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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les prêts pour expositions
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,462 +1,352 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
4 4  
5 -= Préparer un prêt pour exposition =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 6  
7 -Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
8 +On distingue deux types de prêts :
8 8  
9 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
12 +)))
10 10  
11 -SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
12 -
13 -(% style="text-align:center" %)
14 -[[image:1650957381025-228.png||class="img-thumbnail"]]
15 -
16 -(% class="wikigeneratedid" %)
17 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
18 -
19 -(% class="box infomessage" %)
20 20  (((
21 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
22 -)))
15 += Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
23 23  
24 -(% style="text-align:center" %)
25 -[[image:2021-12-23_18h00_41.png||class="img-thumbnail"]]
17 +== Comprendre le rôle de Flora ==
26 26  
19 +Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20 +Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
27 27  
28 -== Saisir la notice de l'évènement ==
22 +Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
29 29  
30 -Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
24 +* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25 +* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26 +* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
31 31  
32 -Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
28 +Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
33 33  
34 -(% style="text-align:center" %)
35 -[[image:2021-12-23_18h03_14.png||class="img-thumbnail" height="517" width="742"]]
30 +== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
36 36  
37 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
32 +Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33 +Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
38 38  
39 -A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
35 +Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
40 40  
41 -l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
37 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
38 +|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39 +|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40 +|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41 +il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42 +|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43 +|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44 +|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45 +|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46 +|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47 +|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48 +|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49 +|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50 +|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51 +|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52 +|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53 +|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54 +|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55 +|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56 +|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57 +|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58 +|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59 +|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60 +|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61 +|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
42 42  
43 -[[image:1650957677840-703.png]]
63 +En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
44 44  
45 -(% style="text-align:center" %)
46 -[[image:2021-12-23_18h08_15.png||class="img-thumbnail"]]
65 +* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 +* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
47 47  
48 -Et voila.
69 +En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
49 49  
50 -(% style="text-align:center" %)
51 -[[image:1650957777437-774.png||class="img-thumbnail"]]
71 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt pour une exposition ==
52 52  
53 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
73 +La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
54 54  
55 -(% style="text-align:center" %)
56 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||class="img-thumbnail"]]
75 +* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
76 +* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
77 +* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
78 +* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
79 +* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
57 57  
58 -Résultat de la recherche.
81 +Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
59 59  
60 -(% style="text-align:center" %)
61 -[[image:1650957831657-964.png||class="img-thumbnail"]]
83 +[[Cycle de gestion d'un prêt pour exposition dans Flora>>image:1757677813378-245.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 -== Rattacher des biens à l'évènement ==
85 += Gérer un prêt autre que pour une exposition =
64 64  
65 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
87 +== Comprendre le rôle de Flora ==
66 66  
67 -(% style="text-align:center" %)
68 -[[image:1650957904185-838.png||class="img-thumbnail"]]
89 +Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
69 69  
70 -Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
91 +* colloques ou séminaires,
92 +* soirées événementielles,
93 +* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
71 71  
72 -(% style="text-align:center" %)
73 -[[image:2021-12-28_09h33_00.png||class="img-thumbnail"]]
95 +Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
74 74  
97 +Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
75 75  
76 -(% style="text-align:center" %)
77 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||class="img-thumbnail"]]
99 +* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
100 +* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
101 +* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
78 78  
79 -Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
103 +Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
80 80  
81 -(% class="box infomessage" %)
82 -(((
83 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
84 -)))
105 +== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
85 85  
86 -(% style="text-align:center" %)
87 -[[image:1650957968048-781.png||class="img-thumbnail"]]
107 +Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
88 88  
89 -== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
109 +Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
110 +Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
90 90  
91 -Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
112 +* Identification de l’organisme du lieu de destination,
113 +* Saisie des contacts et de leur fonction,
114 +* Ajout de remarques ou précisions,
115 +* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
116 +* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
117 +* Définition des dates de début et de fin.
