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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les prêts pour expositions
1 +Gérer les prêts
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -xwiki:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,462 +1,451 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**
4 4  
5 -= Préparer un prêt pour exposition =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, **un prêt** est géré comme un **évènement structuré**, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.
6 6  
7 -Dans cette étape, on verra comment saisir les données relatives à l'organisme emprunteur, et l'exposition concernée.
8 +On distingue deux types de prêts :
8 8  
9 -== Saisir la notice de l'organisme destinataire ==
10 +* **Les prêts pour exposition**, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
11 +* **Les prêts ponctuels hors exposition** (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).
12 +)))
10 10  
11 -SI elle n'existe pas encore dans la table d'autorité des personnes, créer la notice avec les informations minimales.
14 +(((
15 += Étapes de gestion des prêts =
12 12  
13 -(% style="text-align:center" %)
14 -[[image:1650957381025-228.png||class="img-thumbnail"]]
15 -
16 -(% class="wikigeneratedid" %)
17 -SI vous renseignez Le champ Emplacement de dépôt (qui est lié à la table d'autorité des emplacements),il sera affecté comme, valeur par défaut aux emplacements d'arrivée des mouvement de sortie. Ces emplacements d'arrivée seront recopié dans le champ Localisation actuelle du bien lors de l'éxécution du mouvement de sortie
18 -
19 -(% class="box infomessage" %)
17 +(% class="box successmessage" %)
20 20  (((
21 -il n'est pas obligatoire de gérer aussi finement les emplacements d'arrivées des mouvements. par défaut ils prendront la valeur "En mouvement" ce qui est généralement suffisant puisque dans le lien vers le planning des évènement ou des mouvements on retrouvera les noms des organismes destinataires (et donc leur adresse à minima Viile et Pays)
19 +**Bonnes pratiques : **
20 +
21 +* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
22 +* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
23 +* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
24 +* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
22 22  )))
23 23  
24 -(% style="text-align:center" %)
25 -[[image:2021-12-23_18h00_41.png||class="img-thumbnail"]]
27 +Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés. 
26 26  
29 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
30 +|**1. Créer l’évènement de prêt**|Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)|(((
31 +* Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)"
32 +* Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)
33 +)))|(((
34 +La notice** Personne** de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
27 27  
28 -== Saisir la notice de l'évènement ==
36 +
37 +)))
38 +|**2. Associer les biens à l'évènement**|(((
39 +Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué
40 +)))|(((
41 +* Option de préfixe d’évènement
42 +)))|Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
43 +|**3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée**|(((
44 +Deux options :
29 29  
30 -Espace de travail Gérer / menu Evènement / saisie
46 +* Création automatique
47 +* Création manuelle
48 +)))|(((
49 +* La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée)
50 +* Création manuelle possible pour plusieurs mouvements
51 +)))|(((
52 +La génération automatique n’est possible qu’une seule fois.
31 31  
32 -Choisir la grille de saisie prêts pour exposition.
54 +La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
55 +)))
56 +|**4. Définir les emplacements d’arrivée des biens**|(((
57 +Deux méthodes :
33 33  
34 -(% style="text-align:center" %)
35 -[[image:2021-12-23_18h03_14.png||class="img-thumbnail" height="517" width="742"]]
59 +* Unitaire
60 +* Par lot
36 36  
37 -La grille de saisie comporte de très nombreux champs. Adaptez votre saisie à vos besoins de gestion et de documentation scientifique et historique (cf. la charte de saisie du musée).
62 +.
63 +)))|(((
64 +* Modification dans chaque notice bien du mouvement
65 +* Traitement groupé via la liste de résultats
66 +)))|(((
67 +Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
68 +)))
69 +|**5. Gérer les états d’avancement**|(((
70 +* Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage
71 +* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
72 +)))|(((
73 +* Mise à jour automatique dans la notice bien
74 +* Relocalisation historisée
75 +* Traçabilité dans l’historique de régie
76 +)))|(((
77 +Mouvement de sortie exécuté :
38 38  
39 -A minima, saisissez un **titre,un organisme du lieu de destination et les dates.**
79 +* État évènement = **En cours**
80 +* **Bien = localisation temporaire mise à jour**.
