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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -12,298 +12,315 @@
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
15 += Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
18 -(((
19 -**Bonnes pratiques : **
17 +== Comprendre le rôle de Flora ==
20 20  
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 -)))
19 +Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20 +Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
22 +Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
24 +* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25 +* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26 +* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
35 35  
36 -
37 -)))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
28 +Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
30 +== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
32 +Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33 +Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
35 +Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 -* Traçabilité dans l’historique de régie
76 -)))|(((
77 -Mouvement de sortie exécuté :
37 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
38 +|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39 +|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40 +|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41 +il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42 +|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43 +|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44 +|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45 +|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46 +|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47 +|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48 +|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49 +|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50 +|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51 +|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52 +|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53 +|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54 +|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55 +|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56 +|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57 +|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58 +|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59 +|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60 +|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61 +|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
78 78  
79 -* État évènement = **En cours**
80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
63 +En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
81 81  
82 -Mouvement d'entrée exécuté :
65 +* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 +* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
83 83  
84 -* État évènement = **Terminé**
85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 -)))
87 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
69 +En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
89 89  
90 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 -)))
71 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt pour une exposition ==
92 92  
93 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
73 +La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
94 94  
95 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
75 +* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
76 +* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
77 +* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
78 +* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
79 +* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
96 96  
97 -Parmi elles :
81 +Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
98 98  
99 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
83 +[[Cycle de gestion d'un prêt pour exposition dans Flora>>image:1757677813378-245.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
85 += Gérer un prêt autre que pour une exposition =
103 103  
104 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
87 +== Comprendre le rôle de Flora ==
105 105  
106 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
89 +Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
108 108  
109 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
91 +* colloques ou séminaires,
92 +* soirées événementielles,
93 +* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
110 110  
111 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 -Pour gérer les retours partiels :
95 +Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
113 113  
114 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 -1. (((
117 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
97 +Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
118 118  
119 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 -)))
121 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
99 +* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
100 +* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
101 +* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
123 123  
124 -(% class="box infomessage" %)
125 -(((
126 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
127 -)))
103 +Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
128 128  
129 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
105 +== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
130 130  
131 -(% class="box successmessage" %)
132 -(((
133 -**Bonnes pratiques : **
107 +Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
134 134  
135 -* Champs à renseigner à minima : 
136 -** **Type** : Exposition
137 -** **Sous-Type** : Prêt
138 -** **Organisme de destination**
139 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 -* (((
142 -**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
143 -Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
109 +Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
110 +Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
144 144  
145 -* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
146 -* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
147 -)))
148 -)))
112 +* Identification de l’organisme du lieu de destination,
113 +* Saisie des contacts et de leur fonction,
114 +* Ajout de remarques ou précisions,
115 +* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
116 +* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
117 +* Définition des dates de début et de fin.
149 149  
150 -[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 +Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
151 151  
121 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
152 152  
153 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 +La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
154 154  
125 +* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
126 +* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
127 +* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
128 +* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
129 +* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
155 155  
156 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756710090647-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 +Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
157 157  
133 +[[Cycle de gestion d'un prêt hors exposition dans Flora>>image:1757678283690-128.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 -[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 += Organiser le transport =
160 160  
161 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
137 +La notice de **mouvement** dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de **documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles** liées au déplacement.
138 +En complétant ces champs, vous construisez un dossier complet qui centralise toutes les informations nécessaires au suivi du transport, de l’assurance et du convoyage.
162 162  
163 -(% class="box successmessage" %)
140 +(% class="box infomessage" %)
164 164  (((
165 -**Bonnes pratiques : **
166 -
167 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
168 -* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
142 +Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de **compléter ou corriger les informations logistiques** (transporteur, assurance, convoyeur, etc.).
143 +Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en **modification** : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
169 169  )))
170 170  
171 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
146 +== Renseigner les informations de transport ==
172 172  
173 -[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 +Plusieurs champs sont prévus pour **décrire concrètement comment les biens seront déplacés**. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
174 174  
150 +* **Transporteur** : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
151 +* **Coût du transport** : préciser le montant facturé pour ce service.
152 +* **Adresse et lieu de départ / arrivée** : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
153 +* **Convoyeur** : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
175 175  
176 -[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 +[[Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport>>image:1757335491540-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
157 +== Documenter l’assurance ==
178 178  
179 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 +Dans l’onglet **Assurance**, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
180 180  
161 +* **Valeur globale de l’assurance et devise**,
162 +* **Numéro de police** et dates de validité du contrat,
163 +* **Compagnie d’assuranc**e et organisme indemnisateur,
164 +* **Nature de l’indemnisation** prévue en cas de sinistre.
181 181  
182 -[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +[[Champs documentant l'assurance>>image:1757335583164-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  
168 +== Joindre les pièces contractuelles ==
184 184  
185 -[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +L’onglet **Documentation** permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
186 186  
172 +* Contrat de transport,
173 +* Copie de la police d’assurance,
174 +* Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
187 187  
188 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
176 +[[Champs de documentation>>image:1757335626795-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
190 -(% class="box successmessage" %)
191 -(((
192 -Bonnes pratiques :
178 +== Documenter les conditions de transport du bien ==
193 193  
194 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
195 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
196 -)))
180 +Lors de la saisie des **biens liés aux évènements**, il est recommandé d’indiquer les **dimensions utiles pour son conditionnemen**t (par exemple dimensions avec caisse, socle ou protection). Cette précision facilite l’organisation logistique, permet d’anticiper le choix des caisses et des moyens de transport, et assure une meilleure coordination avec les transporteurs et les équipes de régie.
