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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -12,7 +12,7 @@
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
15 += Étapes de gestion des prêts =
16 16  
17 17  (% class="box successmessage" %)
18 18  (((
... ... @@ -29,7 +29,7 @@
29 29  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 30  |**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 31  * Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
32 +* Renseigner au minimum : type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 33  )))|(((
34 34  La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
35 35  
... ... @@ -53,7 +53,7 @@
53 53  
54 54  La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 55  )))
56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
56 +|**5. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 57  Deux méthodes :
58 58  
59 59  * Unitaire
... ... @@ -66,7 +66,7 @@
66 66  )))|(((
67 67  Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 68  )))
69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
69 +|**6. Gérer les états d’avancement**|(((
70 70  * Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 71  * Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 72  )))|(((
... ... @@ -84,7 +84,7 @@
84 84  * État évènement = **Terminé**
85 85  * **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 86  )))
87 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
87 +|**7. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 88  Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
89 89  
90 90  Vérifier la complétude des notices avant publication.
... ... @@ -92,15 +92,8 @@
92 92  
93 93  = Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
94 94  
95 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
95 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
96 96  
97 -Parmi elles :
98 -
99 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
101 -
102 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
103 -
104 104  Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
105 105  
106 106  * certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
... ... @@ -126,275 +126,120 @@
126 126  De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
127 127  )))
128 128  
129 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
130 130  
131 -(% class="box successmessage" %)
132 -(((
133 -**Bonnes pratiques : **
134 134  
135 -* Champs à renseigner à minima : 
136 -** **Type** : Exposition
137 -** **Sous-Type** : Prêt
138 -** **Organisme de destination**
139 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 -* (((
142 -**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
143 -Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
144 144  
145 -* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
146 -* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
147 -)))
148 -)))
149 149  
150 -[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
152 152  
153 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 155  
156 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
158 158  
159 -[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
162 162  
163 -(% class="box successmessage" %)
164 -(((
165 -**Bonnes pratiques : **
166 166  
167 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
168 -* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
169 -)))
170 170  
171 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
172 172  
173 -[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 175  
176 -[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 178  
179 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  
181 -
182 -[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 -
184 -
185 -[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 -
187 -
188 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
189 -
190 -(% class="box successmessage" %)
191 -(((
192 -Bonnes pratiques :
193 -
194 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
195 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
142 +
196 196  )))
197 -
198 ->(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
199 -
200 -[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 -
202 -
203 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 -
205 -
206 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 -
208 -
209 -[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 -
211 -
212 -[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 -
214 -
215 -[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216 -
217 -
218 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 -
220 -
221 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
222 -
223 -(% class="box successmessage" %)
144 +)))|(% style="width:300px" %)(((
145 +(% class="box" %)
224 224  (((
225 -Bonnes pratiques :
226 -
227 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
228 -
229 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
230 -
231 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
232 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
147 +**Sommaire**
233 233  )))
234 234  
235 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
236 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
237 -
238 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 -
240 -
241 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
242 -
243 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
244 -
245 -(% class="box infomessage" %)
150 +(% class="box" %)
246 246  (((
247 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
152 +**Aller plus loin**
248 248  
249 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
250 -* (((
251 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
252 -
253 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
254 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
154 +* Gérer les évènements
155 +* Saisir un évènement
156 +* Planifier les mouvements
157 +* Gérer les expositions itinérantes
158 +* Utiliser l'export GAM3
255 255  )))
256 -)))
257 257  
258 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 -
260 -
261 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 -
263 -
264 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 -
266 -
267 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268 -
269 -
270 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 -
272 -
273 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
274 -
275 -(% class="box infomessage" %)
161 +(% class="box" %)
276 276  (((
277 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
278 -
279 -* (((
280 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
281 -
282 -* la **localisation temporaire** disparaît,
283 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
284 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
285 -
286 -
287 -
288 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
163 +**Icônes principales**
289 289  )))
290 290  )))
291 291  
292 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293 293  
294 294  
295 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +
296 296  
171 +
297 297  
298 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +
299 299  
300 300  
301 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 +
302 302  
178 +
303 303  
304 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +
305 305  
182 +
306 306  
307 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
184 +
308 308  
309 -(% class="box infomessage" %)
310 -(((
311 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
186 +
312 312  
313 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
314 -* (((
315 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
188 +
316 316  
317 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
318 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
319 -)))
320 -)))
190 +
321 321  
322 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +
323 323  
194 +
324 324  
325 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 326  
197 +
327 327  
328 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +
329 329  
201 +
330 330  
331 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 +
332 332  
205 +
333 333  
334 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 335  
336 336  
337 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
338 338  
339 -(% class="box successmessage" %)
340 -(((
341 -**Bonnes pratiques : **
342 342  
343 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
344 -)))
211 +
345 345  
346 -(% class="box infomessage" %)
347 -(((
348 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
349 -)))
213 +
350 350  
351 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
352 352  
216 +
353 353  
354 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 +
355 355  
220 +
356 356  
357 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
358 358  
223 +
359 359  
225 +
360 360  
361 361  
362 -)))
363 -)))|(% style="width:300px" %)(((
364 -(% class="box" %)
365 -(((
366 -**Sommaire**
367 367  
368 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
369 -)))
229 +
370 370  
371 -(% class="box" %)
372 -(((
373 -**Aller plus loin**
231 +​​​​​​
374 374  
375 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
376 -* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
377 -* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
378 -* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
379 -* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
380 -)))
233 +
381 381  
382 -(% class="box" %)
383 -(((
384 -**Icônes principales**
385 -
386 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
387 387  
388 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
389 -
390 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
391 -
392 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
393 -
394 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
395 -
396 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
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