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modifié par Doriane Bautista
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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les prêts
1 +Les prêts pour expositions
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +xwiki:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,451 +1,462 @@
1 -(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
5 += Préparer un prêt pour exposition =
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
7 +Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
9 9  
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
12 -)))
9 +== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
13 13  
14 -(((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
11 +SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
18 -(((
19 -**Bonnes pratiques : **
13 +(% style="text-align:center" %)
14 +[[image:1650957381025-228.png||class="img-thumbnail"]]
20 20  
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
16 +(% class="wikigeneratedid" %)
17 +SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
18 +
19 +(% class="box infomessage" %)
20 +(((
21 +il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
25 25  )))
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
24 +(% style="text-align:center" %)
25 +[[image:2021-12-23_18h00_41.png||class="img-thumbnail"]]
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
35 35  
36 -
37 -)))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
28 +== Saisir la notice de l'évènement ==
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
30 +Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
32 +Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
34 +(% style="text-align:center" %)
35 +[[image:2021-12-23_18h03_14.png||class="img-thumbnail" height="517" width="742"]]
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 -* Traçabilité dans l’historique de régie
76 -)))|(((
77 -Mouvement de sortie exécuté :
37 +La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
78 78  
79 -* État évènement = **En cours**
80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
39 +A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
81 81  
82 -Mouvement d'entrée exécuté :
41 +l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
83 83  
84 -* État évènement = **Terminé**
85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 -)))
87 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
43 +[[image:1650957677840-703.png]]
89 89  
90 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 -)))
45 +(% style="text-align:center" %)
46 +[[image:2021-12-23_18h08_15.png||class="img-thumbnail"]]
92 92  
93 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
48 +Et voila.
94 94  
95 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
50 +(% style="text-align:center" %)
51 +[[image:1650957777437-774.png||class="img-thumbnail"]]
96 96  
97 -Parmi elles :
53 +Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
98 98  
99 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
55 +(% style="text-align:center" %)
56 +[[image:2021-12-23_18h13_05.png||class="img-thumbnail"]]
101 101  
102 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
58 +Résultat de la recherche.
103 103  
104 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
60 +(% style="text-align:center" %)
61 +[[image:1650957831657-964.png||class="img-thumbnail"]]
105 105  
106 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
63 +== Rattacher des biens à l'évènement ==
108 108  
109 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
65 +Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
110 110  
111 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 -Pour gérer les retours partiels :
67 +(% style="text-align:center" %)
68 +[[image:1650957904185-838.png||class="img-thumbnail"]]
113 113  
114 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 -1. (((
117 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
70 +Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
118 118  
119 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 -)))
121 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
72 +(% style="text-align:center" %)
73 +[[image:2021-12-28_09h33_00.png||class="img-thumbnail"]]
123 123  
124 -(% class="box infomessage" %)
125 -(((
126 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
127 -)))
128 128  
129 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
76 +(% style="text-align:center" %)
77 +[[image:2021-12-28_09h33_22.png||class="img-thumbnail"]]
130 130  
131 -(% class="box successmessage" %)
132 -(((
133 -**Bonnes pratiques : **
79 +Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
134 134  
135 -* Champs à renseigner à minima : 
136 -** **Type** : Exposition
137 -** **Sous-Type** : Prêt
138 -** **Organisme de destination**
139 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 -* (((
142 -**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
143 -Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
144 -
145 -* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
146 -* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
81 +(% class="box infomessage" %)
82 +(((
83 +A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
147 147  )))
148 -)))
149 149  
150 -[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +(% style="text-align:center" %)
87 +[[image:1650957968048-781.png||class="img-thumbnail"]]
151 151  
89 +== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
152 152  
153 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
154 154  
93 +(% style="text-align:center" %)
94 +[[image:2021-12-28_09h37_20.png||class="img-thumbnail"]]
155 155  
156 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
157 157  
98 +(% style="text-align:center" %)
99 +[[image:1650958045708-292.png||class="img-thumbnail"]]
158 158  
