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modifié par Doriane Bautista
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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,397 +3,422 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier, suivre et historiser l’ensemble des flux liés à la valorisation des collections du musée dans d'autres institutions.
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
9 -
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
8 +On distingue deux types de prêts : les prêts pour exposition et les prêts autres que pour exposition plus ponctuels (colloques, séminaires, soirées, etc.).
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
12 +
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
14 +
15 +)))
16 +)))|(% style="width:300px" %)(((
17 +(% class="box" %)
18 18  (((
19 -**Bonnes pratiques : **
20 -
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
19 +**Sommaire**
25 25  )))
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
22 +(% class="box" %)
23 +(((
24 +**Aller plus loin**
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
26 +* Gérer les évènements
27 +* Saisir un évènement
28 +* Planifier les mouvements
29 +* Gérer les expositions itinérantes
30 +* Utiliser l'export GAM3
31 +)))
35 35  
36 -
33 +(% class="box" %)
34 +(((
35 +**Icônes principales**
37 37  )))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
37 +)))
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Traçabilité dans l’historique de régie
75 -)))|(((
76 -Mouvement de sortie exécuté :
77 77  
78 -* État évènement = **En cours**
79 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
43 += Préparer un prêt pour exposition =
80 80  
81 -Mouvement d'entrée exécuté :
45 +Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
82 82  
83 -* État évènement = **Terminé**
84 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
85 -)))
86 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
87 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
47 +== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
88 88  
89 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
49 +SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
50 +
51 +[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
52 +
53 +(% class="wikigeneratedid" %)
54 +SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
55 +
56 +(% class="box infomessage" %)
57 +(((
58 +il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
90 90  )))
91 91  
92 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
61 +[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
93 93  
94 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
95 95  
96 -Parmi elles :
64 +== Saisir la notice de l'évènement ==
97 97  
98 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
99 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
66 +Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
100 100  
101 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
68 +Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
102 102  
103 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
70 +[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
104 104  
105 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
106 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
72 +La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
107 107  
108 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
74 +A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
109 109  
110 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
111 -Pour gérer les retours partiels :
76 +l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
112 112  
113 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
114 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
115 -1. (((
116 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
78 +[[image:1650957677840-703.png]]
117 117  
118 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
119 -)))
120 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
121 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
80 +[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
122 122  
82 +Et voila.
83 +
84 +[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
85 +
86 +Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
87 +
88 +[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
89 +
90 +Résultat de la recherche.
91 +
92 +[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
93 +
94 +== Rattacher des biens à l'évènement ==
95 +
96 +Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
97 +
98 +[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
99 +
100 +Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
101 +
102 +[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
103 +
104 +
105 +[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
106 +
107 +Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
108 +
123 123  (% class="box infomessage" %)
124 124  (((
125 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
111 +A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
126 126  )))
127 127  
128 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
114 +[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
129 129  
130 -(% class="box successmessage" %)
131 -(((
132 -**Bonnes pratiques : **
116 +== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
133 133  
134 -* Champs à renseigner à minima : 
135 -** **Type** : Exposition
136 -** **Sous-Type** : Prêt
137 -** **Organisme de destination**
138 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
139 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
140 -* (((
141 -**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
142 -Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
118 +Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
143 143  
144 -* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
145 -* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
120 +[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
121 +
122 +Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
123 +
124 +[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
125 +
126 +(% class="box warningmessage" %)
127 +(((
128 +Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
129 +Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
146 146  )))
147 -)))
148 148  
149 -[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 +[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
150 150  
134 +== Sélection de bien d'un autre panier ==
151 151  
152 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 +[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
153 153  
138 +[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
154 154  
155 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 += Gérer le bien dans l'évènement =
156 156  
142 +== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
157 157  
158 -[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
159 159  
160 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
146 +[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
161 161  
162 -(% class="box successmessage" %)
163 -(((
164 -**Bonnes pratiques : **
148 +La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
165 165  
166 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
167 -* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
150 +(% class="box infomessage" %)
151 +(((
152 +Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
168 168  )))
169 169  
170 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
155 +[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171 171  
172 -[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
173 173  
159 +[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
174 174  
175 -[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 +Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
176 176  
163 +[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
177 177  
178 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
179 179  
167 +Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
180 180  
181 -[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
182 182  
171 +Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
183 183  
184 -[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
185 185  
175 +Vous pourrez saisir un motif de refus.
