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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
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modifié par Doriane Bautista
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/01 08:16
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,449 +3,415 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 +
7 +)))
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
9 +(((
9 9  
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
12 -)))
13 13  
12 +
13 +)))
14 +)))|(% style="width:300px" %)(((
15 +(% class="box" %)
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
17 +**Sommaire**
18 +)))
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
20 +(% class="box" %)
18 18  (((
19 -**Bonnes pratiques : **
22 +**Aller plus loin**
23 +)))
20 20  
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 +(% class="box" %)
26 +(((
27 +**Icônes principales**
25 25  )))
29 +)))
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
35 35  
36 -
37 -)))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
35 += Préparer un prêt pour exposition =
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
37 +Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 -* Traçabilité dans l’historique de régie
76 -)))|(((
77 -Mouvement de sortie exécuté :
39 +== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
78 78  
79 -* État évènement = **En cours**
80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
41 +SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
81 81  
82 -Mouvement d'entrée exécuté :
43 +[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
83 83  
84 -* État évènement = **Terminé**
85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 -)))
87 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
45 +(% class="wikigeneratedid" %)
46 +SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
89 89  
90 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
48 +(% class="box infomessage" %)
49 +(((
50 +il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
91 91  )))
92 92  
93 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
53 +[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
94 94  
95 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
96 96  
97 -Parmi elles :
56 +== Saisir la notice de l'évènement ==
98 98  
99 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
58 +Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
101 101  
102 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
60 +Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
103 103  
104 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
62 +[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
105 105  
106 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
64 +La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
108 108  
109 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
66 +A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
110 110  
111 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 -Pour gérer les retours partiels :
68 +l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
113 113  
114 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 -1. (((
117 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
70 +[[image:1650957677840-703.png]]
118 118  
119 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 -)))
121 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
72 +[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
123 123  
124 -(% class="box infomessage" %)
125 -(((
126 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
127 -)))
74 +Et voila.
128 128  
129 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
76 +[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
130 130  
131 -(% class="box successmessage" %)
132 -(((
133 -**Bonnes pratiques : **
78 +Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
134 134  
135 -* Champs à renseigner à minima : 
136 -** **Type** : Exposition
137 -** **Sous-Type** : Prêt
138 -** **Organisme de destination**
139 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 -* (((
142 -**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
143 -Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
80 +[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
144 144  
145 -* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
146 -* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
147 -)))
148 -)))
82 +Résultat de la recherche.
149 149  
150 -[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 +[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
151 151  
86 +== Rattacher des biens à l'évènement ==
152 152  
153 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 +Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
154 154  
90 +[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
155 155  
156 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 +Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
157 157  
94 +[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
158 158  
159 -[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
97 +[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
162 162  
163 -(% class="box successmessage" %)
164 -(((
165 -**Bonnes pratiques : **
99 +Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
166 166  
167 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
168 -* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
101 +(% class="box infomessage" %)
102 +(((
103 +A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
169 169  )))
170 170  
171 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
106 +[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
172 172  
173 -[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 +== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
174 174  
110 +Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
175 175  
176 -[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 +[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
177 177  
114 +Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
178 178  
179 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 +[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
180 180  
118 +(% class="box warningmessage" %)
119 +(((
120 +Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
121 +Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
122 +)))
181 181  
182 -[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 +[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
183 183  
126 +== Sélection de bien d'un autre panier ==
184 184  
185 -[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 +[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
186 186  
130 +[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
187 187  
188 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
132 += Gérer le bien dans l'évènement =
189 189  
190 -(% class="box successmessage" %)
191 -(((
192 -Bonnes pratiques :
134 +== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
193 193  
194 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
195 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
136 +Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
137 +
138 +[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
139 +
140 +La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
141 +
142 +(% class="box infomessage" %)
143 +(((
144 +Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
196 196  )))
197 197  
198 ->(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
147 +[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 199  
200 -[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
201 201  
151 +[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
202 202  
203 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
204 204  
155 +[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 205  
206 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
207 207  
159 +Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
208 208  
209 -[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 +Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
210 210  
163 +Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
211 211  
212 -[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
213 213  
167 +Vous pourrez saisir un motif de refus.