92 92  
93 -(% style="text-align:center" %)
94 -[[image:2021-12-28_09h37_20.png||class="img-thumbnail"]]
119 +Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
95 95  
96 -Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
121 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
97 97  
98 -(% style="text-align:center" %)
99 -[[image:1650958045708-292.png||class="img-thumbnail"]]
123 +La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
100 100  
101 -(% class="box warningmessage" %)
102 -(((
103 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
104 -Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
105 -)))
125 +* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
126 +* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
127 +* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
128 +* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
129 +* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
106 106  
107 -(% style="text-align:center" %)
108 -[[image:2021-12-28_09h49_02.png||class="img-thumbnail"]]
131 +Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
109 109  
110 -== Sélection de bien d'un autre panier ==
133 +[[Cycle de gestion d'un prêt hors exposition dans Flora>>image:1757678283690-128.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 -[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
135 += Organiser le transport =
113 113  
114 -(% style="text-align:center" %)
115 -[[image:1661177989546-261.png||class="img-thumbnail"]]
137 +La notice de **mouvement** dans Flora ne sert pas seulement à tracer la sortie ou l’entrée des biens : elle permet aussi de **documenter l’ensemble des modalités logistiques et contractuelles** liées au déplacement.
138 +En complétant ces champs, vous construisez un dossier complet qui centralise toutes les informations nécessaires au suivi du transport, de l’assurance et du convoyage.
116 116  
117 -= Gérer le bien dans l'évènement =
118 -
119 -== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
120 -
121 -Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
122 -
123 -(% style="text-align:center" %)
124 -[[image:2021-12-28_09h52_43.png||class="img-thumbnail"]]
125 -
126 -La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
127 -
128 128  (% class="box infomessage" %)
129 129  (((
130 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
142 +Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de **compléter ou corriger les informations logistiques** (transporteur, assurance, convoyeur, etc.).
143 +Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en **modification** : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
131 131  )))
132 132  
133 -(% style="text-align:center" %)
134 -[[image:2021-12-28_09h54_58.png||class="img-thumbnail"]]
146 +== Renseigner les informations de transport ==
135 135  
136 -Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
148 +Plusieurs champs sont prévus pour **décrire concrètement comment les biens seront déplacés**. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
137 137  
138 -(% style="text-align:center" %)
139 -[[image:2021-12-28_10h00_31.png||class="img-thumbnail"]]
150 +* **Transporteur** : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
151 +* **Coût du transport** : préciser le montant facturé pour ce service.
152 +* **Adresse et lieu de départ / arrivée** : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
153 +* **Convoyeur** : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
140 140  
141 -Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
155 +[[Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport>>image:1757335491540-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
143 -(% style="text-align:center" %)
144 -[[image:2021-12-28_10h05_45.png||class="img-thumbnail"]]
157 +== Documenter l’assurance ==
145 145  
146 -== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
159 +Dans l’onglet **Assurance**, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
147 147  
148 -Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
161 +* **Valeur globale de l’assurance et devise**,
162 +* **Numéro de police** et dates de validité du contrat,
163 +* **Compagnie d’assuranc**e et organisme indemnisateur,
164 +* **Nature de l’indemnisation** prévue en cas de sinistre.
149 149  
150 -Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
166 +[[Champs documentant l'assurance>>image:1757335583164-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
152 -Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
168 +== Joindre les pièces contractuelles ==
153 153  
154 -(% style="text-align:center" %)
155 -[[image:1650958684226-701.png||class="img-thumbnail"]]
170 +L’onglet **Documentation** permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
156 156  
157 -Vous pourrez saisir un motif de refus.
172 +* Contrat de transport,
173 +* Copie de la police d’assurance,
174 +* Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
158 158  
159 -(% style="text-align:center" %)
160 -[[image:1650958757113-343.png||class="img-thumbnail"]]
176 +[[Champs de documentation>>image:1757335626795-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
162 -Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
178 +== Documenter les conditions de transport du bien ==
163 163  
164 -(% style="text-align:center" %)
165 -[[image:1650958846865-324.png||class="img-thumbnail"]]
180 +Lors de la saisie des **biens liés aux évènements**, il est recommandé d’indiquer les **dimensions utiles pour son conditionnemen**t (par exemple dimensions avec caisse, socle ou protection). Cette précision facilite l’organisation logistique, permet d’anticiper le choix des caisses et des moyens de transport, et assure une meilleure coordination avec les transporteurs et les équipes de régie.
