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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/12 16:19
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les prêts
1 +Produire les documents contractuels et logistiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,308 +3,131 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 +Fiches de prêt, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer et suivre les opérations.
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
9 -
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
8 +Avec Flora, inutile de ressaisir : les informations des notices d’événements et de mouvements s'exportent automatiquement en documents prêts à l’usage, personnalisables selon l’identité de l’institution.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
12 += Depuis un évènement =
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
18 -(((
19 -**Bonnes pratiques : **
14 +== Éditer la fiche de prêt ==
20 20  
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
25 -)))
16 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
18 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
20 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
35 35  
36 -
37 -)))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
22 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
23 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
24 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
26 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
28 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 -* Traçabilité dans l’historique de régie
76 -)))|(((
77 -Mouvement de sortie exécuté :
31 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -* État évènement = **En cours**
80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
33 +== Éditer l'arrêté de dépôt ==
81 81  
82 -Mouvement d'entrée exécuté :
35 +L’**arrêté de dépôt** est un document officiel qui accompagne toute mise en dépôt d’un objet.
36 +Il formalise les conditions de la mise en dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et constitue une pièce réglementaire indispensable au dossier administratif.
83 83  
84 -* État évènement = **Terminé**
85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 -)))
87 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
38 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
89 89  
90 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 -)))
40 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
92 92  
93 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
42 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
43 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
44 +1. Sélectionner le modèle de publication **Arrêté de dépôt.**
94 94  
95 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
46 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
96 96  
97 -Parmi elles :
48 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
101 101  
102 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
51 +[[//Choix du modèle Dépôt- arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
105 105  
106 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
54 += Depuis un mouvement =
108 108  
109 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
56 +== Exporter les listes de colisage ==
110 110  
111 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 -Pour gérer les retours partiels :
58 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
113 113  
114 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 -1. (((
117 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
60 +Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
118 118  
119 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 -)))
121 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
62 +* les **œuvres** ;
63 +* les **colis liés aux œuvres** ;
64 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
65 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
123 123  
124 -(% class="box infomessage" %)
125 -(((
126 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
127 -)))
67 +Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
128 128  
129 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
130 -
131 131  (% class="box successmessage" %)
132 132  (((
133 -**Bonnes pratiques : **
134 -
135 -* Champs à renseigner à minima : 
136 -** **Type** : Exposition
137 -** **Sous-Type** : Prêt
138 -** **Organisme de destination**
139 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 -* (((
142 -**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
143 -Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
144 -
145 -* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
146 -* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
71 +**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
147 147  )))
148 -)))
149 149  
150 -[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
152 152  
153 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 155  
156 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756710090647-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +== Éditer un bordereau de transport ==
157 157  
82 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
83 +Il sert à :
158 158  
159 -[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 +* lister les biens transportés,
86 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
87 +* identifier le transporteur,
88 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
160 160  
161 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
90 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
162 162  
163 -(% class="box successmessage" %)
164 -(((
165 -**Bonnes pratiques : **
92 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
166 166  
167 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
168 -* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
169 -)))
94 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
170 170  
171 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
96 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
97 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
98 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
172 172  
173 -[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
174 174  
102 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 -[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 178  
179 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +== Éditer des étiquettes de transport ==
180 180  
109 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
110 +Elles permettent de :
181 181  
182 -[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
113 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
114 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
183 183  
116 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
184 184  
185 -[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
186 186  
120 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
187 187  
188 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
122 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
123 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
124 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
189 189  
190 -(% class="box successmessage" %)
191 -(((
192 -Bonnes pratiques :
126 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 193  
194 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
195 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
196 -)))
197 197  
198 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. Dans le cas de retour partiels, vous aurez toujours une sortie initiale, avec plusieurs mouvements de retours (si échelonnés sur plusieurs dates).
199 -
200 -
201 -
202 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
203 -
204 -(% class="box successmessage" %)
205 -(((
206 -Bonnes pratiques :
207 -
208 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
209 -
210 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
211 -
212 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
213 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
129 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 214  )))
215 -
216 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
217 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
218 -
219 -
220 -
221 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
222 -
223 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
224 -
225 -(% class="box infomessage" %)
226 -(((
227 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
228 -
229 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
230 -* (((
231 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
232 -
233 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
234 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
235 -)))
236 -)))
237 -
238 -
239 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
240 -
241 -(% class="box infomessage" %)
242 -(((
243 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
244 -
245 -* (((
246 -
247 -
248 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
249 -
250 -* la **localisation temporaire** disparaît,
251 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
252 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
253 -
254 -
255 -)))
256 -)))
257 -
258 -
259 -
260 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
261 -
262 -(% class="box infomessage" %)
263 -(((
264 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
265 -
266 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
267 -* (((
268 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
269 -
270 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
271 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
272 -)))
273 -)))
274 -
275 -
276 -
277 -
278 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
279 -
280 -(% class="box successmessage" %)
281 -(((
282 -**Bonnes pratiques : **
283 -
284 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
285 -)))
286 -
287 -(% class="box infomessage" %)
288 -(((
289 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
290 -)))
291 -
292 -
293 -
294 -
295 -
296 -
297 -
298 -
299 -
300 -
301 -
302 -
303 -
304 -
305 -
306 -
307 -)))
308 308  )))|(% style="width:300px" %)(((
309 309  (% class="box" %)
310 310  (((
... ... @@ -317,11 +317,12 @@
317 317  (((
318 318  **Aller plus loin**
319 319  
320 -* Gérer les évènements
321 -* Saisir un évènement
322 -* Planifier les mouvements
323 -* Gérer les expositions itinérantes
324 -* Utiliser l'export GAM3
143 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
144 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
145 +* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
146 +* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
147 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
148 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
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331 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
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333 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
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335 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
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337 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
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339 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
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341 341  * [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
156 +
157 +* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
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