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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les prêts pour expositions
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,462 +1,400 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
4 4  
5 -= Préparer un prêt pour exposition =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 6  
7 -Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
8 +On distingue deux types de prêts :
8 8  
9 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
12 +)))
10 10  
11 -SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
14 +(((
15 += Étapes de gestion des prêts =
12 12  
13 -(% style="text-align:center" %)
14 -[[image:1650957381025-228.png||class="img-thumbnail"]]
15 -
16 -(% class="wikigeneratedid" %)
17 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
18 -
19 -(% class="box infomessage" %)
17 +(% class="box successmessage" %)
20 20  (((
21 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
19 +**Bonnes pratiques : **
20 +
21 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
22 22  )))
23 23  
24 -(% style="text-align:center" %)
25 -[[image:2021-12-23_18h00_41.png||class="img-thumbnail"]]
27 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
26 26  
29 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 +* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 +)))|(((
34 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
27 27  
28 -== Saisir la notice de l'évènement ==
36 +
37 +)))
38 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 +)))|(((
41 +* Option de préfixe d’évènement
42 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 +Deux options :
29 29  
30 -Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
46 +* Création automatique
47 +* Création manuelle
48 +)))|(((
49 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 +)))|(((
52 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
31 31  
32 -Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
54 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 +)))
56 +|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 +Deux méthodes :
33 33  
34 -(% style="text-align:center" %)
35 -[[image:2021-12-23_18h03_14.png||class="img-thumbnail" height="517" width="742"]]
59 +* Unitaire
60 +* Par lot
36 36  
37 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
62 +.
63 +)))|(((
64 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 +* Traitement groupé via la liste de résultats
66 +)))|(((
67 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 +)))
69 +|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 +)))|(((
73 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 +* Relocalisation historisée
75 +* Traçabilité dans l’historique de régie
76 +)))|(((
77 +Mouvement de sortie exécuté :
38 38  
39 -A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
79 +* État évènement = **En cours**
80 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
40 40  
41 -l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
82 +Mouvement d'entrée exécuté :
42 42  
43 -[[image:1650957677840-703.png]]
84 +* État évènement = **Terminé**
85 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 +)))
87 +|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
44 44  
45 -(% style="text-align:center" %)
46 -[[image:2021-12-23_18h08_15.png||class="img-thumbnail"]]
90 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 +)))
47 47  
48 -Et voila.
93 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
49 49  
50 -(% style="text-align:center" %)
51 -[[image:1650957777437-774.png||class="img-thumbnail"]]
95 +Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
52 52  
53 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
97 +Parmi elles :
54 54  
55 -(% style="text-align:center" %)
56 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||class="img-thumbnail"]]
99 +* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 +* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
57 57  
58 -Résultat de la recherche.
