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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/01 09:53
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Prêts pour expositions
1 +Gérer les prêts
Contenu
... ... @@ -1,399 +1,451 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
4 4  
5 -= Préparer un prêt pour exposition =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 6  
7 -Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
8 +On distingue deux types de prêts :
8 8  
9 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
12 +)))
10 10  
11 -SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
14 +(((
15 += Étapes de gestion des prêts =
12 12  
13 -[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
14 -
15 -(% class="wikigeneratedid" %)
16 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
17 -
18 -(% class="box infomessage" %)
17 +(% class="box successmessage" %)
19 19  (((
20 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
19 +**Bonnes pratiques : **
20 +
21 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
21 21  )))
22 22  
23 -[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
27 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
24 24  
29 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 +* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 +)))|(((
34 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
25 25  
26 -== Saisir la notice de l'évènement ==
36 +
37 +)))
38 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 +)))|(((
41 +* Option de préfixe d’évènement
42 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 +Deux options :
27 27  
28 -Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
46 +* Création automatique
47 +* Création manuelle
48 +)))|(((
49 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 +)))|(((
52 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
29 29  
30 -Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
54 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 +)))
56 +|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 +Deux méthodes :
31 31  
32 -[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
59 +* Unitaire
60 +* Par lot
33 33  
34 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
62 +.
63 +)))|(((
64 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 +* Traitement groupé via la liste de résultats
66 +)))|(((
67 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 +)))
69 +|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 +)))|(((
73 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 +* Relocalisation historisée
75 +* Traçabilité dans l’historique de régie
76 +)))|(((
77 +Mouvement de sortie exécuté :
35 35  
36 -A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
79 +* État évènement = **En cours**
80 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
37 37  
38 -l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
82 +Mouvement d'entrée exécuté :
39 39  
40 -[[image:1650957677840-703.png]]
84 +* État évènement = **Terminé**
85 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 +)))
87 +|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
41 41  
42 -[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
90 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 +)))
43 43  
44 -Et voila.
93 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
45 45  
46 -[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
95 +Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
47 47  
48 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
97 +Parmi elles :
49 49  
50 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
99 +* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 +* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
51 51  
52 -Résultat de la recherche.
102 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
53 53  
54 -[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
104 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
55 55  
56 -== Rattacher des biens à l'évènement ==
106 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
57 57  
58 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
109 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
59 59  
60 -[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
111 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 +Pour gérer les retours partiels :
61 61  
62 -Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
114 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 +1. (((
117 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
63 63  
64 -[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
119 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 +)))
121 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
65 65  
66 -
67 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
68 -
69 -Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
70 -
71 71  (% class="box infomessage" %)
72 72  (((
73 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
126 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
74 74  )))
75 75  
76 -[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
129 +== Étape 1 - Créer l'évènement ==
77 77  
78 -== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
131 +(% class="box successmessage" %)
132 +(((
133 +**Bonnes pratiques : **
79 79  
80 -Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
135 +* Champs à renseigner à minima : 
136 +** **Type** : Exposition
137 +** **Sous-Type** : Prêt
138 +** **Organisme de destination**
139 +** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 +* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 +* (((
142 +**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
143 +Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
81 81  
82 -[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
145 +* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
146 +* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
147 +)))
148 +)))
83 83  
84 -Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
150 +[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
86 -[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
87 87  
88 -(% class="box warningmessage" %)
89 -(((
90 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
91 -Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
92 -)))
153 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
94 -[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
95 95  
96 -== Sélection de bien d'un autre panier ==
156 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
99 99  
100 -[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
159 +[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -= Gérer le bien dans l'évènement =
161 +== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
103 103  
104 -== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
163 +(% class="box successmessage" %)
164 +(((
165 +**Bonnes pratiques : **
105 105  
106 -Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
167 +* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
168 +* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
169 +)))
107 107  
108 -[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
109 109  
110 -La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
173 +[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 -(% class="box infomessage" %)
113 -(((
114 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
115 -)))
116 116  
117 -[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
176 +[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 -Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
120 120  
121 -[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
179 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
123 -Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
124 124  
125 -[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
182 +[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 -== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
128 128  
129 -Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
185 +[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 -Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
132 132  
133 -Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
188 +== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
134 134  
135 -[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
190 +(% class="box successmessage" %)
191 +(((
192 +Bonnes pratiques :
136 136  
137 -Vous pourrez saisir un motif de refus.