214 214  
215 -[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
216 216  
171 +Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
217 217  
218 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
219 219  
175 +== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
220 220  
221 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
177 +Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
222 222  
223 -(% class="box successmessage" %)
224 -(((
225 -Bonnes pratiques :
179 +- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
226 226  
227 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
181 +- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
228 228  
229 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
183 +En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
230 230  
231 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
232 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
233 -)))
185 +[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
234 234  
235 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
236 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
187 +== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
237 237  
238 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 +Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
239 239  
191 +[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
240 240  
241 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
193 +Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
242 242  
243 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
195 +[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
244 244  
245 -(% class="box infomessage" %)
246 -(((
247 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
248 248  
249 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
250 -* (((
251 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
198 +== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
252 252  
253 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
254 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
255 -)))
256 -)))
200 +Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
257 257  
258 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202 +[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
259 259  
204 +Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
260 260  
261 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 +[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 262  
208 += Planifier les mouvements =
263 263  
264 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
265 265  
212 +== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
266 266  
267 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 +Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
268 268  
269 269  
270 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 +[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
271 271  
219 +Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
272 272  
273 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
221 +[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
274 274  
275 -(% class="box infomessage" %)
276 -(((
277 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
223 +Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
278 278  
279 -* (((
280 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
225 +Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
281 281  
282 -* la **localisation temporaire** disparaît,
283 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
284 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
227 +[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
285 285  
229 +Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
286 286  
231 +[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
287 287  
288 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
289 -)))
290 -)))
291 291  
292 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 +A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
293 293  
236 +Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
294 294  
295 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 +[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
296 296  
240 +Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
297 297  
298 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 +[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
299 299  
244 +== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
300 300  
301 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 +par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
302 302  
248 +[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
303 303  
304 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 +(% class="wikigeneratedid" %)
251 +il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
305 305  
253 +[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
306 306  
307 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
255 +Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
308 308  
309 -(% class="box infomessage" %)
310 -(((
311 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
257 +[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
312 312  
313 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
314 -* (((
315 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
316 316  
317 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
318 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
319 -)))
320 -)))
260 +== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
321 321  
322 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 +Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
323 323  
264 +Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
324 324  
325 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 +[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
326 326  
268 +[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
327 327  
328 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 +Indiquez la date de retour prévue.
329 329  
272 +[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
330 330  
331 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 +Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
332 332  
276 +[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
333 333  
334 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 +Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
335 335  
280 +[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
336 336  
337 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
282 +Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
338 338  
339 -(% class="box successmessage" %)
340 -(((
341 -**Bonnes pratiques : **
284 +[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
342 342  
343 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
344 -)))
286 += Edition de la fiche de prêt =
345 345  
346 -(% class="box infomessage" %)
347 -(((
348 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
349 -)))
288 +A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
350 350  
351 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 +[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 352  
292 +Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
353 353  
354 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 +[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
355 355  
296 +Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
356 356  
357 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 +[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
358 358  
300 +Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
359 359  
302 +[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
360 360  
304 += Suivre l'exécution des mouvements =
361 361  
306 +Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
362 362  
308 +- ce qui est prévu.
363 363  
310 +- ce qui s'est passé.
364 364  
312 +Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
365 365  
314 +Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
366 366  
367 367  
317 +[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
368 368  
319 +Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
369 369  
370 -
371 -)))
372 -)))|(% style="width:300px" %)(((
373 -(% class="box" %)
374 -(((
375 -**Sommaire**
321 +Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
376 376  
377 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
378 -)))
323 +Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
379 379  
380 -(% class="box" %)
381 -(((
382 -**Aller plus loin**
325 +[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
383 383  
384 -* Gérer les évènements
385 -* Saisir un évènement
386 -* Planifier les mouvements
387 -* Gérer les expositions itinérantes
388 -* Utiliser l'export GAM3
389 -)))
327 +Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
390 390  
391 -(% class="box" %)
392 -(((
393 -**Icônes principales**
329 +Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
394 394  
395 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
396 -
397 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
398 -
399 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
400 -
401 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
402 -
403 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
404 -
405 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
406 -)))
407 -)))
408 408  
332 +Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
409 409  
334 +== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
410 410  
336 +Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
411 411  
338 +[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
412 412  
340 +(% style="text-align: center;" %)
341 +Rentrer dans le mouvement à valider.
413 413  
343 +[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
414 414  
345 +(% style="text-align: center;" %)
346 +Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
415 415  
348 +​​​​​​
416 416  
350 +[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
417 417  
352 +(% style="text-align: center;" %)
353 +Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
418 418  
355 +[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
419 419  
357 +(% style="text-align: center;" %)
358 +Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
420 420  
360 +[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
421 421  
362 +(% style="text-align: center;" %)
363 +Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
422 422  
365 +[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
423 423  
367 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
424 424  
369 +Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
425 425  
371 +[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
426 426  
373 +== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
427 427  
375 +On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
428 428  
377 +A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
429 429  
379 +[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
430 430  
381 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
431 431  
383 +Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
432 432  
385 +Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
433 433  
387 +[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
434 434  
389 += Terminer l'évènement =
435 435  
391 +Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
436 436  
393 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
437 437  
395 +[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
438 438  
397 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
439 439  
440 440  
400 +[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
441 441  
442 442  
403 +Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
443 443  
405 +Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
444 444  
407 +[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
445 445  
446 -​​​​​​
447 447  
410 +ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
448 448  
412 +[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
449 449  
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