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Modifié par admin admin le 2025/09/15 10:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:57
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modifié par admin admin
sur 2025/09/15 10:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les prêts pour expositions
1 +Produire les documents contractuels et logistiques
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,462 +1,216 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
4 4  
5 -= Préparer un prêt pour exposition =
6 -
7 -Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
8 -
9 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
10 -
11 -SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
12 -
13 -(% style="text-align:center" %)
14 -[[image:1650957381025-228.png||class="img-thumbnail"]]
15 -
16 -(% class="wikigeneratedid" %)
17 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
18 -
19 -(% class="box infomessage" %)
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
20 20  (((
21 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
22 -)))
6 +Fiches de prêt, books, listes d’œuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer juridiquement les opérations et assurer le suivi logistique.
23 23  
24 -(% style="text-align:center" %)
25 -[[image:2021-12-23_18h00_41.png||class="img-thumbnail"]]
26 -
27 -
28 -== Saisir la notice de l'évènement ==
29 -
30 -Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
31 -
32 -Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
33 -
34 -(% style="text-align:center" %)
35 -[[image:2021-12-23_18h03_14.png||class="img-thumbnail" height="517" width="742"]]
36 -
37 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
38 -
39 -A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
40 -
41 -l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
42 -
43 -[[image:1650957677840-703.png]]
44 -
45 -(% style="text-align:center" %)
46 -[[image:2021-12-23_18h08_15.png||class="img-thumbnail"]]
47 -
48 -Et voila.
49 -
50 -(% style="text-align:center" %)
51 -[[image:1650957777437-774.png||class="img-thumbnail"]]
52 -
53 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
54 -
55 -(% style="text-align:center" %)
56 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||class="img-thumbnail"]]
57 -
58 -Résultat de la recherche.
59 -
60 -(% style="text-align:center" %)
61 -[[image:1650957831657-964.png||class="img-thumbnail"]]
62 -
63 -== Rattacher des biens à l'évènement ==
64 -
65 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
66 -
67 -(% style="text-align:center" %)
68 -[[image:1650957904185-838.png||class="img-thumbnail"]]
69 -
70 -Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
71 -
72 -(% style="text-align:center" %)
73 -[[image:2021-12-28_09h33_00.png||class="img-thumbnail"]]
74 -
75 -
76 -(% style="text-align:center" %)
77 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||class="img-thumbnail"]]
78 -
79 -Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
80 -
81 -(% class="box infomessage" %)
82 -(((
83 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
8 +Avec Flora, toutes ces éditions s’appuient directement sur les informations saisies dans les notices de biens, d’évènements, de mouvements, de colisage et de matériel scénographique. Il n’est donc plus nécessaire de ressaisir les données : les documents sont générés automatiquement, puis personnalisables (logo, mise en page, mentions légales) pour s’adapter à l’identité de l’institution.
84 84  )))
85 85  
86 -(% style="text-align:center" %)
87 -[[image:1650957968048-781.png||class="img-thumbnail"]]
88 -
89 -== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
90 -
91 -Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
92 -
93 -(% style="text-align:center" %)
94 -[[image:2021-12-28_09h37_20.png||class="img-thumbnail"]]
95 -
96 -Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
97 -
98 -(% style="text-align:center" %)
99 -[[image:1650958045708-292.png||class="img-thumbnail"]]
100 -
101 -(% class="box warningmessage" %)
102 102  (((
103 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
104 -Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
105 -)))
12 += Générer les documents à partir d'un évènement =
106 106  
107 -(% style="text-align:center" %)
108 -[[image:2021-12-28_09h49_02.png||class="img-thumbnail"]]
14 +== Éditer la liste d'œuvres ==
109 109  
110 -== Sélection de bien d'un autre panier ==
16 +La liste d’œuvres rassemble tous les biens rattachés à l’évènement.
111 111  
112 -[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
18 +Elle permet de :
113 113  
114 -(% style="text-align:center" %)
115 -[[image:1661177989546-261.png||class="img-thumbnail"]]
20 +* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
21 +* **servir de pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
22 +* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
23 +* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).