102 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
59 59  
60 -(% style="text-align:center" %)
61 -[[image:1650957831657-964.png||class="img-thumbnail"]]
104 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
62 62  
63 -== Rattacher des biens à l'évènement ==
106 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
64 64  
65 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
109 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
66 66  
67 -(% style="text-align:center" %)
68 -[[image:1650957904185-838.png||class="img-thumbnail"]]
111 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 +Pour gérer les retours partiels :
69 69  
70 -Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
114 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 +1. (((
117 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
71 71  
72 -(% style="text-align:center" %)
73 -[[image:2021-12-28_09h33_00.png||class="img-thumbnail"]]
119 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 +)))
121 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
74 74  
75 -
76 -(% style="text-align:center" %)
77 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||class="img-thumbnail"]]
78 -
79 -Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
80 -
81 81  (% class="box infomessage" %)
82 82  (((
83 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
126 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
84 84  )))
85 85  
86 -(% style="text-align:center" %)
87 -[[image:1650957968048-781.png||class="img-thumbnail"]]
129 +== Étape 1 - Créer l'évènement ==
88 88  
89 -== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
131 +(% class="box successmessage" %)
132 +(((
133 +**Bonnes pratiques : **
90 90  
91 -Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
135 +* Champs à renseigner à minima : 
136 +** **Type** : Exposition
137 +** **Sous-Type** : Prêt
138 +** **Organisme de destination**
139 +** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 +* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 +* (((
142 +**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
143 +Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
92 92  
93 -(% style="text-align:center" %)
94 -[[image:2021-12-28_09h37_20.png||class="img-thumbnail"]]
95 -
96 -Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
97 -
98 -(% style="text-align:center" %)
99 -[[image:1650958045708-292.png||class="img-thumbnail"]]
100 -
101 -(% class="box warningmessage" %)
102 -(((
103 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
104 -Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
145 +* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
146 +* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
105 105  )))
148 +)))
106 106  
107 -(% style="text-align:center" %)
108 -[[image:2021-12-28_09h49_02.png||class="img-thumbnail"]]
150 +[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 -== Sélection de bien d'un autre panier ==
111 111  
112 -[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
153 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 113  
114 -(% style="text-align:center" %)
115 -[[image:1661177989546-261.png||class="img-thumbnail"]]
116 116  
117 -= Gérer le bien dans l'évènement =
156 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 -== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
120 120  
121 -Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
159 +[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
123 -(% style="text-align:center" %)
124 -[[image:2021-12-28_09h52_43.png||class="img-thumbnail"]]
161 +== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
125 125  
126 -La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
127 -
128 -(% class="box infomessage" %)
163 +(% class="box successmessage" %)
129 129  (((
130 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
165 +**Bonnes pratiques : **
166 +
167 +* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
168 +* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
131 131  )))
132 132  
133 -(% style="text-align:center" %)
134 -[[image:2021-12-28_09h54_58.png||class="img-thumbnail"]]
171 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
135 135  
136 -Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
173 +[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
138 -(% style="text-align:center" %)
139 -[[image:2021-12-28_10h00_31.png||class="img-thumbnail"]]
140 140  
141 -Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
176 +[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
143 -(% style="text-align:center" %)
144 -[[image:2021-12-28_10h05_45.png||class="img-thumbnail"]]
145 145  
146 -== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
179 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 -Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
149 149  
150 -Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
182 +[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
152 -Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
153 153  
154 -(% style="text-align:center" %)
155 -[[image:1650958684226-701.png||class="img-thumbnail"]]
185 +[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 156  
157 -Vous pourrez saisir un motif de refus.
158 158  
159 -(% style="text-align:center" %)
160 -[[image:1650958757113-343.png||class="img-thumbnail"]]
188 +== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
161 161  
162 -Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
190 +(% class="box successmessage" %)
191 +(((
192 +Bonnes pratiques :
163 163  
164 -(% style="text-align:center" %)
165 -[[image:1650958846865-324.png||class="img-thumbnail"]]
194 +* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
195 +* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
196 +)))
166 166  
167 -== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
198 +>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
168 168  
169 -Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
200 +[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
171 -- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
172 172  
173 -- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
203 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 -En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
176 176  
177 -(% style="text-align:center" %)
178 -[[image:2021-12-28_10h32_39.png||class="img-thumbnail"]]
206 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
180 -== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
181 181  
182 -Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
209 +[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  
184 -(% style="text-align:center" %)
185 -[[image:1650958146771-192.png||class="img-thumbnail"]]
186 186  
187 -Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
212 +[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 -(% style="text-align:center" %)
190 -[[image:2021-12-28_10h39_04.png||class="img-thumbnail"]]
191 191  
215 +[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 192  
193 -== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
194 194  
195 -Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