166 166  
167 -== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
182 +[[Champs d'une notice bien dans l'évènement>>image:1757678463700-464.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
169 -Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
170 170  
171 -- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
185 +Il est également possible de renseigner le **colisage prévu pour le transport**.
186 +Deux options sont possibles :
172 172  
173 -- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
188 +* **Colisage temporaire** : saisi directement dans la notice du mouvement pour un usage ponctuel (par exemple, caisse spécifique à une exposition).
189 +* **Colisage pérenne** : si un colisage permanent a déjà été défini dans la notice du bien (caisse dédiée, conditionnement récurrent), Flora peut automatiquement le reprendre.
174 174  
175 -En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
191 +[[//Affichage du colisage dans la notice du bien dans le mouvement//>>image:1754403195803-204.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 176  
177 -(% style="text-align:center" %)
178 -[[image:2021-12-28_10h32_39.png||class="img-thumbnail"]]
193 += Gérer les retours partiels =
179 179  
180 -== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
195 +Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
196 +Ce cas se rencontre fréquemment :
181 181  
182 -Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
198 +* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
199 +* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
183 183  
184 -(% style="text-align:center" %)
185 -[[image:1650958146771-192.png||class="img-thumbnail"]]
201 +La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
186 186  
187 -Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
203 +== Préparer la liste des biens prêtés ==
188 188  
189 -(% style="text-align:center" %)
190 -[[image:2021-12-28_10h39_04.png||class="img-thumbnail"]]
205 +Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
206 +La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
191 191  
208 +Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
192 192  
193 -== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
210 +== Préparer les mouvements en amont ==
194 194  
195 -Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
212 +Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
196 196  
197 -(% style="text-align:center" %)
198 -[[image:1650958909875-103.png||class="img-thumbnail"]]
214 +Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
199 199  
200 -Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
216 +* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
217 +* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
218 +* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
201 201  
202 -(% style="text-align:center" %)
203 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||class="img-thumbnail"]]
220 +**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
204 204  
205 -= Planifier les mouvements =
222 +(% class="box warningmessage" %)
223 +(((
224 +**Attention :**
225 +La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
226 +)))
206 206  
207 -Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
228 +>(% class="small" %)Exemple :
208 208  
209 -== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
230 +>(% class="small" %)L’évènement **« Archéologie en folie »** correspond à une exposition organisée du **10 janvier au 15 septembre 2025** au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
210 210  
211 -Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
232 +>(% class="small" %)Dans ce cadre, **10 œuvres** ont été envoyées en prêt :
212 212  
234 +>(% class="small" %)**02/01/2025 – Sortie initiale : **Un mouvement de sortie enregistre le départ des **10 œuvres** envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
213 213  
214 -(% style="text-align:center" %)
215 -[[image:1650958988230-860.png||class="img-thumbnail"]]
236 +>(% class="small" %)**05/03/2025 – Entrée partielle : **Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de **2 œuvres** particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état //En cours//.
216 216  
217 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
238 +>(% class="small" %)**30/09/2025 – Entrée finale : **Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des **8 œuvres restantes** à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (//Terminé//).
