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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,385 +3,422 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier, suivre et historiser l’ensemble des flux liés à la valorisation des collections du musée dans d'autres institutions.
7 7  
8 -On distingue deux types de prêts :
9 -
10 -* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 -* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
8 +On distingue deux types de prêts : les prêts pour exposition et les prêts autres que pour exposition plus ponctuels (colloques, séminaires, soirées, etc.).
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Étapes de gestion des prêts =
12 +
16 16  
17 -(% class="box successmessage" %)
14 +
15 +)))
16 +)))|(% style="width:300px" %)(((
17 +(% class="box" %)
18 18  (((
19 -**Bonnes pratiques : **
20 -
21 -* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 -* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 -* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 -* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
19 +**Sommaire**
25 25  )))
26 26  
27 -Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
22 +(% class="box" %)
23 +(((
24 +**Aller plus loin**
28 28  
29 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 -|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 -* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 -* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 -)))|(((
34 -La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
26 +* Gérer les évènements
27 +* Saisir un évènement
28 +* Planifier les mouvements
29 +* Gérer les expositions itinérantes
30 +* Utiliser l'export GAM3
31 +)))
35 35  
36 -
33 +(% class="box" %)
34 +(((
35 +**Icônes principales**
37 37  )))
38 -|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 -Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 -)))|(((
41 -* Option de préfixe d’évènement
42 -)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 -|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 -Deux options :
37 +)))
45 45  
46 -* Création automatique
47 -* Création manuelle
48 -)))|(((
49 -* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 -* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 -)))|(((
52 -La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
53 53  
54 -La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 -)))
56 -|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 -Deux méthodes :
58 58  
59 -* Unitaire
60 -* Par lot
61 61  
62 -.
63 -)))|(((
64 -* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 -* Traitement groupé via la liste de résultats
66 -)))|(((
67 -Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 -)))
69 -|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 -* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 -* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 -)))|(((
73 -* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 -* Relocalisation historisée
75 -* Traçabilité dans l’historique de régie
76 -)))|(((
77 -Mouvement de sortie exécuté :
78 78  
79 -* État évènement = **En cours**
80 -* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
43 += Préparer un prêt pour exposition =
81 81  
82 -Mouvement d'entrée exécuté :
45 +Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
83 83  
84 -* État évènement = **Terminé**
85 -* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 -)))
87 -|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 -Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
47 +== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
89 89  
90 -Vérifier la complétude des notices avant publication.
49 +SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
50 +
51 +[[image:1650957381025-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
52 +
53 +(% class="wikigeneratedid" %)
54 +SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
55 +
56 +(% class="box infomessage" %)
57 +(((
58 +il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
91 91  )))
92 92  
93 -= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
61 +[[image:2021-12-23_18h00_41.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
94 94  
95 -Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
96 96  
97 -Parmi elles :
64 +== Saisir la notice de l'évènement ==
98 98  
99 -* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 -* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
66 +Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
101 101  
102 -== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
68 +Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
103 103  
104 -Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
70 +[[image:2021-12-23_18h03_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="517" width="742" class="img-thumbnail"]]
105 105  
106 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
72 +La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
108 108  
109 -=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
74 +A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
110 110  
111 -Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 -Pour gérer les retours partiels :
76 +l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
113 113  
114 -1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 -1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 -1. (((
117 -Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
78 +[[image:1650957677840-703.png]]
118 118  
119 -* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 -)))
121 -1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 -1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
80 +[[image:2021-12-23_18h08_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
123 123  
82 +Et voila.
83 +
84 +[[image:1650957777437-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
85 +
86 +Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
87 +
88 +[[image:2021-12-23_18h13_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
89 +
90 +Résultat de la recherche.
