Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques
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Résumé
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Détails
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- Contenu
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... ... @@ -3,449 +3,422 @@ 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier touteslesétapes desuivietdetraçabilitédes collectionslorsde leurmiseàdisposition dans d'autres institutions.6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier, suivre et historiser l’ensemble des flux liés à la valorisation des collections du musée dans d'autres institutions. 7 7 8 -On distingue deux types de prêts : 9 - 10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique. 11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.). 8 +On distingue deux types de prêts : les prêts pour exposition et les prêts autres que pour exposition plus ponctuels (colloques, séminaires, soirées, etc.). 12 12 ))) 13 13 14 14 ((( 15 - =Étapes de gestion des prêts =12 + 16 16 17 -(% class="box successmessage" %) 14 + 15 +))) 16 +)))|(% style="width:300px" %)((( 17 +(% class="box" %) 18 18 ((( 19 -**Bonnes pratiques : ** 20 - 21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain. 22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique. 23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.** 24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps. 19 +**Sommaire** 25 25 ))) 26 26 27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 22 +(% class="box" %) 23 +((( 24 +**Aller plus loin** 28 28 29 - |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(%style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(%style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalitésclés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**30 - |**1.Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autresque pour une exposition) ou Prêt(pour expositiondans uneautreinstitution)|(((31 -* Grilles spécifiques :"Prêt(autresque pour uneexposition)" ou "Prêt(pour expositiondans une autre institution)"32 -* Renseignerau minimum : type,sous-type, titre,organismede destination, dates(prévisionnelles ou réelles)33 - )))|(((34 - La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays)et l’emplacement de dépôt ou de prêt.26 +* Gérer les évènements 27 +* Saisir un évènement 28 +* Planifier les mouvements 29 +* Gérer les expositions itinérantes 30 +* Utiliser l'export GAM3 31 +))) 35 35 36 - 33 +(% class="box" %) 34 +((( 35 +**Icônes principales** 37 37 ))) 38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|((( 39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué 40 -)))|((( 41 -* Option de préfixe d’évènement 42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens. 43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|((( 44 -Deux options : 37 +))) 45 45 46 -* Création automatique 47 -* Création manuelle 48 -)))|((( 49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée) 50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements 51 -)))|((( 52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois. 53 53 54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements 55 -))) 56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|((( 57 -Deux méthodes : 58 58 59 -* Unitaire 60 -* Par lot 61 61 62 -. 63 -)))|((( 64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement 65 -* Traitement groupé via la liste de résultats 66 -)))|((( 67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué. 68 -))) 69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|((( 70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage 71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage 72 -)))|((( 73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien 74 -* Relocalisation historisée 75 -* Traçabilité dans l’historique de régie 76 -)))|((( 77 -Mouvement de sortie exécuté : 78 78 79 -* État évènement = **En cours** 80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**. 43 += Préparer un prêt pour exposition = 81 81 82 - Mouvement d'entrée exécuté:45 +Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée. 83 83 84 -* État évènement = **Terminé** 85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**. 86 -))) 87 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|((( 88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires). 47 +== Saisir la notice de l'organisme destinataire == 89 89 90 -Vérifier la complétude des notices avant publication. 49 +SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales. 50 + 51 +[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 52 + 53 +(% class="wikigeneratedid" %) 54 +SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie 55 + 56 +(% class="box infomessage" %) 57 +((( 58 +il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays) 91 91 ))) 92 92 93 - = Cas pratique:prêtpour expositionexterneavecretourspartiels =61 +[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 94 94 95 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**. 96 96 97 - Parmi elles:64 +== Saisir la notice de l'évènement == 98 98 99 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025. 100 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025. 66 +Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie 101 101 102 - ==Qu'est-cequ'unprêt pour expositionavec retours partiels ? ==68 +Choisir la grille de saisie prêts pour exposition. 103 103 104 - Un **prêtpour expositionavec retourspartiels** correspond à un cas où **tousles biens nereviennentpasenmême temps**aumusée :70 +[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]] 105 105 106 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière), 107 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.). 72 +La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée). 108 108 109 - ===CommentgérercecasdansFlora? ===74 +A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.** 110 110 111 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**. 112 -Pour gérer les retours partiels : 76 +l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement 113 113 114 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés. 115 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition. 116 -1. ((( 117 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**. 78 +[[image:1650957677840-703.png]] 118 118 119 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité. 120 -))) 121 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif. 122 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt. 80 +[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 123 123 124 -(% class="box infomessage" %) 125 -((( 126 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien. 127 -))) 82 +Et voila. 128 128 129 - == Étape1-Créerl'évènement ==84 +[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 130 130 131 -(% class="box successmessage" %) 132 -((( 133 -**Bonnes pratiques : ** 86 +Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements. 134 134 135 -* Champs à renseigner à minima : 136 -** **Type** : Exposition 137 -** **Sous-Type** : Prêt 138 -** **Organisme de destination** 139 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles) 140 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt. 141 -* ((( 142 -**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année). 143 -Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** : 88 +[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 144 144 145 -* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf). 146 -* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement). 147 -))) 148 -))) 90 +Résultat de la recherche. 149 149 150 -[[ //Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]92 +[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 151 151 94 +== Rattacher des biens à l'évènement == 152 152 153 - [[//Choixdelagrilledesaisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]96 +Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements). 154 154 98 +[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 155 155 156 - [[//Saisiedes donnéesetenregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]100 +Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement. 157 157 102 +[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 158 158 159 -[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 160 160 161 - == Étape2-Rattacher les biensàl'évènement ==105 +[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 162 162 163 -(% class="box successmessage" %) 164 -((( 165 -**Bonnes pratiques : ** 107 +Et voila, les biens sont liés à l'évènement. 