40 40  
41 -l'organisme responsable permet de spécifier l'entité administrative juridiquement responsable de l'évenement
82 +Mouvement d'entrée exécuté :
42 42  
43 -[[image:1650957677840-703.png]]
84 +* État évènement = **Terminé**
85 +* **Bien retrouve son emplacement de référence**.
86 +)))
87 +|**6. Éditer la fiche de prêt**|Générer le document administratif correspondant.|**Édition personnalisée** possible via l’éditeur de modèles de publication : **PDF structuré et imprimable**.|(((
88 +Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires).
44 44  
45 -(% style="text-align:center" %)
46 -[[image:2021-12-23_18h08_15.png||class="img-thumbnail"]]
90 +Vérifier la complétude des notices avant publication.
91 +)))
47 47  
48 -Et voila.
93 += Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
49 49  
50 -(% style="text-align:center" %)
51 -[[image:1650957777437-774.png||class="img-thumbnail"]]
95 +Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
52 52  
53 -Vous pourrez a tout moment revenir sur cette notice via la recherche sur les événements.
97 +Parmi elles :
54 54  
55 -(% style="text-align:center" %)
56 -[[image:2021-12-23_18h13_05.png||class="img-thumbnail"]]
99 +* **2 œuvres fragiles** ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025.
100 +* Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
57 57  
58 -Résultat de la recherche.
102 +== Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ? ==
59 59  
60 -(% style="text-align:center" %)
61 -[[image:1650957831657-964.png||class="img-thumbnail"]]
104 +Un **prêt pour exposition avec retours partiels** correspond à un cas où **tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
62 62  
63 -== Rattacher des biens à l'évènement ==
106 +* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
107 +* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
64 64  
65 -Depuis la version 4; on rattache directement les biens à l'évènement (il n'est plus obligatoire de passer par les mouvements).
109 +=== Comment gérer ce cas dans Flora ? ===
66 66  
67 -(% style="text-align:center" %)
68 -[[image:1650957904185-838.png||class="img-thumbnail"]]
111 +Dans **Flora**, un prêt reste géré comme un **évènement structuré avec mouvements associés**.
112 +Pour gérer les retours partiels :
69 69  
70 -Le plus simple est de les rechercher dans la base documentaire depuis la notice de l'évènement.
114 +1. **Créer un évènement de prêt** avec tous les biens concernés.
115 +1. **Générer les mouvements de sortie** pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
116 +1. (((
117 +Lors du retour, **exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués**.
71 71  
72 -(% style="text-align:center" %)
73 -[[image:2021-12-28_09h33_00.png||class="img-thumbnail"]]
119 +* Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
120 +)))
121 +1. Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
122 +1. Lorsque les derniers biens reviennent, **exécuter les mouvements restants** pour clôturer le prêt.
74 74  
75 -
76 -(% style="text-align:center" %)
77 -[[image:2021-12-28_09h33_22.png||class="img-thumbnail"]]
78 -
79 -Et voila, les biens sont liés à l'évènement.
80 -
81 81  (% class="box infomessage" %)
82 82  (((
83 -A noter que si il y chevauchement avec les dates d'un autre événement, le message **"Objet indisponible"** apparaitra dans la liste (à droite)
126 +De cette manière, **un seul évènement de prêt** suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.
84 84  )))
85 85  
86 -(% style="text-align:center" %)
87 -[[image:1650957968048-781.png||class="img-thumbnail"]]
129 +== Étape 1 - Créer l'évènement ==
88 88  
89 -== Utiliser un panier pour rattacher des biens ==
131 +(% class="box successmessage" %)
132 +(((
133 +**Bonnes pratiques : **
90 90  
91 -Il est toujours possible d'utiliser un panier pour rattacher ensuite les biens qu'il contient à l'évènement. Pour cela, il faut d'abord saisir [[image:2021-12-28_09h38_25.png||height="28" width="26"]]dans la notice évènement le nom du panier concerné.