91 +
92 +[[image:1650957831657-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
93 +
94 +== Rattacher des biens à l'évènement ==
95 +
96 +Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
97 +
98 +[[image:1650957904185-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
99 +
100 +Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
101 +
102 +[[image:2021-12-28_09h33_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
103 +
104 +
105 +[[image:2021-12-28_09h33_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
106 +
107 +Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
108 +
124 124  (% class="box infomessage" %)
125 125  (((
126 -De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
111 +A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
127 127  )))
128 128  
129 -== Étape 1 - Créer l'évènement ==
114 +[[image:1650957968048-781.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
130 130  
131 -(% class="box successmessage" %)
132 -(((
133 -**Bonnes pratiques : **
116 +== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
134 134  
135 -* Champs à renseigner à minima : 
136 -** **Type** : Exposition
137 -** **Sous-Type** : Prêt
138 -** **Organisme de destination**
139 -** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 -* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 -* (((
142 -**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
143 -Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
118 +Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
144 144  
145 -* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
146 -* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
120 +[[image:2021-12-28_09h37_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
121 +
122 +Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
123 +
124 +[[image:1650958045708-292.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
125 +
126 +(% class="box warningmessage" %)
127 +(((
128 +Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
129 +Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
147 147  )))
148 -)))
149 149  
150 -[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 +[[image:2021-12-28_09h49_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
151 151  
134 +== Sélection de bien d'un autre panier ==
152 152  
153 -[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 +[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
154 154  
138 +[[image:1661177989546-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
155 155  
156 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756710090647-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 += Gérer le bien dans l'évènement =
157 157  
142 +== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
158 158  
159 -[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
160 160  
161 -== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
146 +[[image:2021-12-28_09h52_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
162 162  
163 -(% class="box successmessage" %)
164 -(((
165 -**Bonnes pratiques : **
148 +La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
166 166  
167 -* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
168 -* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
150 +(% class="box infomessage" %)
151 +(((
152 +Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
169 169  )))
170 170  
171 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
155 +[[image:2021-12-28_09h54_58.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
172 172  
173 -[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
174 174  
159 +[[image:2021-12-28_10h00_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 175  
176 -[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 +Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
177 177  
163 +[[image:2021-12-28_10h05_45.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
178 178  
179 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
180 180  
167 +Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
181 181  
182 -[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
183 183  
171 +Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
184 184  
185 -[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +[[image:1650958684226-701.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
186 186  
175 +Vous pourrez saisir un motif de refus.
187 187  
188 -== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
177 +[[image:1650958757113-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
189 189  
190 -(% class="box successmessage" %)
191 -(((
192 -Bonnes pratiques :
179 +Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
193 193  
194 -* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
195 -* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
196 -)))
181 +[[image:1650958846865-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
197 197  
198 ->(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. Dans le cas de retour partiels, vous aurez toujours une sortie initiale, avec plusieurs mouvements de retours (si échelonnés sur plusieurs dates).
183 +== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
199 199  
185 +Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
200 200  
187 +- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
201 201  
202 -== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
189 +- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
203 203  
204 -(% class="box successmessage" %)
205 -(((
206 -Bonnes pratiques :
191 +En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
207 207  
208 -* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
193 +[[image:2021-12-28_10h32_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
209 209  
210 -Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
195 +== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
211 211  
212 -* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
213 -* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
214 -)))
197 +Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
215 215  
216 ->(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
217 ->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
199 +[[image:1650958146771-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 218  
201 +Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
219 219  
203 +[[image:2021-12-28_10h39_04.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
220 220  
221 -== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
222 222  
223 -=== Exécuter le mouvement de départ ===
206 +== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
224 224  
225 -(% class="box infomessage" %)
226 -(((
227 -**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
208 +Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
228 228  
229 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
230 -* (((
231 -Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
210 +[[image:1650958909875-103.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
232 232  
233 -* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
234 -* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
235 -)))
236 -)))
212 +Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
237 237  
214 +[[image:2021-12-28_10h51_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
238 238  
239 -=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
216 += Planifier les mouvements =
240 240  
241 -(% class="box infomessage" %)
242 -(((
243 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
218 +Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
244 244  
245 -* (((
246 -
220 +== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
247 247  
248 -**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
222 +Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
249 249  
250 -* la **localisation temporaire** disparaît,
251 -* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
252 -* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
253 253  
254 -
255 -)))
256 -)))
225 +[[image:1650958988230-860.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
257 257  
227 +Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
258 258  
229 +[[image:2021-12-28_10h58_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
259 259  
260 -=== Exécuter le mouvement de retour final ===
231 +Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
261 261  
262 -(% class="box infomessage" %)
263 -(((
264 -Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
233 +Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
265 265  
266 -* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
267 -* (((
268 -Le **bien** est automatiquement actualisé :
235 +[[image:1650959095893-721.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
269 269  
270 -* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
271 -* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
272 -)))
273 -)))
237 +Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
274 274  
239 +[[image:1650959160383-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
275 275  
276 276  
242 +A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
277 277  
278 -== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
244 +Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
279 279  
280 -(% class="box successmessage" %)
281 -(((
282 -**Bonnes pratiques : **
246 +[[image:2021-12-28_11h13_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
283 283  
284 -* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
285 -)))
248 +Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
286 286  
287 -(% class="box infomessage" %)
288 -(((
289 -La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
290 -)))
250 +[[image:1650959240491-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
291 291  
252 +== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
292 292  
254 +par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
293 293  
256 +[[image:1650959554857-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
294 294  
258 +(% class="wikigeneratedid" %)
259 +il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
295 295  
261 +[[image:1650959618620-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
296 296  
263 +Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
297 297  
265 +[[image:1650959884084-179.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
298 298  
299 299  
268 +== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
300 300  
270 +Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
301 301  
272 +Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
302 302  
274 +[[image:1650959305809-926.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
303 303  
276 +[[image:2021-12-28_11h46_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
304 304  
278 +Indiquez la date de retour prévue.