186 186  
187 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
177 +[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
188 188  
189 -(% class="box successmessage" %)
190 -(((
191 -Bonnes pratiques :
179 +Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
192 192  
193 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
194 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
195 -)))
181 +[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
196 196  
197 ->(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
183 +== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
198 198  
199 -[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 +Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
200 200  
187 +- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
201 201  
202 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 +- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
203 203  
191 +En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
204 204  
205 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 +[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
206 206  
195 +== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
207 207  
208 -[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 +Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
209 209  
199 +[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
210 210  
211 -[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 +Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
212 212  
203 +[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
213 213  
214 -[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 215  
206 +== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
216 216  
217 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 +Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
218 218  
210 +[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
219 219  
220 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
212 +Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
221 221  
222 -(% class="box successmessage" %)
223 -(((
224 -Bonnes pratiques :
214 +[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
225 225  
226 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
216 += Planifier les mouvements =
227 227  
228 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
218 +Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
229 229  
230 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
231 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
232 -)))
220 +== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
233 233  
234 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
235 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
222 +Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
236 236  
237 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 238  
225 +[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
239 239  
240 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
227 +Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
241 241  
242 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
229 +[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 243  
244 -(% class="box infomessage" %)
245 -(((
246 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
231 +Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
247 247  
248 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
249 -* (((
250 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
233 +Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
251 251  
252 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
253 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
254 -)))
255 -)))
235 +[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
256 256  
257 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 +Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
258 258  
239 +[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
259 259  
260 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 261  
242 +A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
262 262  
263 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 +Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
264 264  
246 +[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
265 265  
266 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 +Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
267 267  
250 +[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
268 268  
269 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 +== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
270 270  
254 +par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
271 271  
272 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
256 +[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 273  
274 -(% class="box infomessage" %)
275 -(((
276 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
258 +(% class="wikigeneratedid" %)
259 +il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
277 277  
278 -* (((
279 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
261 +[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
280 280  
281 -* la **localisation temporaire** disparaît,
282 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
283 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
263 +Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
284 284  
265 +[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
285 285  
286 286  
287 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
288 -)))
289 -)))
268 +== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
290 290  
291 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 +Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
292 292  
272 +Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
293 293  
294 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 +[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
295 295  
276 +[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
296 296  
297 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 +Indiquez la date de retour prévue.
298 298  
280 +[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
299 299  
300 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 +Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
301 301  
284 +[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
302 302  
303 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 +Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
304 304  
288 +[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
305 305  
306 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
290 +Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
307 307  
308 -(% class="box infomessage" %)
309 -(((
310 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
292 +[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
311 311  
312 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
313 -* (((
314 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
294 += Edition de la fiche de prêt =
315 315  
316 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
317 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
318 -)))
319 -)))
296 +A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
320 320  
321 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 +[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
322 322  
300 +Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
323 323  
324 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302 +[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
325 325  
304 +Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
326 326  
327 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
328 328  
308 +Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
329 329  
330 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310 +[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
331 331  
312 += Suivre l'exécution des mouvements =
332 332  
333 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 +Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
334 334  
316 +- ce qui est prévu.
335 335  
336 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
318 +- ce qui s'est passé.
337 337  
338 -(% class="box successmessage" %)
339 -(((
340 -**Bonnes pratiques : **
320 +Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
341 341  
342 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
343 -)))
322 +Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
344 344  
345 -(% class="box infomessage" %)
346 -(((
347 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
348 -)))
349 349  
350 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 +[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
351 351  
327 +Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
352 352  
353 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 +Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
354 354  
331 +Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
355 355  
356 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 +[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
357 357  
335 +Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
358 358  
337 +Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
359 359  
360 -
361 -)))
362 -)))|(% style="width:300px" %)(((
363 -(% class="box" %)
364 -(((
365 -**Sommaire**
366 366  
367 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
368 -)))
340 +Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
369 369  
370 -(% class="box" %)
371 -(((
372 -**Aller plus loin**
342 +== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
373 373  
374 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
375 -* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
376 -* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
377 -* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
378 -* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
379 -)))
344 +Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
380 380  
381 -(% class="box" %)
382 -(((
383 -**Icônes principales**
346 +[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
384 384  
385 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
386 -
387 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
388 -
389 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
390 -
391 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
392 -
393 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
394 -
395 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
396 -)))
397 -)))
348 +(% style="text-align: center;" %)
349 +Rentrer dans le mouvement à valider.
398 398  
351 +[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 +
353 +(% style="text-align: center;" %)
354 +Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
355 +
356 +​​​​​​
357 +
358 +[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
359 +
360 +(% style="text-align: center;" %)
361 +Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
362 +
363 +[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
364 +
365 +(% style="text-align: center;" %)
366 +Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
367 +
368 +[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
369 +
370 +(% style="text-align: center;" %)
371 +Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
372 +
373 +[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
374 +
375 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
376 +
377 +Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
378 +
379 +[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
380 +
381 +== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
382 +
383 +On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
384 +
385 +A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
386 +
387 +[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
388 +
389 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
390 +
391 +Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
392 +
393 +Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
394 +
395 +[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 +
397 += Terminer l'évènement =
398 +
399 +Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
400 +
401 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
402 +
403 +[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
404 +
405 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
406 +
407 +
408 +[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
409 +
410 +
411 +Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
412 +
413 +Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
414 +
415 +[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
416 +
417 +
418 +ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
419 +
420 +[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
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