166 166 167 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement. 168 -* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté. 109 +(% class="box infomessage" %) 110 +((( 111 +A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite) 169 169 ))) 170 170 171 - >(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique,les biens ontétéajoutésviaunpanier114 +[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 172 172 173 - [[//Ajouterdes biens viaun panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]116 +== Utiliser un panier pour rattacher des biens == 174 174 118 +Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné. 175 175 176 -[[ //Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]120 +[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 177 177 122 +Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens. 178 178 179 -[[ //Préfixemusée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]124 +[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 180 180 126 +(% class="box warningmessage" %) 127 +((( 128 +Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous. 129 +Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte. 130 +))) 181 181 182 -[[ //Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]132 +[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 183 183 134 +== Sélection de bien d'un autre panier == 184 184 185 -[[ //Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]136 +[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles) 186 186 138 +[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 187 187 188 -= =Étape 3 - Créerles mouvements et lier lesbiensassociés==140 += Gérer le bien dans l'évènement = 189 189 190 -(% class="box successmessage" %) 191 -((( 192 -Bonnes pratiques : 142 +== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires == 193 193 194 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**. 195 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé). 144 +Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement. 145 + 146 +[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 147 + 148 +La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait. 149 + 150 +(% class="box infomessage" %) 151 +((( 152 +Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement 196 196 ))) 197 197 198 - >(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les troismouvements ont été créés manuellement.Ensituationde **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortieinitial** pour l’ensembledes biens prêtés, puis **plusieursmouvements d’entrée**correspondantaux retourséchelonnés à des datesdifférentes(2mouvements de retour dans ce cas pratique).155 +[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 199 199 200 - [[//Créer unmouvementmanuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]157 +Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple. 201 201 159 +[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 202 202 203 - [[//Choixde lagrille desaisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]161 +Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent. 204 204 163 +[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 205 205 206 - [[//Saisiedes données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]165 +== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt == 207 207 167 +Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus. 208 208 209 - [[//Ajouter desbiens aumouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]169 +Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission. 210 210 171 +Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous. 211 211 212 -[[ //Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]173 +[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 213 213 175 +Vous pourrez saisir un motif de refus. 214 214 215 -[[ //Biens liés aumouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]177 +[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 216 216 179 +Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement. 217 217 218 -[[ //3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]181 +[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 219 219 183 +== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien == 220 220 221 - ==Étape4-Définirl'emplacementd'arrivée des biens==185 +Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour: 222 222 223 -(% class="box successmessage" %) 224 -((( 225 -Bonnes pratiques : 187 +- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]] 226 226 227 - *Si vous avez renseigné un **emplacementde dépôt** dansla notice **Personne**del’organismede destination, cetteétape est inutile: l’emplacementd’arrivée desbiens est automatiquementrepris.189 +- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]] 228 228 229 - Dans lecascontraire: effectuez lesmodificationssuivantes**depuisla notice dumouvement**:191 +En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens). 230 230 231 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations. 232 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun. 233 -))) 193 +[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 234 234 235 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination. 236 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**. 195 +== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement == 237 237 238 - [[//Emplacementd'arrivéeautomatiquementimplémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]197 +Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement. 239 239 199 +[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 240 240 241 - ==Étape5- Gérerles étatsd'avancement desmouvements==201 +Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien. 242 242 243 - === Exécuterlemouvementdedépart===203 +[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 244 244 245 -(% class="box infomessage" %) 246 -((( 247 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** : 248 248 249 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**. 250 -* ((( 251 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés : 206 +== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire == 252 252 253 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement. 254 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence. 255 -))) 256 -))) 208 +Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire. 257 257 258 -[[ //Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]210 +[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 259 259 212 +Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles. 260 260 261 -[[ //Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]214 +[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 262 262 216 += Planifier les mouvements = 263 263 264 - [[//Résultat:mouvementeffectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]218 +Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire. 265 265 220 +== Créer le (ou les) mouvements de sortie == 266 266 267 - [[//Localisation mise à jour automatiquementdans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]222 +Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]]. 268 268 269 269 270 -[[ //Historique desmouvements mis à jourautomatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]225 +[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 271 271 227 +Choisir le type de mouvement (entrée/sortie). 272 272 273 - === Exécuterlemouvementderetourpartiel===229 +[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 274 274 275 -(% class="box infomessage" %) 276 -((( 277 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** : 231 +Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination). 278 278 279 -* ((( 280 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** : 233 +Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé. 281 281 282 -* la **localisation temporaire** disparaît, 283 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active, 284 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence. 235 +[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 285 285 237 +Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés : 286 286 239 +[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 287 287 288 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre. 289 -))) 290 -))) 291 291 292 - [[//Validerlafin de lapréparationadministrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]242 +A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés). 