305 305  
306 -
307 -)))
308 -)))|(% style="width:300px" %)(((
309 -(% class="box" %)
310 -(((
311 -**Sommaire**
280 +[[image:1650959355730-350.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
312 312  
313 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
314 -)))
282 +Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
315 315  
316 -(% class="box" %)
317 -(((
318 -**Aller plus loin**
284 +[[image:1650960192067-865.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
319 319  
320 -* Gérer les évènements
321 -* Saisir un évènement
322 -* Planifier les mouvements
323 -* Gérer les expositions itinérantes
324 -* Utiliser l'export GAM3
325 -)))
286 +Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
326 326  
327 -(% class="box" %)
328 -(((
329 -**Icônes principales**
288 +[[image:2021-12-28_11h57_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
330 330  
331 -* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
332 -
333 -* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
334 -
335 -* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
336 -
337 -* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
338 -
339 -* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
340 -
341 -* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
342 -)))
343 -)))
290 +Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
344 344  
292 +[[image:2021-12-28_11h59_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
345 345  
294 += Edition de la fiche de prêt =
346 346  
296 +A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
347 347  
298 +[[image:2021-12-28_12h02_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
348 348  
300 +Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
349 349  
302 +[[image:2021-12-28_12h00_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
350 350  
304 +Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
351 351  
306 +[[image:2021-12-28_12h05_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 352  
308 +Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
353 353  
310 +[[image:2021-12-28_12h09_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
354 354  
312 += Suivre l'exécution des mouvements =
355 355  
314 +Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
356 356  
316 +- ce qui est prévu.
357 357  
318 +- ce qui s'est passé.
358 358  
320 +Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
359 359  
322 +Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
360 360  
361 361  
325 +[[image:2021-12-28_12h13_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
362 362  
327 +Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
363 363  
329 +Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
364 364  
331 +Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
365 365  
333 +[[image:2021-12-28_12h20_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
366 366  
335 +Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
367 367  
337 +Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
368 368  
369 369  
340 +Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
370 370  
342 +== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
371 371  
344 +Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
372 372  
346 +[[image:2021-12-28_12h21_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
373 373  
348 +(% style="text-align: center;" %)
349 +Rentrer dans le mouvement à valider.
374 374  
351 +[[image:2021-12-28_12h32_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
375 375  
353 +(% style="text-align: center;" %)
354 +Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
376 376  
356 +​​​​​​
377 377  
358 +[[image:2021-12-28_12h35_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
378 378  
360 +(% style="text-align: center;" %)
361 +Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
379 379  
363 +[[image:2021-12-28_12h35_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
380 380  
365 +(% style="text-align: center;" %)
366 +Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
381 381  
382 -​​​​​​
368 +[[image:2021-12-28_12h37_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
383 383  
370 +(% style="text-align: center;" %)
371 +Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
384 384  
373 +[[image:2021-12-28_12h39_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
385 385  
375 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
386 386  
377 +Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
378 +
379 +[[image:2021-12-28_12h42_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
380 +
381 +== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
382 +
383 +On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
384 +
385 +A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
386 +
387 +[[image:2021-12-28_15h08_00.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
388 +
389 +=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
390 +
391 +Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
392 +
393 +Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
394 +
395 +[[image:2021-12-28_15h28_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 +
397 += Terminer l'évènement =
398 +
399 +Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
400 +
401 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
402 +
403 +[[image:1661267066919-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
404 +
405 +//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
406 +
407 +
408 +[[image:1661267184554-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
409 +
410 +
411 +Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
412 +
413 +Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
414 +
415 +[[image:1661267396427-306.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
416 +
417 +
418 +ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
419 +
420 +[[image:1661267548612-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
421 +
422 +
423 +
387 387  
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