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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
Depuis la version 14.2
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/01 09:55
Commentaire de modification : Update document after refactoring.
À la version 1.8
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/02 11:18
Commentaire de modification : Update document after refactoring.

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les prêts
1 +Les prêts pour expositions
Contenu
... ... @@ -1,400 +1,462 @@
1 -(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
5 += Préparer un prêt pour exposition =
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
7 +Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
9 9  
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
12 -)))
9 +== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
13 13  
14 -(((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
11 +SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
18 -(((
19 -**Bonnes pratiques : **
13 +(% style="text-align:center" %)
14 +[[image:1650957381025-228.png||class="img-thumbnail"]]
20 20  
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
16 +(% class="wikigeneratedid" %)
17 +SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
18 +
19 +(% class="box infomessage" %)
20 +(((
21 +il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
25 25  )))
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
24 +(% style="text-align:center" %)
25 +[[image:2021-12-23_18h00_41.png||class="img-thumbnail"]]
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
35 35  
36 -
37 -)))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
28 +== Saisir la notice de l'évènement ==
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
30 +Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
32 +Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
34 +(% style="text-align:center" %)
35 +[[image:2021-12-23_18h03_14.png||class="img-thumbnail" height="517" width="742"]]
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 -* Traçabilité dans l’historique de régie
76 -)))|(((
77 -Mouvement de sortie exécuté :
37 +La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
78 78  
79 -* État évènement = **En cours**
80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
39 +A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
81 81  
82 -Mouvement d'entrée exécuté :
41 +l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
83 83  
84 -* État évènement = **Terminé**
85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 -)))
87 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
43 +[[image:1650957677840-703.png]]
89 89  
90 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 -)))
45 +(% style="text-align:center" %)
46 +[[image:2021-12-23_18h08_15.png||class="img-thumbnail"]]
92 92  
93 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
48 +Et voila.
94 94  
95 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
50 +(% style="text-align:center" %)
51 +[[image:1650957777437-774.png||class="img-thumbnail"]]
96 96  
97 -Parmi elles :
53 +Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
98 98  
99 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
55 +(% style="text-align:center" %)
56 +[[image:2021-12-23_18h13_05.png||class="img-thumbnail"]]
101 101  
102 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
58 +Résultat de la recherche.
103 103  
104 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
60 +(% style="text-align:center" %)
61 +[[image:1650957831657-964.png||class="img-thumbnail"]]
105 105  
106 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
63 +== Rattacher des biens à l'évènement ==
108 108  
109 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
65 +Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
110 110  
111 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 -Pour gérer les retours partiels :
67 +(% style="text-align:center" %)
68 +[[image:1650957904185-838.png||class="img-thumbnail"]]
113 113  
114 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 -1. (((
117 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
70 +Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
118 118  
119 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 -)))
121 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
72 +(% style="text-align:center" %)
73 +[[image:2021-12-28_09h33_00.png||class="img-thumbnail"]]
123 123  
75 +
76 +(% style="text-align:center" %)
77 +[[image:2021-12-28_09h33_22.png||class="img-thumbnail"]]
78 +
79 +Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
80 +
124 124  (% class="box infomessage" %)
125 125  (((
126 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
83 +A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
127 127  )))
128 128  
129 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
86 +(% style="text-align:center" %)
87 +[[image:1650957968048-781.png||class="img-thumbnail"]]
130 130  
131 -(% class="box successmessage" %)
132 -(((
133 -**Bonnes pratiques : **
89 +== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
134 134  
135 -* Champs à renseigner à minima : 
136 -** **Type** : Exposition
137 -** **Sous-Type** : Prêt
138 -** **Organisme de destination**
139 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 -* (((
142 -**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
143 -Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
91 +Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
144 144  
145 -* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
146 -* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
93 +(% style="text-align:center" %)
94 +[[image:2021-12-28_09h37_20.png||class="img-thumbnail"]]
95 +
96 +Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
97 +
98 +(% style="text-align:center" %)