293 293 244 +Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie. 294 294 295 -[[ //Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]246 +[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 296 296 248 +Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi. 297 297 298 -[[ //Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]250 +[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 299 299 252 +== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée == 300 300 301 - [[//Localisation temporairedisparueauprofitdel'emplacement de référencedans lanotice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]254 +par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements 302 302 256 +[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 303 303 304 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 258 +(% class="wikigeneratedid" %) 259 +il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements 305 305 261 +[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 306 306 307 - === Exécuterle mouvement de retour final===263 +Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée 308 308 309 -(% class="box infomessage" %) 310 -((( 311 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** : 265 +[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 312 312 313 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**. 314 -* ((( 315 -Le **bien** est automatiquement actualisé : 316 316 317 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence. 318 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence. 319 -))) 320 -))) 268 +== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) == 321 321 322 - [[//Validerlafinde lapréparationadministrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]270 +Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement. 323 323 272 +Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée". 324 324 325 -[[ //Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]274 +[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 326 326 276 +[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 327 327 328 - [[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]278 +Indiquez la date de retour prévue. 329 329 280 +[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 330 330 331 - [[//Localisationtemporairedisparue auprofit del'emplacement deréférencedansla noticedubien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]282 +Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie). 332 332 284 +[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 333 333 334 - [[//Historiquedesmouvementsmisàjour dans la noticedubien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]286 +Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée). 335 335 288 +[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 336 336 337 - == Étape6 - Éditerla fichedeprêt==290 +Résultat des deux mouvements sur l'évènement. 338 338 339 -(% class="box successmessage" %) 340 -((( 341 -**Bonnes pratiques : ** 292 +[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 342 342 343 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication. 344 -))) 294 += Edition de la fiche de prêt = 345 345 346 -(% class="box infomessage" %) 347 -((( 348 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**. 349 -))) 296 +A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF. 350 350 351 -[[ //Éditer desmodèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]298 +[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 352 352 300 +Choisir le format d'impression Fiche de prêt. 353 353 354 -[[ //Choix dumodèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]302 +[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 355 355 304 +Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement. 356 356 357 -[[ //Résultat éditionmodèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]306 +[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 358 358 308 +Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier. 359 359 310 +[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 360 360 312 += Suivre l'exécution des mouvements = 361 361 314 +Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir : 362 362 316 +- ce qui est prévu. 363 363 318 +- ce qui s'est passé. 364 364 320 +Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées. 365 365 322 +Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus. 366 366 367 367 325 +[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 368 368 327 +Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour. 369 369 370 - 371 -))) 372 -)))|(% style="width:300px" %)((( 373 -(% class="box" %) 374 -((( 375 -**Sommaire** 329 +Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées. 376 376 377 -{{toc depth="2" numbered="true"/}} 378 -))) 331 +Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus. 379 379 380 -(% class="box" %) 381 -((( 382 -**Aller plus loin** 333 +[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 383 383 384 -* Gérer les évènements 385 -* Saisir un évènement 386 -* Planifier les mouvements 387 -* Gérer les expositions itinérantes 388 -* Utiliser l'export GAM3 389 -))) 335 +Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]]. 390 390 391 -(% class="box" %) 392 -((( 393 -**Icônes principales** 337 +Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien". 394 394 395 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement 396 - 397 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 398 - 399 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 400 - 401 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative 402 - 403 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement 404 - 405 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication 406 -))) 407 -))) 408 408 340 +Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :** 409 409 342 +== Exemple : Valider le mouvement de sortie == 410 410 344 +Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse). 411 411 346 +[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 412 412 348 +(% style="text-align: center;" %) 349 +Rentrer dans le mouvement à valider. 413 413 351 +[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 414 414 353 +(% style="text-align: center;" %) 354 +Valider la fin de la préparation administrative du mouvement. 415 415 356 + 416 416 358 +[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 417 417 360 +(% style="text-align: center;" %) 361 +Puis valider la fin de l'exécution du mouvement. 418 418 363 +[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 419 419 365 +(% style="text-align: center;" %) 366 +Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué. 420 420 368 +[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 421 421 370 +(% style="text-align: center;" %) 371 +Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué. 422 422 373 +[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 423 423 375 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien === 424 424 377 +Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés. 425 425 379 +[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 426 426 381 +== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) == 427 427 383 +On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie. 428 428 385 +A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement. 429 429 387 +[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 430 430 389 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien === 431 431 391 +Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]] 432 432 393 +Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]] 433 433 395 +[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 434 434 397 += Terminer l'évènement = 435 435 399 +Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements 436 436 401 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours" 437 437 403 +[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 438 438 405 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée //l'état passe de "en cours" à " terminé" 439 439 440 440 408 +[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 441 441 442 442 411 +Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé) 443 443 413 +Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne.... 444 444 415 +[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 445 445 446 - 447 447 418 +ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation 448 448 420 +[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 449 449 450 450 423 + 451 451
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