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modifié par Joséphine Ducruet
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les prêts pour expositions
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,462 +1,362 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
4 4  
5 -= Préparer un prêt pour exposition =
6 -
7 -Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
8 -
9 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
10 -
11 -SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
12 -
13 -(% style="text-align:center" %)
14 -[[image:1650957381025-228.png||class="img-thumbnail"]]
15 -
16 -(% class="wikigeneratedid" %)
17 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
18 -
19 -(% class="box infomessage" %)
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
20 20  (((
21 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
22 -)))
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
23 23  
24 -(% style="text-align:center" %)
25 -[[image:2021-12-23_18h00_41.png||class="img-thumbnail"]]
8 +On distingue deux types de prêts :
26 26  
27 -
28 -== Saisir la notice de l'évènement ==
29 -
30 -Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
31 -
32 -Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
33 -
34 -(% style="text-align:center" %)
35 -[[image:2021-12-23_18h03_14.png||class="img-thumbnail" height="517" width="742"]]
36 -
37 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
38 -
39 -A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
40 -
41 -l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
42 -
43 -[[image:1650957677840-703.png]]
44 -
45 -(% style="text-align:center" %)
46 -[[image:2021-12-23_18h08_15.png||class="img-thumbnail"]]
47 -
48 -Et voila.
49 -
50 -(% style="text-align:center" %)
51 -[[image:1650957777437-774.png||class="img-thumbnail"]]
52 -
53 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
54 -
55 -(% style="text-align:center" %)
56 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||class="img-thumbnail"]]
57 -
58 -Résultat de la recherche.
59 -
60 -(% style="text-align:center" %)
61 -[[image:1650957831657-964.png||class="img-thumbnail"]]
62 -
63 -== Rattacher des biens à l'évènement ==
64 -
65 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
66 -
67 -(% style="text-align:center" %)
68 -[[image:1650957904185-838.png||class="img-thumbnail"]]
69 -
70 -Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
71 -
72 -(% style="text-align:center" %)
73 -[[image:2021-12-28_09h33_00.png||class="img-thumbnail"]]
74 -
75 -
76 -(% style="text-align:center" %)
77 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||class="img-thumbnail"]]
78 -
79 -Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
80 -
81 -(% class="box infomessage" %)
82 -(((
83 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
84 84  )))
85 85  
86 -(% style="text-align:center" %)
87 -[[image:1650957968048-781.png||class="img-thumbnail"]]
88 -
89 -== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
90 -
91 -Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
92 -
93 -(% style="text-align:center" %)
94 -[[image:2021-12-28_09h37_20.png||class="img-thumbnail"]]
95 -
96 -Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
97 -
98 -(% style="text-align:center" %)
99 -[[image:1650958045708-292.png||class="img-thumbnail"]]
100 -
101 -(% class="box warningmessage" %)
102 102  (((
103 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
104 -Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
105 -)))
15 += Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution =
106 106  
107 -(% style="text-align:center" %)
108 -[[image:2021-12-28_09h49_02.png||class="img-thumbnail"]]
17 +== Comprendre le rôle de Flora ==
109 109  
110 -== Sélection de bien d'un autre panier ==
19 +Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20 +Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
111 111  
112 -[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
22 +Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
113 113  
114 -(% style="text-align:center" %)
115 -[[image:1661177989546-261.png||class="img-thumbnail"]]
24 +* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25 +* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26 +* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
116 116  
117 -= Gérer le bien dans l'évènement =
28 +Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
118 118  
119 -== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
30 +== Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) » ==
120 120  
121 -Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
32 +Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33 +Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
122 122  
123 -(% style="text-align:center" %)
124 -[[image:2021-12-28_09h52_43.png||class="img-thumbnail"]]
35 +Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
125 125  
126 -La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
37 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Nom du champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
38 +|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39 +|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40 +|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41 +il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42 +|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43 +|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44 +|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45 +|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46 +|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47 +|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48 +|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49 +|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50 +|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51 +|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52 +|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53 +|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54 +|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55 +|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56 +|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57 +|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58 +|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59 +|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60 +|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61 +|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
127 127  
128 -(% class="box infomessage" %)
129 -(((
130 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
131 -)))
63 +En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour** enrichir le suivi du prêt**. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
132 132  
133 -(% style="text-align:center" %)
134 -[[image:2021-12-28_09h54_58.png||class="img-thumbnail"]]
65 +* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66 +* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67 +* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
135 135  
136 -Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
69 +En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
137 137  
138 -(% style="text-align:center" %)
139 -[[image:2021-12-28_10h00_31.png||class="img-thumbnail"]]
71 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt exposition ==
140 140  
141 -Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
73 +La gestion d’un **prêt pour une exposition externe** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
142 142  
143 -(% style="text-align:center" %)
144 -[[image:2021-12-28_10h05_45.png||class="img-thumbnail"]]
75 +* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêts – pour exposition dans une autre institution//), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
76 +* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
77 +* **Planification des mouvements** (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
78 +* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
79 +* **Suivi de l’évènement**, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
145 145  
146 -== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
81 +Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais intègre des **spécificités propres aux prêts pour exposition** : gestion des autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport, conservation des documents contractuels (contrats, facility reports) etc.
