 -
289 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
290 -
291 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
292 -
293 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
294 -
295 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
296 -
297 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
298 -
299 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
300 -
301 -
302 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
303 -
304 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
305 -
306 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
307 -
308 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309 -
310 -(% style="text-align: center;" %)
311 -Rentrer dans le mouvement à valider.
312 -
313 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
314 -
315 -(% style="text-align: center;" %)
316 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
317 -
318 -​​​​​​
319 -
320 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
321 -
322 -(% style="text-align: center;" %)
323 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
324 -
325 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
326 -
327 -(% style="text-align: center;" %)
328 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
329 -
330 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
331 -
332 -(% style="text-align: center;" %)
333 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
334 -
335 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
336 -
337 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
338 -
339 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
340 -
341 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
342 -
343 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
344 -
345 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
346 -
347 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
348 -
349 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
350 -
351 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
352 -
353 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
354 -
355 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
356 -
357 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
358 -
359 -= Terminer l'évènement =
360 -
361 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
362 -
363 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
364 -
365 -[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
366 -
367 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
368 -
369 -
370 -[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
371 -
372 -
373 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
374 -
375 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
376 -
377 -[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
378 -
379 -
380 -ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
381 -
382 -[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
383 -
384 -
385 -= Cas particulier : les expositions itinérantes =
386 -
387 -Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements
388 -
389 -
390 -**en recherche**
391 -
392 -[[image:1661267944125-845.png]]
393 -
394 -**ou en affichage dans la vue** de chacune des notices via la vue ensemble (comme dans les biens)
395 -
396 -[[image:1661268044413-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
397 -
398 -
399 -[[image:1661268072458-991.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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