116 116  
117 -= Gérer le bien dans l'évènement =
25 +Procédure :
118 118  
119 -== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
27 +* Ouvrir la notice de l’évènement.
28 +* Cliquer sur l’icône **Modèles de publication** dans la barre d’outils.
29 +* Sélectionner le modèle //Liste d’œuvres//.
120 120  
121 -Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
31 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
122 122  
123 -(% style="text-align:center" %)
124 -[[image:2021-12-28_09h52_43.png||class="img-thumbnail"]]
33 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
126 -La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
127 127  
128 -(% class="box infomessage" %)
129 -(((
130 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
131 -)))
36 +[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 -(% style="text-align:center" %)
134 -[[image:2021-12-28_09h54_58.png||class="img-thumbnail"]]
135 135  
136 -Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
39 +== Éditer le book ==
137 137  
138 -(% style="text-align:center" %)
139 -[[image:2021-12-28_10h00_31.png||class="img-thumbnail"]]
41 +Le book présente les biens liés à l’évènement sous forme de catalogue illustré, incluant visuels, informations descriptives et données administratives.
140 140  
141 -Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
43 +**Procédure :**
142 142  
143 -(% style="text-align:center" %)
144 -[[image:2021-12-28_10h05_45.png||class="img-thumbnail"]]
45 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
46 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
47 +1. Sélectionner le modèle //Book//.
145 145  
146 -== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
49 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
147 147  
148 -Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
51 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 149  
150 -Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
151 151  
152 -Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
54 +[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 153  
154 -(% style="text-align:center" %)
155 -[[image:1650958684226-701.png||class="img-thumbnail"]]
156 156  
157 -Vous pourrez saisir un motif de refus.
57 +== Éditer la fiche de prêt ==
158 158  
159 -(% style="text-align:center" %)
160 -[[image:1650958757113-343.png||class="img-thumbnail"]]
59 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
161 161  
162 -Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
61 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
163 163  
164 -(% style="text-align:center" %)
165 -[[image:1650958846865-324.png||class="img-thumbnail"]]
63 +**Procédure :**
166 166  
167 -== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
65 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
66 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
67 +1. Sélectionner le modèle //Fiche de prêt//.
168 168  
169 -Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
69 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
170 170  
171 -- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
71 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 172  
173 -- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
174 174  
175 -En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
74 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 176  
177 -(% style="text-align:center" %)
178 -[[image:2021-12-28_10h32_39.png||class="img-thumbnail"]]
76 +== Éditer l'arrêté de dépôt ==
179 179  
180 -== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
78 +L’arrêté de dépôt accompagne toute mise en dépôt d’un objet. Il définit les conditions de dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et revêt un caractère réglementaire.
181 181  
182 -Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
80 +Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
183 183  
184 -(% style="text-align:center" %)
185 -[[image:1650958146771-192.png||class="img-thumbnail"]]
82 +**Procédure :**
186 186  
187 -Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
84 +1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
85 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
86 +1. Sélectionner le modèle //Arrêté de dépôt//.
188 188  
189 -(% style="text-align:center" %)
190 -[[image:2021-12-28_10h39_04.png||class="img-thumbnail"]]
88 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
191 191  
90 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 192  
193 -== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
194 194  
195 -Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
93 +[[//Choix du modèle Dépôt - arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 196  
197 -(% style="text-align:center" %)
198 -[[image:1650958909875-103.png||class="img-thumbnail"]]
199 199  
200 -Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
96 += Générer les documents à partir d'un mouvement =
201 201  
202 -(% style="text-align:center" %)
203 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||class="img-thumbnail"]]
98 +== Exporter les listes de colisage ==
204 204  
205 -= Planifier les mouvements =
100 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
206 206  
207 -Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
102 +Les listes de colisage sont essentielles pour le suivi et la traçabilité : elles peuvent être remises aux transporteurs, utilisées pour les assurances ou partagées avec les partenaires.