147 147  
148 -Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
83 += Gérer un prêt autre que pour une exposition =
149 149  
150 -Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
85 +== Comprendre le rôle de Flora ==
151 151  
152 -Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
87 +Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
153 153  
154 -(% style="text-align:center" %)
155 -[[image:1650958684226-701.png||class="img-thumbnail"]]
89 +* colloques ou séminaires,
90 +* soirées événementielles,
91 +* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
156 156  
157 -Vous pourrez saisir un motif de refus.
93 +Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
158 158  
159 -(% style="text-align:center" %)
160 -[[image:1650958757113-343.png||class="img-thumbnail"]]
95 +Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
161 161  
162 -Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
97 +* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
98 +* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
99 +* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
163 163  
164 -(% style="text-align:center" %)
165 -[[image:1650958846865-324.png||class="img-thumbnail"]]
101 +Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
166 166  
167 -== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
103 +== Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) » ==
168 168  
169 -Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
105 +Pour les **prêts autres que pour une exposition**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (autres que pour une exposition)//**.
170 170  
171 -- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
107 +Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille **ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires** (DASTN, transport, commission, etc.).
108 +Elle se distingue par sa **simplicité** et son **caractère réduit**, permettant d’aller à l’essentiel :
172 172  
173 -- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
110 +* Identification de l’organisme du lieu de destination,
111 +* Saisie des contacts et de leur fonction,
112 +* Ajout de remarques ou précisions,
113 +* Possibilité d’associer une bibliographie (ex. catalogue d’un colloque),
114 +* Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
115 +* Définition des dates de début et de fin.
174 174  
175 -En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
117 +Cette grille répond donc à un besoin plus léger : **assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel** sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
176 176  
177 -(% style="text-align:center" %)
178 -[[image:2021-12-28_10h32_39.png||class="img-thumbnail"]]
119 +== Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition ==
179 179  
180 -== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
121 +La gestion d’un **prêt hors exposition** dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
181 181  
182 -Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
123 +* **Création de l’évènement** avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (//Prêt – autres que pour une exposition//), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
124 +* **Association des biens** concernés par le prêt, avec génération automatique de notices //Bien dans l’évènement// permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
125 +* **Planification des mouvements** (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
126 +* **Exécution des mouvements**, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
127 +* **Suivi de l’évènement**, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
183 183  
184 -(% style="text-align:center" %)
185 -[[image:1650958146771-192.png||class="img-thumbnail"]]
129 +Ce déroulement reste aligné sur le cycle standard, mais avec une saisie plus légère : la grille //Prêt hors exposition// ne comporte pas de champs spécifiques complexes (autorisation de sortie, transport, commission). Elle est donc particulièrement adaptée aux **événements ponctuels** (colloques, séminaires, présentations exceptionnelles), où l’objectif est avant tout de conserver une traçabilité simple et efficace du prêt.
186 186  
187 -Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
131 += Gérer les retours partiels =
188 188  
189 -(% style="text-align:center" %)
190 -[[image:2021-12-28_10h39_04.png||class="img-thumbnail"]]
133 +Un retour partiel correspond à la situation où **seulement une partie des biens prêtés** revient au musée avant la date de fin de l’évènement.
134 +Ce cas se rencontre fréquemment :
191 191  
136 +* lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
137 +* lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
192 192  
193 -== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
139 +La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une **traçabilité précise** : elle **permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt**.
194 194  
195 -Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
141 +== Préparer la liste des biens prêtés ==
196 196  
197 -(% style="text-align:center" %)
198 -[[image:1650958909875-103.png||class="img-thumbnail"]]
143 +Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler **tous les biens concernés**, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives.