197 197  
198 ->(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes.
182 +[[Champs d'une notice bien dans l'évènement>>image:1757678463700-464.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 199  
200 200  
185 +Il est également possible de renseigner le **colisage prévu pour le transport**.
186 +Deux options sont possibles :
201 201  
202 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
188 +* **Colisage temporaire** : saisi directement dans la notice du mouvement pour un usage ponctuel (par exemple, caisse spécifique à une exposition).
189 +* **Colisage pérenne** : si un colisage permanent a déjà été défini dans la notice du bien (caisse dédiée, conditionnement récurrent), Flora peut automatiquement le reprendre.
203 203  
204 -(% class="box successmessage" %)
205 -(((
206 -Bonnes pratiques :
191 +[[//Affichage du colisage dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
193 += Gérer les retours partiels =
209 209  
210 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
195 +Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
196 +Ce cas se rencontre fréquemment :
211 211  
212 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
213 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
214 -)))
198 +* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
199 +* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
215 215  
216 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
217 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
201 +La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
218 218  
203 +== Préparer la liste des biens prêtés ==
219 219  
205 +Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
206 +La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
220 220  
221 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
208 +Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
222 222  
223 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
210 +== Préparer les mouvements en amont ==
224 224  
225 -(% class="box infomessage" %)
226 -(((
227 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
212 +Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
228 228  
229 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
230 -* (((
231 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
214 +Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
232 232  
233 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
234 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
216 +* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
217 +* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
218 +* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
219 +
220 +**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
221 +
222 +(% class="box warningmessage" %)
223 +(((
224 +**Attention :**
225 +La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
235 235  )))
236 -)))
237 237  
228 +>(% class="small" %)Exemple :
238 238  
239 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
230 +>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
240 240  
241 -(% class="box infomessage" %)
242 -(((
243 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
232 +>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
244 244  
245 -* (((
246 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
234 +>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
247 247  
248 -* la **localisation temporaire** disparaît,
249 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
250 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
236 +>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
251 251  
238 +>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
252 252  
240 +>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
253 253  
254 -**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
255 -)))
256 -)))
242 +[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 257  
244 +== Suivre les retours au fil du prêt ==
258 258  
246 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
259 259  
260 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
248 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
249 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
250 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
261 261  
262 -(% class="box infomessage" %)
263 -(((
264 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
252 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
265 265  
266 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
267 -* (((
268 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
254 += Produire les documents contractuels et logistiques =
269 269  
270 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
271 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
272 -)))
273 -)))
256 +== Éditer la fiche de prêt ==
274 274  
258 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
275 275  
260 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
276 276  
262 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
277 277  
278 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
264 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
265 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
266 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
279 279  
280 -(% class="box successmessage" %)
281 -(((
282 -**Bonnes pratiques : **
268 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
283 283  
284 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
285 -)))
270 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 286  
287 -(% class="box infomessage" %)
288 -(((
289 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
290 -)))
291 291  
273 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 292  
275 +== Editer un bordereau de transport ==
293 293  
277 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
278 +Il sert à :
294 294  
280 +* lister les biens transportés,
281 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
282 +* identifier le transporteur,
283 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
295 295  
285 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
296 296  
287 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
297 297  
289 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
298 298  
291 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
292 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
293 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
299 299  
295 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
300 300  
297 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
299 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302 302  
301 +== Editer des étiquettes de transport ==
303 303  
303 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
304 +Elles permettent de :
304 304  
306 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
307 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
308 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
305 305  
306 -
310 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
311 +
312 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
313 +
314 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
315 +
316 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
317 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
318 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
319 +
320 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 +
322 +
323 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 307  )))
308 308  )))|(% style="width:300px" %)(((
309 309  (% class="box" %)
... ... @@ -317,11 +317,9 @@
317 317  (((
318 318  **Aller plus loin**
319 319  
320 -* Gérer les évènements
321 -* Saisir un évènement
322 -* Planifier les mouvements
323 -* Gérer les expositions itinérantes
324 -* Utiliser l'export GAM3
337 +* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
338 +* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
339 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome]]
325 325  )))
326 326  
327 327  (% class="box" %)
... ... @@ -330,58 +330,8 @@
330 330  
331 331  * [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
332 332  
333 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
334 -
335 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
336 -
337 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
338 -
339 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
340 -
341 341  * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
342 342  )))
343 343  )))
344 344  
345 -
346 -
347 -
348 -
349 -
350 -
351 -
352 -
353 -
354 -
355 -
356 -
357 -
358 -
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360 -
361 -
362 -
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364 -
365 -
366 -
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370 -
371 -
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374 -
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376 -
377 -
378 -
379 -
380 -
381 -
382 -​​​​​​
383 -
384 -
385 -
386 -
387 387  
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