159 -[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 +(% class="box warningmessage" %)
102 +(((
103 +Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
104 +Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
105 +)))
160 160  
161 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
107 +(% style="text-align:center" %)
108 +[[image:2021-12-28_09h49_02.png||class="img-thumbnail"]]
162 162  
163 -(% class="box successmessage" %)
164 -(((
165 -**Bonnes pratiques : **
110 +== Sélection de bien d'un autre panier ==
166 166  
167 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
168 -* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
169 -)))
112 +[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
170 170  
171 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
114 +(% style="text-align:center" %)
115 +[[image:1661177989546-261.png||class="img-thumbnail"]]
172 172  
173 -[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 += Gérer le bien dans l'évènement =
174 174  
119 +== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
175 175  
176 -[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
177 177  
123 +(% style="text-align:center" %)
124 +[[image:2021-12-28_09h52_43.png||class="img-thumbnail"]]
178 178  
179 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 +La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
180 180  
128 +(% class="box infomessage" %)
129 +(((
130 +Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
131 +)))
181 181  
182 -[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 +(% style="text-align:center" %)
134 +[[image:2021-12-28_09h54_58.png||class="img-thumbnail"]]
183 183  
136 +Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
184 184  
185 -[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 +(% style="text-align:center" %)
139 +[[image:2021-12-28_10h00_31.png||class="img-thumbnail"]]
186 186  
141 +Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
187 187  
188 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
143 +(% style="text-align:center" %)
144 +[[image:2021-12-28_10h05_45.png||class="img-thumbnail"]]
189 189  
190 -(% class="box successmessage" %)
191 -(((
192 -Bonnes pratiques :
146 +== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
193 193  
194 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
195 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
196 -)))
148 +Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
197 197  
198 ->(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
150 +Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
199 199  
200 -[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
201 201  
154 +(% style="text-align:center" %)
155 +[[image:1650958684226-701.png||class="img-thumbnail"]]
202 202  
203 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +Vous pourrez saisir un motif de refus.
204 204  
159 +(% style="text-align:center" %)
160 +[[image:1650958757113-343.png||class="img-thumbnail"]]
205 205  
206 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 +Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
207 207  
164 +(% style="text-align:center" %)
165 +[[image:1650958846865-324.png||class="img-thumbnail"]]
208 208  
209 -[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 +== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
210 210  
169 +Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
211 211  
212 -[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 +- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
213 213  
173 +- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
214 214  
215 -[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 +En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
216 216  
177 +(% style="text-align:center" %)
178 +[[image:2021-12-28_10h32_39.png||class="img-thumbnail"]]
217 217  
218 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
219 219  
182 +Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
220 220  
221 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
184 +(% style="text-align:center" %)
185 +[[image:1650958146771-192.png||class="img-thumbnail"]]
222 222  
223 -(% class="box successmessage" %)
224 -(((
225 -Bonnes pratiques :
187 +Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
226 226  
227 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
189 +(% style="text-align:center" %)
190 +[[image:2021-12-28_10h39_04.png||class="img-thumbnail"]]
228 228  
229 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
230 230  
231 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
232 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
233 -)))
193 +== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
234 234  
235 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
236 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
195 +Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
237 237  
238 -[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 +(% style="text-align:center" %)
198 +[[image:1650958909875-103.png||class="img-thumbnail"]]
239 239  
200 +Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
240 240  
241 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
202 +(% style="text-align:center" %)
203 +[[image:2021-12-28_10h51_05.png||class="img-thumbnail"]]
242 242  
243 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
205 += Planifier les mouvements =
244 244  
245 -(% class="box infomessage" %)
246 -(((
247 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
207 +Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
248 248  
249 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
250 -* (((
251 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
209 +== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
252 252  
253 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
254 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
255 -)))
256 -)))
211 +Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