144 +La notice d’évènement constitue le **cadre global** qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
199 199  
200 -Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
146 +Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
201 201  
202 -(% style="text-align:center" %)
203 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||class="img-thumbnail"]]
148 +== Préparer les mouvements en amont ==
204 204  
205 -= Planifier les mouvements =
150 +Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de **préparer l’ensemble des mouvements** correspondant aux différents retours prévus.
206 206  
207 -Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
152 +Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
208 208  
209 -== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
154 +* **Sortie initiale** : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
155 +* **Entrée partielle** : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
156 +* **Entrée finale** : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
210 210  
211 -Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
158 +**Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel,** afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
212 212  
160 +(% class="box warningmessage" %)
161 +(((
162 +**Attention :**
163 +La préparation des mouvements doit toujours être faite **manuellement**. La génération automatique n’est pas adaptée dans ce type de situation, car il faut associer précisément chaque bien au bon mouvement de retour.
164 +)))
213 213  
214 -(% style="text-align:center" %)
215 -[[image:1650958988230-860.png||class="img-thumbnail"]]
166 +== Suivre les retours au fil du prêt ==
216 216  
217 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
168 +Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en **exécutant chaque mouvement** à la date prévue :
218 218  
219 -(% style="text-align:center" %)
220 -[[image:2021-12-28_10h58_24.png||class="img-thumbnail"]]
170 +* À chaque **entrée effective**, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
171 +* L’**état de l’évènement** reste //En cours// tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à //Terminé// une fois tous les retours exécutés.
172 +* Les notices //Bien dans le mouvement// conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
221 221  
222 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
174 +Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un **historique détaillé de ses allers-retours**.
223 223  
224 -Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
225 225  
226 -(% style="text-align:center" %)
227 -[[image:1650959095893-721.png]]
228 228  
229 -Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
230 230  
231 -(% style="text-align:center" %)
232 -[[image:1650959160383-636.png||class="img-thumbnail"]]
233 233  
180 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 234  
235 -A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
236 236  
237 -Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
183 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
238 238  
239 -(% style="text-align:center" %)
240 -[[image:2021-12-28_11h13_12.png||class="img-thumbnail"]]
185 +(% class="box successmessage" %)
186 +(((
187 +Bonnes pratiques :
241 241  
242 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
189 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
243 243  
244 -(% style="text-align:center" %)
245 -[[image:1650959240491-310.png||class="img-thumbnail"]]
191 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
246 246  
247 -== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
193 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
194 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
195 +)))
248 248  
249 -par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
197 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
198 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
250 250  
251 -(% style="text-align:center" %)
252 -[[image:1650959554857-316.png||class="img-thumbnail"]]
200 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 253  
254 -(% class="wikigeneratedid" %)
255 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
256 256  
257 -(% style="text-align:center" %)
258 -[[image:1650959618620-655.png||class="img-thumbnail"]]
203 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
259 259  
260 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
205 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
261 261  
262 -(% style="text-align:center" %)
263 -[[image:1650959884084-179.png||class="img-thumbnail"]]
207 +(% class="box infomessage" %)
208 +(((
209 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
264 264  
211 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
212 +* (((
213 +Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
265 265  
266 -== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
215 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
216 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
217 +)))
218 +)))
267 267  
268 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
220 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269 269  
270 -Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
271 271  
272 -(% style="text-align:center" %)
273 -[[image:1650959305809-926.png||class="img-thumbnail"]]
223 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 274  
275 -(% style="text-align:center" %)
276 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||class="img-thumbnail"]]
277 277  
278 -Indiquez la date de retour prévue.
226 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 279  
280 -(% style="text-align:center" %)
281 -[[image:1650959355730-350.png||class="img-thumbnail"]]
282 282  
283 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
229 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 284  
285 -(% style="text-align:center" %)
286 -[[image:1650960192067-865.png]]
287 287  
288 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
232 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 289  
290 -(% style="text-align:center" %)
291 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png]]
292 292  
293 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
235 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
294 294  
295 -(% style="text-align:center" %)
296 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||class="img-thumbnail"]]
237 +(% class="box infomessage" %)
238 +(((
239 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
297 297  
298 -= Edition de la fiche de prêt =
241 +* (((
242 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
299 299  
300 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
244 +* la **localisation temporaire** disparaît,
245 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
246 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
301 301  
302 -(% style="text-align:center" %)
303 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||class="img-thumbnail"]]
304 304  
305 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
306 306  
307 -(% style="text-align:center" %)
308 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||class="img-thumbnail"]]
250 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
251 +)))
252 +)))
309 309  
310 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
254 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 311  
312 -(% style="text-align:center" %)
313 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||class="img-thumbnail"]]
314 314  
315 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
257 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 316  
317 -(% style="text-align:center" %)
318 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||class="img-thumbnail"]]
319 319  
320 -= Suivre l'exécution des mouvements =
260 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
323 323  
324 -- ce qui est prévu.