218 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 196  
197 -(% style="text-align:center" %)
198 -[[image:1650958909875-103.png||class="img-thumbnail"]]
199 199  
200 -Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
221 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
201 201  
202 -(% style="text-align:center" %)
203 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||class="img-thumbnail"]]
223 +(% class="box successmessage" %)
224 +(((
225 +Bonnes pratiques :
204 204  
205 -= Planifier les mouvements =
227 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
206 206  
207 -Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
229 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
208 208  
209 -== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
231 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
232 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
233 +)))
210 210  
211 -Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
235 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
236 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
212 212  
238 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 213  
214 -(% style="text-align:center" %)
215 -[[image:1650958988230-860.png||class="img-thumbnail"]]
216 216  
217 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
241 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
218 218  
219 -(% style="text-align:center" %)
220 -[[image:2021-12-28_10h58_24.png||class="img-thumbnail"]]
243 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
221 221  
222 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
223 223  
224 -Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
249 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
250 +* (((
251 +Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
225 225  
226 -(% style="text-align:center" %)
227 -[[image:1650959095893-721.png]]
253 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
254 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
255 +)))
256 +)))
228 228  
229 -Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
258 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 230  
231 -(% style="text-align:center" %)
232 -[[image:1650959160383-636.png||class="img-thumbnail"]]
233 233  
261 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 234  
235 -A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
236 236  
237 -Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
264 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 238  
239 -(% style="text-align:center" %)
240 -[[image:2021-12-28_11h13_12.png||class="img-thumbnail"]]
241 241  
242 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
267 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 243  
244 -(% style="text-align:center" %)
245 -[[image:1650959240491-310.png||class="img-thumbnail"]]
246 246  
247 -== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
270 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 248  
249 -par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
250 250  
251 -(% style="text-align:center" %)
252 -[[image:1650959554857-316.png||class="img-thumbnail"]]
273 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
253 253  
254 -(% class="wikigeneratedid" %)
255 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
275 +(% class="box infomessage" %)
276 +(((
277 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
256 256  
257 -(% style="text-align:center" %)
258 -[[image:1650959618620-655.png||class="img-thumbnail"]]
279 +* (((
280 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
259 259  
260 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
282 +* la **localisation temporaire** disparaît,
283 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
284 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
261 261  
262 -(% style="text-align:center" %)
263 -[[image:1650959884084-179.png||class="img-thumbnail"]]
264 264  
265 265  
266 -== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
288 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
289 +)))
290 +)))
267 267  
268 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
292 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269 269  
270 -Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
271 271  
272 -(% style="text-align:center" %)
273 -[[image:1650959305809-926.png||class="img-thumbnail"]]
295 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 274  
275 -(% style="text-align:center" %)
276 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||class="img-thumbnail"]]
277 277  
278 -Indiquez la date de retour prévue.
298 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 279  
280 -(% style="text-align:center" %)
281 -[[image:1650959355730-350.png||class="img-thumbnail"]]
282 282  
283 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
301 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 284  
285 -(% style="text-align:center" %)
286 -[[image:1650960192067-865.png]]
287 287  
288 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
304 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 289  
290 -(% style="text-align:center" %)
291 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png]]
292 292  
293 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
307 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
294 294  
295 -(% style="text-align:center" %)
296 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||class="img-thumbnail"]]
309 +(% class="box infomessage" %)
310 +(((
311 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
297 297  
298 -= Edition de la fiche de prêt =
313 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
314 +* (((
315 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
299 299  
300 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
317 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
318 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
319 +)))
320 +)))
301 301  
302 -(% style="text-align:center" %)
303 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||class="img-thumbnail"]]
322 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 304  
305 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
306 306  
307 -(% style="text-align:center" %)
308 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||class="img-thumbnail"]]
325 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 309  
310 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
311 311  
312 -(% style="text-align:center" %)
313 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||class="img-thumbnail"]]
328 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 314  
315 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
316 316  
317 -(% style="text-align:center" %)
318 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||class="img-thumbnail"]]
331 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 319  
320 -= Suivre l'exécution des mouvements =
321 321  
322 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
334 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323 323  
324 -- ce qui est prévu.
325 325  
326 -- ce qui s'est passé.