99 +[[image:1650958045708-292.png||class="img-thumbnail"]]
100 +
101 +(% class="box warningmessage" %)
102 +(((
103 +Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
104 +Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
147 147  )))
148 -)))
149 149  
150 -[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +(% style="text-align:center" %)
108 +[[image:2021-12-28_09h49_02.png||class="img-thumbnail"]]
151 151  
110 +== Sélection de bien d'un autre panier ==
152 152  
153 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 +[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
154 154  
114 +(% style="text-align:center" %)
115 +[[image:1661177989546-261.png||class="img-thumbnail"]]
155 155  
156 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 += Gérer le bien dans l'évènement =
157 157  
119 +== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
158 158  
159 -[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
160 160  
161 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
123 +(% style="text-align:center" %)
124 +[[image:2021-12-28_09h52_43.png||class="img-thumbnail"]]
162 162  
163 -(% class="box successmessage" %)
164 -(((
165 -**Bonnes pratiques : **
126 +La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
166 166  
167 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
168 -* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
128 +(% class="box infomessage" %)
129 +(((
130 +Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
169 169  )))
170 170  
171 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
133 +(% style="text-align:center" %)
134 +[[image:2021-12-28_09h54_58.png||class="img-thumbnail"]]
172 172  
173 -[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 +Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
174 174  
138 +(% style="text-align:center" %)
139 +[[image:2021-12-28_10h00_31.png||class="img-thumbnail"]]
175 175  
176 -[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 +Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
177 177  
143 +(% style="text-align:center" %)
144 +[[image:2021-12-28_10h05_45.png||class="img-thumbnail"]]
178 178  
179 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 +== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
180 180  
148 +Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
181 181  
182 -[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 +Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
183 183  
152 +Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
184 184  
185 -[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 +(% style="text-align:center" %)
155 +[[image:1650958684226-701.png||class="img-thumbnail"]]
186 186  
157 +Vous pourrez saisir un motif de refus.
187 187  
188 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
159 +(% style="text-align:center" %)
160 +[[image:1650958757113-343.png||class="img-thumbnail"]]
189 189  
190 -(% class="box successmessage" %)
191 -(((
192 -Bonnes pratiques :
162 +Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
193 193  
194 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
195 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
196 -)))
164 +(% style="text-align:center" %)
165 +[[image:1650958846865-324.png||class="img-thumbnail"]]
197 197  
198 ->(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
167 +== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
199 199  
200 -[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
201 201  
171 +- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
202 202  
203 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
204 204  
175 +En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
205 205  
206 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +(% style="text-align:center" %)
178 +[[image:2021-12-28_10h32_39.png||class="img-thumbnail"]]
207 207  
180 +== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
208 208  
209 -[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 +Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
210 210  
184 +(% style="text-align:center" %)
185 +[[image:1650958146771-192.png||class="img-thumbnail"]]
211 211  
212 -[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 +Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
213 213  
189 +(% style="text-align:center" %)
190 +[[image:2021-12-28_10h39_04.png||class="img-thumbnail"]]
214 214  
215 -[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216 216  
193 +== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
217 217  
218 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 +Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
219 219  
197 +(% style="text-align:center" %)
198 +[[image:1650958909875-103.png||class="img-thumbnail"]]
220 220  
221 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
200 +Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
222 222  
223 -(% class="box successmessage" %)
224 -(((
225 -Bonnes pratiques :
202 +(% style="text-align:center" %)
203 +[[image:2021-12-28_10h51_05.png||class="img-thumbnail"]]
226 226  
227 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
205 += Planifier les mouvements =
228 228  
229 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
207 +Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
230 230  
231 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
232 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
233 -)))
209 +== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
234 234  
235 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
236 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
211 +Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
237 237  
238 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 239  
214 +(% style="text-align:center" %)
215 +[[image:1650958988230-860.png||class="img-thumbnail"]]
240 240  