257 257  
258 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 259  
214 +(% style="text-align:center" %)
215 +[[image:1650958988230-860.png||class="img-thumbnail"]]
260 260  
261 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 +Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
262 262  
219 +(% style="text-align:center" %)
220 +[[image:2021-12-28_10h58_24.png||class="img-thumbnail"]]
263 263  
264 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
265 265  
224 +Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
266 266  
267 -[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 +(% style="text-align:center" %)
227 +[[image:1650959095893-721.png]]
268 268  
229 +Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
269 269  
270 -[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 +(% style="text-align:center" %)
232 +[[image:1650959160383-636.png||class="img-thumbnail"]]
271 271  
272 272  
273 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
235 +A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
274 274  
275 -(% class="box infomessage" %)
276 -(((
277 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
237 +Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
278 278  
279 -* (((
280 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
239 +(% style="text-align:center" %)
240 +[[image:2021-12-28_11h13_12.png||class="img-thumbnail"]]
281 281  
282 -* la **localisation temporaire** disparaît,
283 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
284 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
242 +Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
285 285  
244 +(% style="text-align:center" %)
245 +[[image:1650959240491-310.png||class="img-thumbnail"]]
286 286  
247 +== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
287 287  
288 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
289 -)))
290 -)))
249 +par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
291 291  
292 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 +(% style="text-align:center" %)
252 +[[image:1650959554857-316.png||class="img-thumbnail"]]
293 293  
254 +(% class="wikigeneratedid" %)
255 +il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
294 294  
295 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 +(% style="text-align:center" %)
258 +[[image:1650959618620-655.png||class="img-thumbnail"]]
296 296  
260 +Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
297 297  
298 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 +(% style="text-align:center" %)
263 +[[image:1650959884084-179.png||class="img-thumbnail"]]
299 299  
300 300  
301 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 +== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
302 302  
268 +Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
303 303  
304 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 +Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
305 305  
272 +(% style="text-align:center" %)
273 +[[image:1650959305809-926.png||class="img-thumbnail"]]
306 306  
307 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
275 +(% style="text-align:center" %)
276 +[[image:2021-12-28_11h46_54.png||class="img-thumbnail"]]
308 308  
309 -(% class="box infomessage" %)
310 -(((
311 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
278 +Indiquez la date de retour prévue.
312 312  
313 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
314 -* (((
315 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
280 +(% style="text-align:center" %)
281 +[[image:1650959355730-350.png||class="img-thumbnail"]]
316 316  
317 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
318 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
319 -)))
320 -)))
283 +Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
321 321  
322 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 +(% style="text-align:center" %)
286 +[[image:1650960192067-865.png]]
323 323  
288 +Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
324 324  
325 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 +(% style="text-align:center" %)
291 +[[image:2021-12-28_11h57_13.png]]
326 326  
293 +Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
327 327  
328 -[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 +(% style="text-align:center" %)
296 +[[image:2021-12-28_11h59_33.png||class="img-thumbnail"]]
329 329  
298 += Edition de la fiche de prêt =
330 330  
331 -[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 +A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
332 332  
302 +(% style="text-align:center" %)
303 +[[image:2021-12-28_12h02_32.png||class="img-thumbnail"]]
333 333  
334 -[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 +Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
335 335  
307 +(% style="text-align:center" %)
308 +[[image:2021-12-28_12h00_54.png||class="img-thumbnail"]]
336 336  
337 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
310 +Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
338 338  
339 -(% class="box successmessage" %)
340 -(((
341 -**Bonnes pratiques : **
312 +(% style="text-align:center" %)
313 +[[image:2021-12-28_12h05_10.png||class="img-thumbnail"]]
342 342  
343 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
344 -)))
315 +Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
345 345  
346 -(% class="box infomessage" %)
347 -(((
348 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
349 -)))
317 +(% style="text-align:center" %)
318 +[[image:2021-12-28_12h09_22.png||class="img-thumbnail"]]
350 350  
351 -[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 += Suivre l'exécution des mouvements =
352 352  
322 +Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
353 353  
354 -[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 +- ce qui est prévu.
355 355  
326 +- ce qui s'est passé.