263 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 325  
326 -- ce qui s'est passé.
327 327  
328 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
266 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 329  
330 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
331 331  
269 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
332 332  
333 -(% style="text-align:center" %)
334 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||class="img-thumbnail"]]
271 +(% class="box infomessage" %)
272 +(((
273 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
335 335  
336 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
275 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
276 +* (((
277 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
337 337  
338 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
279 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
280 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
281 +)))
282 +)))
339 339  
340 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
284 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 341  
342 -(% style="text-align:center" %)
343 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||class="img-thumbnail"]]
344 344  
345 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
287 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346 346  
347 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
348 348  
290 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 349  
350 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
351 351  
352 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
293 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353 353  
354 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
355 355  
356 -(% style="text-align:center" %)
357 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||class="img-thumbnail"]]
296 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
358 358  
359 -(% style="text-align: center;" %)
360 -Rentrer dans le mouvement à valider.
361 361  
362 -(% style="text-align:center" %)
363 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||class="img-thumbnail"]]
299 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
364 364  
365 -(% style="text-align: center;" %)
366 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
301 +(% class="box successmessage" %)
302 +(((
303 +**Bonnes pratiques : **
367 367  
368 -​​​​​​
305 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
306 +)))
369 369  
370 -(% style="text-align:center" %)
371 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||class="img-thumbnail"]]
308 +(% class="box infomessage" %)
309 +(((
310 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
311 +)))
372 372  
373 -(% style="text-align: center;" %)
374 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
313 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 375  
376 -(% style="text-align:center" %)
377 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||class="img-thumbnail"]]
378 378  
379 -(% style="text-align: center;" %)
380 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
316 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381 381  
382 -(% style="text-align:center" %)
383 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||class="img-thumbnail"]]
384 384  
385 -(% style="text-align: center;" %)
386 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
319 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 387  
388 -(% style="text-align:center" %)
389 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||class="img-thumbnail"]]
390 390  
391 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
392 392  
393 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
323 +
324 +)))
325 +)))|(% style="width:300px" %)(((
326 +(% class="box" %)
327 +(((
328 +**Sommaire**
394 394  
395 -(% style="text-align:center" %)
396 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||class="img-thumbnail"]]
330 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
331 +)))
397 397  
398 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
333 +(% class="box" %)
334 +(((
335 +**Aller plus loin**
399 399  
400 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
337 +* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
338 +* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
339 +* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
340 +* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
341 +* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
342 +)))
401 401  
402 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
344 +(% class="box" %)
345 +(((
346 +**Icônes principales**
403 403  
404 -(% style="text-align:center" %)
405 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||class="img-thumbnail"]]
348 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
349 +
350 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
351 +
352 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
353 +
354 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
355 +
356 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
357 +
358 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
359 +)))
360 +)))
406 406  
407 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
408 -
409 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
410 -
411 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
412 -
413 -(% style="text-align:center" %)
414 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||class="img-thumbnail"]]
415 -
416 -= Terminer l'évènement =
417 -
418 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
419 -
420 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
421 -
422 -(% style="text-align:center" %)
423 -[[image:1661267066919-264.png||class="img-thumbnail"]]
424 -
425 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
426 -
427 -
428 -(% style="text-align:center" %)
429 -[[image:1661267184554-933.png||class="img-thumbnail"]]
430 -
431 -
432 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
433 -
434 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
435 -
436 -(% style="text-align:center" %)
437 -[[image:1661267396427-306.png||class="img-thumbnail"]]
438 -
439 -
440 -ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
441 -
442 -(% style="text-align:center" %)
443 -[[image:1661267548612-173.png||class="img-thumbnail"]]
444 -
445 -
446 -= Cas particulier : les expositions itinérantes =
447 -
448 -Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements
449 -
450 -
451 -**en recherche**
452 -
453 -[[image:1661267944125-845.png]]
454 -
455 -**ou en affichage dans la vue** de chacune des notices via la vue ensemble (comme dans les biens)
456 -
457 -(% style="text-align:center" %)
458 -[[image:1661268044413-869.png||class="img-thumbnail"]]
459 -
460 -
461 -(% style="text-align:center" %)
462 -[[image:1661268072458-991.png||class="img-thumbnail"]]
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