241 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
217 +Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
242 242  
243 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
219 +(% style="text-align:center" %)
220 +[[image:2021-12-28_10h58_24.png||class="img-thumbnail"]]
244 244  
245 -(% class="box infomessage" %)
246 -(((
247 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
222 +Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
248 248  
249 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
250 -* (((
251 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
224 +Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
252 252  
253 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
254 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
255 -)))
256 -)))
226 +(% style="text-align:center" %)
227 +[[image:1650959095893-721.png]]
257 257  
258 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
259 259  
231 +(% style="text-align:center" %)
232 +[[image:1650959160383-636.png||class="img-thumbnail"]]
260 260  
261 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 262  
235 +A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
263 263  
264 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 +Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
265 265  
239 +(% style="text-align:center" %)
240 +[[image:2021-12-28_11h13_12.png||class="img-thumbnail"]]
266 266  
267 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 +Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
268 268  
244 +(% style="text-align:center" %)
245 +[[image:1650959240491-310.png||class="img-thumbnail"]]
269 269  
270 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 +== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
271 271  
249 +par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
272 272  
273 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
251 +(% style="text-align:center" %)
252 +[[image:1650959554857-316.png||class="img-thumbnail"]]
274 274  
275 -(% class="box infomessage" %)
276 -(((
277 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
254 +(% class="wikigeneratedid" %)
255 +il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
278 278  
279 -* (((
280 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
257 +(% style="text-align:center" %)
258 +[[image:1650959618620-655.png||class="img-thumbnail"]]
281 281  
282 -* la **localisation temporaire** disparaît,
283 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
284 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
260 +Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
285 285  
262 +(% style="text-align:center" %)
263 +[[image:1650959884084-179.png||class="img-thumbnail"]]
286 286  
287 287  
288 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
289 -)))
290 -)))
266 +== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
291 291  
292 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268 +Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
293 293  
270 +Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
294 294  
295 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 +(% style="text-align:center" %)
273 +[[image:1650959305809-926.png||class="img-thumbnail"]]
296 296  
275 +(% style="text-align:center" %)
276 +[[image:2021-12-28_11h46_54.png||class="img-thumbnail"]]
297 297  
298 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 +Indiquez la date de retour prévue.
299 299  
280 +(% style="text-align:center" %)
281 +[[image:1650959355730-350.png||class="img-thumbnail"]]
300 300  
301 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 +Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
302 302  
285 +(% style="text-align:center" %)
286 +[[image:1650960192067-865.png]]
303 303  
304 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 +Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
305 305  
290 +(% style="text-align:center" %)
291 +[[image:2021-12-28_11h57_13.png]]
306 306  
307 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
293 +Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
308 308  
309 -(% class="box infomessage" %)
310 -(((
311 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
295 +(% style="text-align:center" %)
296 +[[image:2021-12-28_11h59_33.png||class="img-thumbnail"]]
312 312  
313 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
314 -* (((
315 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
298 += Edition de la fiche de prêt =
316 316  
317 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
318 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
319 -)))
320 -)))
300 +A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
321 321  
322 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302 +(% style="text-align:center" %)
303 +[[image:2021-12-28_12h02_32.png||class="img-thumbnail"]]
323 323  
305 +Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
324 324  
325 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 +(% style="text-align:center" %)
308 +[[image:2021-12-28_12h00_54.png||class="img-thumbnail"]]
326 326  
310 +Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
327 327  
328 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 +(% style="text-align:center" %)
313 +[[image:2021-12-28_12h05_10.png||class="img-thumbnail"]]
329 329  
315 +Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
330 330  
331 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 +(% style="text-align:center" %)
318 +[[image:2021-12-28_12h09_22.png||class="img-thumbnail"]]
332 332  
320 += Suivre l'exécution des mouvements =
333 333  
334 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322 +Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
335 335  
324 +- ce qui est prévu.
336 336  
337 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
326 +- ce qui s'est passé.