194 +* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
195 +* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
196 +)))
138 138  
139 -[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 +>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
140 140  
141 -Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
200 +[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
143 -[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
144 144  
145 -== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
203 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
147 -Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
148 148  
149 -- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
206 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
151 -- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
152 152  
153 -En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
209 +[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 -[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 156  
157 -== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
212 +[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 -Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
160 160  
161 -[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
215 +[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 162  
163 -Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
164 164  
165 -[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 166  
167 167  
168 -== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
221 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
169 169  
170 -Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
223 +(% class="box successmessage" %)
224 +(((
225 +Bonnes pratiques :
171 171  
172 -[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
227 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
173 173  
174 -Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
229 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
175 175  
176 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
231 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
232 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
233 +)))
177 177  
178 -= Planifier les mouvements =
235 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
236 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
179 179  
180 -Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
238 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 -== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
183 183  
184 -Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
241 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
185 185  
243 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
186 186  
187 -[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
188 188  
189 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
249 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
250 +* (((
251 +Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
190 190  
191 -[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
253 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
254 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
255 +)))
256 +)))
192 192  
193 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
258 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 194  
195 -Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
196 196  
197 -[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
261 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 198  
199 -Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
200 200  
201 -[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
264 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202 202  
203 203  
204 -A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
267 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205 205  
206 -Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
207 207  
208 -[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
270 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 209  
210 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
211 211  
212 -[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
213 213  
214 -== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
275 +(% class="box infomessage" %)
276 +(((
277 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
215 215  
216 -par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
279 +* (((
280 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
217 217  
218 -[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
282 +* la **localisation temporaire** disparaît,
283 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
284 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
219 219  
220 -(% class="wikigeneratedid" %)
221 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
222 222  
223 -[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
224 224  
225 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
288 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
289 +)))
290 +)))
226 226  
227 -[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
292 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 228  
229 229  
230 -== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
295 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 231  
232 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
233 233  
234 -Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
298 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 235  
236 -[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
237 237  
238 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
301 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 239  
240 -Indiquez la date de retour prévue.
241 241  
242 -[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
304 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 243  
244 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
245 245  
246 -[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
307 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
247 247  
248 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
309 +(% class="box infomessage" %)
310 +(((
311 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
249 249  
250 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
313 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
314 +* (((
315 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
251 251  
252 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
317 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
318 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
319 +)))
320 +)))
253 253  
254 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
322 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 -= Edition de la fiche de prêt =
257 257  
258 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
325 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 259  
260 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
261 261  
262 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
328 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 263  
264 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
265 265  
266 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
331 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 267  
268 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
269 269  
270 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
334 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 271  
272 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 273  
274 -= Suivre l'exécution des mouvements =
337 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
275 275  
276 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
339 +(% class="box successmessage" %)
340 +(((
341 +**Bonnes pratiques : **
277 277  
278 -- ce qui est prévu.
343 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
344 +)))
279 279  
280 -- ce qui s'est passé.
346 +(% class="box infomessage" %)
347 +(((
348 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
349 +)))
281 281  
282 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
351 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 283  
284 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
285 285  
354 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 286  
287 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
288 288  
289 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
357 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 290  
291 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
292 292  
293 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
294 294  
295 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
296 296  
297 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
298 298  
299 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
300 300  
301 301  
302 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
303 303  
304 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
305 305  
306 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
307 307  
308 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
309 309  
310 -(% style="text-align: center;" %)
311 -Rentrer dans le mouvement à valider.
312 312  
313 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
370 +
371 +)))
372 +)))|(% style="width:300px" %)(((
373 +(% class="box" %)
374 +(((
375 +**Sommaire**
314 314  
315 -(% style="text-align: center;" %)
316 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
377 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
378 +)))
317 317  
318 -​​​​​​
380 +(% class="box" %)
381 +(((
382 +**Aller plus loin**
319 319  
320 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
384 +* Gérer les évènements
385 +* Saisir un évènement
386 +* Planifier les mouvements
387 +* Gérer les expositions itinérantes
388 +* Utiliser l'export GAM3
389 +)))
321 321  
322 -(% style="text-align: center;" %)
323 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
391 +(% class="box" %)
392 +(((
393 +**Icônes principales**
324 324  
325 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
395 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
396 +
397 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
398 +
399 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
400 +
401 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
402 +
403 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
404 +
405 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
406 +)))
407 +)))
326 326  
327 -(% style="text-align: center;" %)
328 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
329 329  
330 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
331 331  
332 -(% style="text-align: center;" %)
333 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
334 334  
335 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
336 336  
337 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
338 338  
339 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
340 340  
341 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
342 342  
343 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
344 344  
345 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
346 346  
347 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
348 348  
349 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
350 350  
351 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
352 352  
353 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
354 354  
355 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
356 356  
357 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
358 358  
359 -= Terminer l'évènement =
360 360  
361 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
362 362  
363 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
364 364  
365 -[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
366 366  
367 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
368 368  
369 369  
370 -[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
371 371  
372 372  
373 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
374 374  
375 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
376 376  
377 -[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
378 378  
379 379  
380 -ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
381 381  
382 -[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
383 383  
384 384  
385 -= Cas particulier : les expositions itinérantes =
386 386  
387 -Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements
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