208 208  
209 -== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
104 +Depuis l’onglet **Mouvements** d’un évènement, il est possible d’exporter :
210 210  
211 -Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
106 +* les **œuvres** ;
107 +* les **colis liés aux œuvres** ;
108 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
109 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
212 212  
111 +**Procédure :**
213 213  
214 -(% style="text-align:center" %)
215 -[[image:1650958988230-860.png||class="img-thumbnail"]]
113 +1. Ouvrir la notice de l’évènement.
114 +1. Aller dans l’onglet **Mouvements**.
115 +1. Repérer le mouvement souhaité.
116 +1. Cliquer sur **Exporter**.
117 +1. Choisir la liste à générer.
216 216  
217 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
119 + 
218 218  
219 -(% style="text-align:center" %)
220 -[[image:2021-12-28_10h58_24.png||class="img-thumbnail"]]
121 +(% class="box successmessage" %)
122 +(((
123 +**Remarque**
221 221  
222 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
125 +//un bien refusé dans l’évènement n’apparaît pas dans les listes de colisage.//
126 +)))
223 223  
224 -Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
128 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 225  
226 -(% style="text-align:center" %)
227 -[[image:1650959095893-721.png]]
228 228  
229 -Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
131 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 230  
231 -(% style="text-align:center" %)
232 -[[image:1650959160383-636.png||class="img-thumbnail"]]
233 233  
134 +== Éditer un bordereau de transport ==
234 234  
235 -A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
136 +Le bordereau de transport accompagne physiquement les œuvres lors du déplacement. Il constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
236 236  
237 -Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
138 +Il mentionne :
238 238  
239 -(% style="text-align:center" %)
240 -[[image:2021-12-28_11h13_12.png||class="img-thumbnail"]]
140 +* les biens transportés,
141 +* les lieux de départ et d’arrivée,
142 +* le transporteur,
143 +* les informations nécessaires à la traçabilité.
241 241  
242 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
145 +**Procédure :**
243 243  
244 -(% style="text-align:center" %)
245 -[[image:1650959240491-310.png||class="img-thumbnail"]]
147 +1. Ouvrir la notice du mouvement.
148 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
149 +1. Sélectionner le modèle //Bordereau de transport//.
246 246  
247 -== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
151 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
248 248  
249 -par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
153 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 250  
251 -(% style="text-align:center" %)
252 -[[image:1650959554857-316.png||class="img-thumbnail"]]
253 253  
254 -(% class="wikigeneratedid" %)
255 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
156 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 256  
257 -(% style="text-align:center" %)
258 -[[image:1650959618620-655.png||class="img-thumbnail"]]
259 259  
260 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
159 +== Éditer des étiquettes de transport ==
261 261  
262 -(% style="text-align:center" %)
263 -[[image:1650959884084-179.png||class="img-thumbnail"]]
161 +Les étiquettes permettent d’identifier chaque bien ou colis lors d’un déplacement.
264 264  
163 +Elles facilitent la manipulation et complètent le bordereau comme repères visuels.
265 265  
266 -== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
165 +Elles permettent de :
267 267  
268 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
167 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
168 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
169 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
269 269  
270 -Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
171 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
271 271  
272 -(% style="text-align:center" %)
273 -[[image:1650959305809-926.png||class="img-thumbnail"]]
173 +**Procédure :**
274 274  
275 -(% style="text-align:center" %)
276 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||class="img-thumbnail"]]
175 +1. Ouvrir la notice du mouvement.
176 +1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
177 +1. Sélectionner le modèle //Étiquettes//.
277 277  
278 -Indiquez la date de retour prévue.