218 218  
219 -(% style="text-align:center" %)
220 -[[image:2021-12-28_10h58_24.png||class="img-thumbnail"]]
240 +>(% class="small" %)Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
221 221  
222 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
242 +[[Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 223  
224 -Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
244 +== Suivre les retours au fil du prêt ==
225 225  
226 -(% style="text-align:center" %)
227 -[[image:1650959095893-721.png]]
246 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
228 228  
229 -Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
248 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
249 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
250 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
230 230  
231 -(% style="text-align:center" %)
232 -[[image:1650959160383-636.png||class="img-thumbnail"]]
252 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
233 233  
254 += Produire les documents contractuels et logistiques =
234 234  
235 -A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
256 +== Éditer la fiche de prêt ==
236 236  
237 -Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
258 +La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
238 238  
239 -(% style="text-align:center" %)
240 -[[image:2021-12-28_11h13_12.png||class="img-thumbnail"]]
260 +Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
241 241  
242 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
262 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
243 243  
244 -(% style="text-align:center" %)
245 -[[image:1650959240491-310.png||class="img-thumbnail"]]
264 +1. Ouvrir la notice de l**’évènement de prêt**.
265 +1. Cliquer sur l**’icône** dans la barre d’outils.
266 +1. Sélectionner le modèle de publication **Fiche de prêt**.
246 246  
247 -== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
268 +Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
248 248  
249 -par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
270 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 250  
251 -(% style="text-align:center" %)
252 -[[image:1650959554857-316.png||class="img-thumbnail"]]
253 253  
254 -(% class="wikigeneratedid" %)
255 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
273 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 256  
257 -(% style="text-align:center" %)
258 -[[image:1650959618620-655.png||class="img-thumbnail"]]
275 +== Editer un bordereau de transport ==
259 259  
260 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
277 +Le **bordereau de transport** est un **document officiel** qui accompagne physiquement les œuvres lors de leur déplacement.
278 +Il sert à :
261 261  
262 -(% style="text-align:center" %)
263 -[[image:1650959884084-179.png||class="img-thumbnail"]]
280 +* lister les biens transportés,
281 +* préciser les lieux de départ et d’arrivée,
282 +* identifier le transporteur,
283 +* sécuriser la traçabilité logistique du mouvement.
264 264  
285 +Ce document constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
265 265  
266 -== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
287 +Flora permet ainsi de générer automatiquement le document à partir des données déjà saisies dans le mouvement, sans saisie manuelle supplémentaire.
267 267  
268 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
289 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
269 269  
270 -Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
291 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
292 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
293 +1. Sélectionner le modèle de publication **Bordereau de transport**.
271 271  
272 -(% style="text-align:center" %)
273 -[[image:1650959305809-926.png||class="img-thumbnail"]]
295 +Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
274 274  
275 -(% style="text-align:center" %)
276 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||class="img-thumbnail"]]
297 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 -Indiquez la date de retour prévue.
299 +[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 279  
280 -(% style="text-align:center" %)
281 -[[image:1650959355730-350.png||class="img-thumbnail"]]
301 +== Editer des étiquettes de transport ==
282 282  
283 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
303 +Les **étiquettes de transport** sont des documents pratiques destinés à identifier chaque bien ou chaque colis lors d’un déplacement.
304 +Elles permettent de :
284 284  
285 -(% style="text-align:center" %)
286 -[[image:1650960192067-865.png]]
306 +* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
307 +* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
308 +* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
287 287  
288 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
310 +Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
289 289  
290 -(% style="text-align:center" %)
291 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png]]
312 +Flora génère automatiquement ces étiquettes à partir des données saisies dans le mouvement, évitant toute ressaisie manuelle.
292 292  
293 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
314 +Pour cela, on utilise les **modèles de publication** :
294 294  
295 -(% style="text-align:center" %)
296 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||class="img-thumbnail"]]
316 +1. Ouvrir la **notice du mouvement**.
317 +1. Cliquer sur l’icône dans la barre d’outils.
318 +1. Sélectionner le modèle de publication **Étiquettes**.