356 356  
357 -[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
328 +Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
358 358  
330 +Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
359 359  
360 360  
333 +(% style="text-align:center" %)
334 +[[image:2021-12-28_12h13_15.png||class="img-thumbnail"]]
361 361  
336 +Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
362 362  
338 +Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
363 363  
340 +Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
364 364  
342 +(% style="text-align:center" %)
343 +[[image:2021-12-28_12h20_10.png||class="img-thumbnail"]]
365 365  
345 +Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
366 366  
347 +Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
367 367  
368 368  
350 +Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
369 369  
370 -
371 -)))
372 -)))|(% style="width:300px" %)(((
373 -(% class="box" %)
374 -(((
375 -**Sommaire**
352 +== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
376 376  
377 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
378 -)))
354 +Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
379 379  
380 -(% class="box" %)
381 -(((
382 -**Aller plus loin**
356 +(% style="text-align:center" %)
357 +[[image:2021-12-28_12h21_44.png||class="img-thumbnail"]]
383 383  
384 -* Gérer les évènements
385 -* Saisir un évènement
386 -* Planifier les mouvements
387 -* Gérer les expositions itinérantes
388 -* Utiliser l'export GAM3
389 -)))
359 +(% style="text-align: center;" %)
360 +Rentrer dans le mouvement à valider.
390 390  
391 -(% class="box" %)
392 -(((
393 -**Icônes principales**
362 +(% style="text-align:center" %)
363 +[[image:2021-12-28_12h32_54.png||class="img-thumbnail"]]
394 394  
395 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
396 -
397 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
398 -
399 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
400 -
401 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
402 -
403 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
404 -
405 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
406 -)))
407 -)))
365 +(% style="text-align: center;" %)
366 +Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
408 408  
368 +​​​​​​
409 409  
370 +(% style="text-align:center" %)
371 +[[image:2021-12-28_12h35_09.png||class="img-thumbnail"]]
410 410  
373 +(% style="text-align: center;" %)
374 +Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
411 411  
376 +(% style="text-align:center" %)
377 +[[image:2021-12-28_12h35_37.png||class="img-thumbnail"]]
412 412  
379 +(% style="text-align: center;" %)
380 +Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
413 413  
382 +(% style="text-align:center" %)
383 +[[image:2021-12-28_12h37_43.png||class="img-thumbnail"]]
414 414  
385 +(% style="text-align: center;" %)
386 +Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
415 415  
388 +(% style="text-align:center" %)
389 +[[image:2021-12-28_12h39_51.png||class="img-thumbnail"]]
416 416  
391 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
417 417  
393 +Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
418 418  
395 +(% style="text-align:center" %)
396 +[[image:2021-12-28_12h42_23.png||class="img-thumbnail"]]
419 419  
398 +== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
420 420  
400 +On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
421 421  
402 +A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
422 422  
404 +(% style="text-align:center" %)
405 +[[image:2021-12-28_15h08_00.png||class="img-thumbnail"]]
423 423  
407 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
424 424  
409 +Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
425 425  
411 +Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
426 426  
413 +(% style="text-align:center" %)
414 +[[image:2021-12-28_15h28_53.png||class="img-thumbnail"]]
427 427  
416 += Terminer l'évènement =
428 428  
418 +Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
429 429  
420 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
430 430  
422 +(% style="text-align:center" %)
423 +[[image:1661267066919-264.png||class="img-thumbnail"]]
431 431  
425 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
432 432  
433 433  
428 +(% style="text-align:center" %)
429 +[[image:1661267184554-933.png||class="img-thumbnail"]]
434 434  
435 435  
432 +Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
436 436  
434 +Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
437 437  
436 +(% style="text-align:center" %)
437 +[[image:1661267396427-306.png||class="img-thumbnail"]]
438 438  
439 439  
440 +ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
440 440  
442 +(% style="text-align:center" %)
443 +[[image:1661267548612-173.png||class="img-thumbnail"]]
441 441  
442 442  
446 += Cas particulier : les expositions itinérantes =
443 443  
448 +Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements
444 444  
445 445  
446 -​​​​​​
451 +**en recherche**
447 447  
453 +[[image:1661267944125-845.png]]
448 448  
455 +**ou en affichage dans la vue** de chacune des notices via la vue ensemble (comme dans les biens)
449 449  
457 +(% style="text-align:center" %)
458 +[[image:1661268044413-869.png||class="img-thumbnail"]]
450 450  
451 -
460 +
461 +(% style="text-align:center" %)
462 +[[image:1661268072458-991.png||class="img-thumbnail"]]
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