Modifications pour le document Produire les documents contractuels et logistiques

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Les prêts pour expositions
++Gérer les prêts

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
++Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -1,462 +1,473 @@
--{{box title="**Sommaire**"}}
--{{toc/}}
--{{/box}}
++(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
--= Préparer un prêt pour exposition =
++|(% style="width:840px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
--Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
++On distingue deux types de prêts :
--== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
++* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
++* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
++)))
--SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650957381025-228.png||class="img-thumbnail"]]
--
--(% class="wikigeneratedid" %)
--SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
--
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
--)))
++= Les prêts pour exposition dans une autre institution =
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-23_18h00_41.png||class="img-thumbnail"]]
++== Le rôle de Flora ==
++Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
++Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
--== Saisir la notice de l'évènement ==
++Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
--Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
++* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
++* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
++* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
--Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
++Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-23_18h03_14.png||class="img-thumbnail" height="517" width="742"]]
++== Une grille de saisie spécifique ==
--La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
++Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
++Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
--A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
++Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
--l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
++|=**Nom du champ**|=**Utilisation**
++|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
++|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
++|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
++il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
++|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
++|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
++|**Présentation**|Type de présentation prévue.
++|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
++|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
++|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
++|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
++|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
++|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
++|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
++|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
++|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
++|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
++|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
++|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
++|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
++|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
++|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
++|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
++|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
--[[image:1650957677840-703.png]]
++En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour enrichir le suivi du prêt. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-23_18h08_15.png||class="img-thumbnail"]]
++* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
++* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
++* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
--Et voila.
++En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650957777437-774.png||class="img-thumbnail"]]
++= Les prêts autres que pour une exposition =
--Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
++Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-23_18h13_05.png||class="img-thumbnail"]]
++* colloques ou séminaires,
++* soirées événementielles,
++* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
--Résultat de la recherche.
++Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650957831657-964.png||class="img-thumbnail"]]
++Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
--== Rattacher des biens à l'évènement ==
++* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
++* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
++* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
--Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
++Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650957904185-838.png||class="img-thumbnail"]]
++= Étapes de gestion des prêts =
--Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
++Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_09h33_00.png||class="img-thumbnail"]]
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
++|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
++* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
++* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
++)))|(((
++La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
++
++)))
++|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
++Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
++)))|(((
++* Option de préfixe d’évènement
++)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
++|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
++Deux options :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_09h33_22.png||class="img-thumbnail"]]
++* Création automatique
++* Création manuelle
++)))|(((
++* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
++* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
++)))|(((
++La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
--Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
++La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
  )))
++|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
++Deux méthodes :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650957968048-781.png||class="img-thumbnail"]]
++* Unitaire
++* Par lot
--== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
++.
++)))|(((
++* Modification dans chaque notice bien du mouvement
++* Traitement groupé via la liste de résultats
++)))|(((
++Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
++)))
++|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
++* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
++* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
++)))|(((
++* Mise à jour automatique dans la notice bien
++* Traçabilité dans l’historique de régie
++)))|(((
++Mouvement de sortie exécuté :
--Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
++* État évènement = **En cours**
++* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_09h37_20.png||class="img-thumbnail"]]
++Mouvement d'entrée exécuté :
--Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
++* État évènement = **Terminé**
++* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
++)))
++|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
++Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650958045708-292.png||class="img-thumbnail"]]
++Vérifier la complétude des notices avant publication.
++)))
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
--Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
++**Bonnes pratiques : **
++
++* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
++* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
++* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
++* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
  )))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_09h49_02.png||class="img-thumbnail"]]
++= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
--== Sélection de bien d'un autre panier ==
++Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
--[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
++Parmi elles :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1661177989546-261.png||class="img-thumbnail"]]
++* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
++* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
--= Gérer le bien dans l'évènement =
++== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
--== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
++Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
--Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
++* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
++* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_09h52_43.png||class="img-thumbnail"]]
++=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
--La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
++Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
++Pour gérer les retours partiels :
++1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
++1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
++1. (((
++Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
++
++* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
++)))
++1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
++1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
++De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
  )))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_09h54_58.png||class="img-thumbnail"]]
++== Étape 1 - Créer l'évènement ==
--Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques : **
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_10h00_31.png||class="img-thumbnail"]]
++* Champs à renseigner à minima :
++** **Type** : Exposition
++** **Sous-Type** : Prêt
++** **Organisme de destination**
++** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
++* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
++* (((
++**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
++Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
--Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
++* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
++* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
++)))
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_10h05_45.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
--Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
++[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
--Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
++[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650958684226-701.png||class="img-thumbnail"]]
--Vous pourrez saisir un motif de refus.
++[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650958757113-343.png||class="img-thumbnail"]]
++== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
--Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques : **
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650958846865-324.png||class="img-thumbnail"]]
++* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
++* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
++)))
--== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
++>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
--Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
++[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
--- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
++[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_10h32_39.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
--Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
++[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650958146771-192.png||class="img-thumbnail"]]
--Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
++[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_10h39_04.png||class="img-thumbnail"]]
++== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
--== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques :
--Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
++* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
++* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650958909875-103.png||class="img-thumbnail"]]
++>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
--Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
++[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_10h51_05.png||class="img-thumbnail"]]
--= Planifier les mouvements =
++[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
--== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
++[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
++[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650958988230-860.png||class="img-thumbnail"]]
--Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
++[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_10h58_24.png||class="img-thumbnail"]]
--Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
++[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650959095893-721.png]]
++[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650959160383-636.png||class="img-thumbnail"]]
++== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques :
--A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
++* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
--Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
++Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_11h13_12.png||class="img-thumbnail"]]
++* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
++* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
++)))
--Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
++>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
++>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650959240491-310.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
--par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
++== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650959554857-316.png||class="img-thumbnail"]]
++=== Exécuter le mouvement de départ ===
--(% class="wikigeneratedid" %)
--il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650959618620-655.png||class="img-thumbnail"]]
++* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
++* (((
++Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
--Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
++* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
++* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
++)))
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650959884084-179.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
++[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
--Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
++[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650959305809-926.png||class="img-thumbnail"]]
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_11h46_54.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Indiquez la date de retour prévue.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650959355730-350.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1650960192067-865.png]]
++=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
--Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_11h57_13.png]]
++* (((
++**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
--Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
++* la **localisation temporaire** disparaît,
++* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
++* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_11h59_33.png||class="img-thumbnail"]]
--= Edition de la fiche de prêt =
--A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
++**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
++)))
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h02_32.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h00_54.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h05_10.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h09_22.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Suivre l'exécution des mouvements =
--Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
++[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--- ce qui est prévu.
--- ce qui s'est passé.
++=== Exécuter le mouvement de retour final ===
--Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
--Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
++* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
++* (((
++Le **bien** est automatiquement actualisé :
++* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
++* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
++)))
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h13_15.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
--Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
++[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h20_10.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
--Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
++[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
++[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
--Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
++== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h21_44.png||class="img-thumbnail"]]
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques : **
--(% style="text-align: center;" %)
--Rentrer dans le mouvement à valider.
++* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h32_54.png||class="img-thumbnail"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
++)))
--(% style="text-align: center;" %)
--Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
++[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h35_09.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h35_37.png||class="img-thumbnail"]]
++[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h37_43.png||class="img-thumbnail"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h39_51.png||class="img-thumbnail"]]
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++)))
--=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
--Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
++* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
++)))
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_12h42_23.png||class="img-thumbnail"]]
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
--== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
++* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
++
++* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier
++
++* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement
++
++* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
++
++* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
++
++* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
++)))
++)))
--On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
--
--A  noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_15h08_00.png||class="img-thumbnail"]]
--
--=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
--
--Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
--
--Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:2021-12-28_15h28_53.png||class="img-thumbnail"]]
--
--= Terminer l'évènement =
--
--Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
--
--//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1661267066919-264.png||class="img-thumbnail"]]
--
--//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
--
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1661267184554-933.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
--
--Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1661267396427-306.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1661267548612-173.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--= Cas particulier : les expositions itinérantes =
--
--Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements
--
--
--**en recherche**
--
--[[image:1661267944125-845.png]]
--
--**ou en affichage dans la vue** de chacune des notices via la vue ensemble (comme dans les biens)
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1661268044413-869.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--(% style="text-align:center" %)
--[[image:1661268072458-991.png||class="img-thumbnail"]]
++

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