338 338  
339 -(% class="box successmessage" %)
340 -(((
341 -**Bonnes pratiques : **
328 +Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
342 342  
343 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
344 -)))
330 +Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
345 345  
346 -(% class="box infomessage" %)
347 -(((
348 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
349 -)))
350 350  
351 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 +(% style="text-align:center" %)
334 +[[image:2021-12-28_12h13_15.png||class="img-thumbnail"]]
352 352  
336 +Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
353 353  
354 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 +Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
355 355  
340 +Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
356 356  
357 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 +(% style="text-align:center" %)
343 +[[image:2021-12-28_12h20_10.png||class="img-thumbnail"]]
358 358  
345 +Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
359 359  
347 +Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
360 360  
361 -
362 -)))
363 -)))|(% style="width:300px" %)(((
364 -(% class="box" %)
365 -(((
366 -**Sommaire**
367 367  
368 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
369 -)))
350 +Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
370 370  
371 -(% class="box" %)
372 -(((
373 -**Aller plus loin**
352 +== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
374 374  
375 -* Gérer les évènements
376 -* Saisir un évènement
377 -* Planifier les mouvements
378 -* Gérer les expositions itinérantes
379 -* Utiliser l'export GAM3
380 -)))
354 +Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
381 381  
382 -(% class="box" %)
383 -(((
384 -**Icônes principales**
356 +(% style="text-align:center" %)
357 +[[image:2021-12-28_12h21_44.png||class="img-thumbnail"]]
385 385  
386 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
387 -
388 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
389 -
390 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
391 -
392 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
393 -
394 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
395 -
396 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
397 -)))
398 -)))
359 +(% style="text-align: center;" %)
360 +Rentrer dans le mouvement à valider.
399 399  
400 -
362 +(% style="text-align:center" %)
363 +[[image:2021-12-28_12h32_54.png||class="img-thumbnail"]]
364 +
365 +(% style="text-align: center;" %)
366 +Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
367 +
368 +​​​​​​
369 +
370 +(% style="text-align:center" %)
371 +[[image:2021-12-28_12h35_09.png||class="img-thumbnail"]]
372 +
373 +(% style="text-align: center;" %)
374 +Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
375 +
376 +(% style="text-align:center" %)
377 +[[image:2021-12-28_12h35_37.png||class="img-thumbnail"]]
378 +
379 +(% style="text-align: center;" %)
380 +Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
381 +
382 +(% style="text-align:center" %)
383 +[[image:2021-12-28_12h37_43.png||class="img-thumbnail"]]
384 +
385 +(% style="text-align: center;" %)
386 +Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
387 +
388 +(% style="text-align:center" %)
389 +[[image:2021-12-28_12h39_51.png||class="img-thumbnail"]]
390 +
391 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
392 +
393 +Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
394 +
395 +(% style="text-align:center" %)
396 +[[image:2021-12-28_12h42_23.png||class="img-thumbnail"]]
397 +
398 +== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
399 +
400 +On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
401 +
402 +A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
403 +
404 +(% style="text-align:center" %)
405 +[[image:2021-12-28_15h08_00.png||class="img-thumbnail"]]
406 +
407 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
408 +
409 +Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
410 +
411 +Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
412 +
413 +(% style="text-align:center" %)
414 +[[image:2021-12-28_15h28_53.png||class="img-thumbnail"]]
415 +
416 += Terminer l'évènement =
417 +
418 +Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
419 +
420 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
421 +
422 +(% style="text-align:center" %)
423 +[[image:1661267066919-264.png||class="img-thumbnail"]]
424 +
425 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
426 +
427 +
428 +(% style="text-align:center" %)
429 +[[image:1661267184554-933.png||class="img-thumbnail"]]
430 +
431 +
432 +Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
433 +
434 +Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
435 +
436 +(% style="text-align:center" %)
437 +[[image:1661267396427-306.png||class="img-thumbnail"]]
438 +
439 +
440 +ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
441 +
442 +(% style="text-align:center" %)
443 +[[image:1661267548612-173.png||class="img-thumbnail"]]
444 +
445 +
446 += Cas particulier : les expositions itinérantes =
447 +
448 +Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements
449 +
450 +
451 +**en recherche**
452 +
453 +[[image:1661267944125-845.png]]
454 +
455 +**ou en affichage dans la vue** de chacune des notices via la vue ensemble (comme dans les biens)
456 +
457 +(% style="text-align:center" %)
458 +[[image:1661268044413-869.png||class="img-thumbnail"]]
459 +
460 +
461 +(% style="text-align:center" %)
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