179 +
279 279  
280 -(% style="text-align:center" %)
281 -[[image:1650959355730-350.png||class="img-thumbnail"]]
181 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 282  
283 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
284 284  
285 -(% style="text-align:center" %)
286 -[[image:1650960192067-865.png]]
184 +[[//Choix du modèle Étiquette//>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 +)))
186 +)))|(% style="width:300px" %)(((
187 +(% class="box" %)
188 +(((
189 +**Sommaire**
287 287  
288 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
191 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
192 +)))
289 289  
290 -(% style="text-align:center" %)
291 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png]]
194 +(% class="box" %)
195 +(((
196 +**Aller plus loin**
292 292  
293 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
198 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
199 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
200 +* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
201 +* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
202 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
203 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
204 +)))
294 294  
295 -(% style="text-align:center" %)
296 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||class="img-thumbnail"]]
206 +(% class="box" %)
207 +(((
208 +**Icônes principales**
297 297  
298 -= Edition de la fiche de prêt =
210 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
211 +
212 +* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
213 +)))
214 +)))
299 299  
300 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
301 -
302 -(% style="text-align:center" %)
303 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||class="img-thumbnail"]]
304 -
305 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
306 -
307 -(% style="text-align:center" %)
308 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||class="img-thumbnail"]]
309 -
310 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
311 -
312 -(% style="text-align:center" %)
313 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||class="img-thumbnail"]]
314 -
315 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
316 -
317 -(% style="text-align:center" %)
318 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||class="img-thumbnail"]]
319 -
320 -= Suivre l'exécution des mouvements =
321 -
322 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
323 -
324 -- ce qui est prévu.
325 -
326 -- ce qui s'est passé.
327 -
328 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
329 -
330 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
331 -
332 -
333 -(% style="text-align:center" %)
334 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||class="img-thumbnail"]]
335 -
336 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
337 -
338 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
339 -
340 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
341 -
342 -(% style="text-align:center" %)
343 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||class="img-thumbnail"]]
344 -
345 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
346 -
347 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
348 -
349 -
350 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
351 -
352 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
353 -
354 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
355 -
356 -(% style="text-align:center" %)
357 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||class="img-thumbnail"]]
358 -
359 -(% style="text-align: center;" %)
360 -Rentrer dans le mouvement à valider.
361 -
362 -(% style="text-align:center" %)
363 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||class="img-thumbnail"]]
364 -
365 -(% style="text-align: center;" %)
366 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
367 -
368 -​​​​​​
369 -
370 -(% style="text-align:center" %)
371 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||class="img-thumbnail"]]
372 -
373 -(% style="text-align: center;" %)
374 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
375 -
376 -(% style="text-align:center" %)
377 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||class="img-thumbnail"]]
378 -
379 -(% style="text-align: center;" %)
380 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
381 -
382 -(% style="text-align:center" %)
383 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||class="img-thumbnail"]]
384 -
385 -(% style="text-align: center;" %)
386 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
387 -
388 -(% style="text-align:center" %)
389 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||class="img-thumbnail"]]
390 -
391 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
392 -
393 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
394 -
395 -(% style="text-align:center" %)
396 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||class="img-thumbnail"]]
397 -
398 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
399 -
400 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
401 -
402 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
403 -
404 -(% style="text-align:center" %)
405 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||class="img-thumbnail"]]
406 -
407 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
408 -
409 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
410 -
411 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
412 -
413 -(% style="text-align:center" %)
414 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||class="img-thumbnail"]]
415 -
416 -= Terminer l'évènement =
417 -
418 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
419 -
420 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
421 -
422 -(% style="text-align:center" %)
423 -[[image:1661267066919-264.png||class="img-thumbnail"]]
424 -
425 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
426 -
427 -
428 -(% style="text-align:center" %)
429 -[[image:1661267184554-933.png||class="img-thumbnail"]]
430 -
431 -
432 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
433 -
434 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
435 -
436 -(% style="text-align:center" %)
437 -[[image:1661267396427-306.png||class="img-thumbnail"]]
438 -
439 -
440 -ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
441 -
442 -(% style="text-align:center" %)
443 -[[image:1661267548612-173.png||class="img-thumbnail"]]
444 -
445 -
446 -= Cas particulier : les expositions itinérantes =
447 -
448 -Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements
449 -
450 -
451 -**en recherche**
452 -
453 -[[image:1661267944125-845.png]]
454 -
455 -**ou en affichage dans la vue** de chacune des notices via la vue ensemble (comme dans les biens)
456 -
457 -(% style="text-align:center" %)
458 -[[image:1661268044413-869.png||class="img-thumbnail"]]
459 -
460 -
461 -(% style="text-align:center" %)
462 -[[image:1661268072458-991.png||class="img-thumbnail"]]
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