297 297  
298 -= Edition de la fiche de prêt =
320 +[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299 299  
300 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
301 301  
302 -(% style="text-align:center" %)
303 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||class="img-thumbnail"]]
323 +[[Choix du modèle Etiquette>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 +)))
325 +)))|(% style="width:300px" %)(((
326 +(% class="box" %)
327 +(((
328 +**Sommaire**
304 304  
305 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
330 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
331 +)))
306 306  
307 -(% style="text-align:center" %)
308 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||class="img-thumbnail"]]
333 +(% class="box" %)
334 +(((
335 +**Aller plus loin**
309 309  
310 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
337 +* [[Etapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
338 +* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
339 +* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome]]
340 +)))
311 311  
312 -(% style="text-align:center" %)
313 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||class="img-thumbnail"]]
342 +(% class="box" %)
343 +(((
344 +**Icônes principales**
314 314  
315 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
346 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
347 +
348 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
349 +)))
350 +)))
316 316  
317 -(% style="text-align:center" %)
318 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||class="img-thumbnail"]]
319 -
320 -= Suivre l'exécution des mouvements =
321 -
322 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
323 -
324 -- ce qui est prévu.
325 -
326 -- ce qui s'est passé.
327 -
328 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
329 -
330 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
331 -
332 -
333 -(% style="text-align:center" %)
334 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||class="img-thumbnail"]]
335 -
336 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
337 -
338 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
339 -
340 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
341 -
342 -(% style="text-align:center" %)
343 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||class="img-thumbnail"]]
344 -
345 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
346 -
347 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
348 -
349 -
350 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
351 -
352 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
353 -
354 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
355 -
356 -(% style="text-align:center" %)
357 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||class="img-thumbnail"]]
358 -
359 -(% style="text-align: center;" %)
360 -Rentrer dans le mouvement à valider.
361 -
362 -(% style="text-align:center" %)
363 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||class="img-thumbnail"]]
364 -
365 -(% style="text-align: center;" %)
366 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
367 -
368 -​​​​​​
369 -
370 -(% style="text-align:center" %)
371 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||class="img-thumbnail"]]
372 -
373 -(% style="text-align: center;" %)
374 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
375 -
376 -(% style="text-align:center" %)
377 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||class="img-thumbnail"]]
378 -
379 -(% style="text-align: center;" %)
380 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
381 -
382 -(% style="text-align:center" %)
383 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||class="img-thumbnail"]]
384 -
385 -(% style="text-align: center;" %)
386 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
387 -
388 -(% style="text-align:center" %)
389 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||class="img-thumbnail"]]
390 -
391 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
392 -
393 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
394 -
395 -(% style="text-align:center" %)
396 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||class="img-thumbnail"]]
397 -
398 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
399 -
400 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
401 -
402 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
403 -
404 -(% style="text-align:center" %)
405 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||class="img-thumbnail"]]
406 -
407 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
408 -
409 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
410 -
411 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
412 -
413 -(% style="text-align:center" %)
414 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||class="img-thumbnail"]]
415 -
416 -= Terminer l'évènement =
417 -
418 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
419 -
420 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
421 -
422 -(% style="text-align:center" %)
423 -[[image:1661267066919-264.png||class="img-thumbnail"]]
424 -
425 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
426 -
427 -
428 -(% style="text-align:center" %)
429 -[[image:1661267184554-933.png||class="img-thumbnail"]]
430 -
431 -
432 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
433 -
434 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
435 -
436 -(% style="text-align:center" %)
437 -[[image:1661267396427-306.png||class="img-thumbnail"]]
438 -
439 -
440 -ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
441 -
442 -(% style="text-align:center" %)
443 -[[image:1661267548612-173.png||class="img-thumbnail"]]
444 -
445 -
446 -= Cas particulier : les expositions itinérantes =
447 -
448 -Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements
449 -
450 -
451 -**en recherche**
452 -
453 -[[image:1661267944125-845.png]]
454 -
455 -**ou en affichage dans la vue** de chacune des notices via la vue ensemble (comme dans les biens)
456 -
457 -(% style="text-align:center" %)
458 -[[image:1661268044413-869.png||class="img-thumbnail"]]
459 -
460 -
461 -(% style="text-align:center" %)
462 -[[image:1661268072458-991.png||class="img-thumbnail"]]
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