337 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
327 327  
328 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
339 +(% class="box successmessage" %)
340 +(((
341 +**Bonnes pratiques : **
329 329  
330 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
343 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
344 +)))
331 331  
346 +(% class="box infomessage" %)
347 +(((
348 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
349 +)))
332 332  
333 -(% style="text-align:center" %)
334 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||class="img-thumbnail"]]
351 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 335  
336 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
337 337  
338 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
354 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 339  
340 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
341 341  
342 -(% style="text-align:center" %)
343 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||class="img-thumbnail"]]
357 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 344  
345 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
346 346  
347 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
348 348  
361 +
362 +)))
363 +)))|(% style="width:300px" %)(((
364 +(% class="box" %)
365 +(((
366 +**Sommaire**
349 349  
350 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
368 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
369 +)))
351 351  
352 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
371 +(% class="box" %)
372 +(((
373 +**Aller plus loin**
353 353  
354 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
375 +* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
376 +* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
377 +* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
378 +* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
379 +* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
380 +)))
355 355  
356 -(% style="text-align:center" %)
357 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||class="img-thumbnail"]]
382 +(% class="box" %)
383 +(((
384 +**Icônes principales**
358 358  
359 -(% style="text-align: center;" %)
360 -Rentrer dans le mouvement à valider.
386 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
387 +
388 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
389 +
390 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
391 +
392 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
393 +
394 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
395 +
396 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
397 +)))
398 +)))
361 361  
362 -(% style="text-align:center" %)
363 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||class="img-thumbnail"]]
364 -
365 -(% style="text-align: center;" %)
366 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
367 -
368 -​​​​​​
369 -
370 -(% style="text-align:center" %)
371 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||class="img-thumbnail"]]
372 -
373 -(% style="text-align: center;" %)
374 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
375 -
376 -(% style="text-align:center" %)
377 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||class="img-thumbnail"]]
378 -
379 -(% style="text-align: center;" %)
380 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
381 -
382 -(% style="text-align:center" %)
383 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||class="img-thumbnail"]]
384 -
385 -(% style="text-align: center;" %)
386 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
387 -
388 -(% style="text-align:center" %)
389 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||class="img-thumbnail"]]
390 -
391 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
392 -
393 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
394 -
395 -(% style="text-align:center" %)
396 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||class="img-thumbnail"]]
397 -
398 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
399 -
400 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
401 -
402 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
403 -
404 -(% style="text-align:center" %)
405 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||class="img-thumbnail"]]
406 -
407 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
408 -
409 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
410 -
411 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
412 -
413 -(% style="text-align:center" %)
414 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||class="img-thumbnail"]]
415 -
416 -= Terminer l'évènement =
417 -
418 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
419 -
420 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
421 -
422 -(% style="text-align:center" %)
423 -[[image:1661267066919-264.png||class="img-thumbnail"]]
424 -
425 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
426 -
427 -
428 -(% style="text-align:center" %)
429 -[[image:1661267184554-933.png||class="img-thumbnail"]]
430 -
431 -
432 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
433 -
434 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
435 -
436 -(% style="text-align:center" %)
437 -[[image:1661267396427-306.png||class="img-thumbnail"]]
438 -
439 -
440 -ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
441 -
442 -(% style="text-align:center" %)
443 -[[image:1661267548612-173.png||class="img-thumbnail"]]
444 -
445 -
446 -= Cas particulier : les expositions itinérantes =
447 -
448 -Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements
449 -
450 -
451 -**en recherche**
452 -
453 -[[image:1661267944125-845.png]]
454 -
455 -**ou en affichage dans la vue** de chacune des notices via la vue ensemble (comme dans les biens)
456 -
457 -(% style="text-align:center" %)
458 -[[image:1661268044413-869.png||class="img-thumbnail"]]
459 -
460 -
461 -(% style="text-align:center" %)
462 -[[image:1661268072458-991.png||class="img-thumbnail"]]
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