135 +* Champs à renseigner à minima : 
136 +** **Type** : Exposition
137 +** **Sous-Type** : Prêt
138 +** **Organisme de destination**
139 +** **Dates** (prévisionnelles ou réelles)
140 +* La notice** Personne** de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
141 +* (((
142 +**Demandez au musée emprunteur** de vous transmettre **l’affiche numérique de l’exposition** ainsi que la **référence du catalogue** (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
143 +Intégrez ces éléments dans la **notice d’évènement** :
92 92  
93 -(% style="text-align:center" %)
94 -[[image:2021-12-28_09h37_20.png||class="img-thumbnail"]]
145 +* **Affiche** → joindre le fichier numérique (champ **Photos**) ; précisez les **droits d’usage** de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un **nommage de fichier** cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
146 +* **Catalogue** → Effectuer une **dérivation BnF** et **archiver** (champs bibliographiques de la notice évènement).
147 +)))
148 +)))
95 95  
96 -Puis utiliser le bouton panier sur la Liste des Biens.
150 +[[//Créer un évènement//>>image:1756709988377-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -(% style="text-align:center" %)
99 -[[image:1650958045708-292.png||class="img-thumbnail"]]
100 100  
101 -(% class="box warningmessage" %)
102 -(((
103 -Attention les biens ne seront pas automatiquement liés à l'évènement. il faudra choisir ceux que vous décidez de lier via le bouton ci dessous.
104 -Le panier peut ainsi faire office de "suggestion de prêt", et ensuite c'est le rattachement à l'évènement qui actera que le bien est pris en compte.
105 -)))
153 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756710008246-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 -(% style="text-align:center" %)
108 -[[image:2021-12-28_09h49_02.png||class="img-thumbnail"]]
109 109  
110 -== Sélection de bien d'un autre panier ==
156 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711284160-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 -[[image:1661178027244-457.png]]Depuis la version 4.5 il n'est plus nécessaire de rattacher un panier à l'évènement au préalable car il est possible de choisir un panier directement dans l'interface de sélection des biens à lier à l'évènement. par contre, seuls les paniers de l'utilisateur connecté et les paniers partagés seront visibles (alors que pour le lien dans la notice événement tous les paniers sans exception sont visibles)
113 113  
114 -(% style="text-align:center" %)
115 -[[image:1661177989546-261.png||class="img-thumbnail"]]
159 +[[//Résultat : évènement créé//>>image:1756710109097-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 -= Gérer le bien dans l'évènement =
161 +== Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement ==
118 118  
119 -== Saisir des dimensions pour emballages, commentaires ==
163 +(% class="box successmessage" %)
164 +(((
165 +**Bonnes pratiques : **
120 120  
121 -Basculez en modification sur la notice du bien dans l'évènement : Cliquer sur le crayon sur votre bien dans la Liste des Biens reliée à l'évènement.
167 +* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
168 +* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
169 +)))
122 122  
123 -(% style="text-align:center" %)
124 -[[image:2021-12-28_09h52_43.png||class="img-thumbnail"]]
171 +>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
125 125  
126 -La grille de saisie d'un Bien dans l'évènement apparait.
173 +[[//Ajouter des biens via un panier//>>image:1756710540106-907.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 127  
128 -(% class="box infomessage" %)
129 -(((
130 -Si des dimensions ont été saisies dans la notice bien avec le type **"Extérieures"**, elles seront automatiquement recopiées dans la notice du Bien dans l'évènement
131 -)))
132 132  
133 -(% style="text-align:center" %)
134 -[[image:2021-12-28_09h54_58.png||class="img-thumbnail"]]
176 +[[//Sélection des biens et ajout au panier//>>image:1756710632969-628.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 -Vous pourrez aussi ajouter un Cartel , la Fiche de prêt (relier à la table Documents) par exemple.
137 137  
138 -(% style="text-align:center" %)
139 -[[image:2021-12-28_10h00_31.png||class="img-thumbnail"]]
179 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756710680511-537.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
141 -Résultat, dans le résumé sur la Liste des Biens, les dimensions pour emballages et les commentaires apparaissent.
142 142  
143 -(% style="text-align:center" %)
144 -[[image:2021-12-28_10h05_45.png||class="img-thumbnail"]]
182 +[[//Refus création automatique de mouvements//>>image:1756710704801-230.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 145  
146 -== Comment indiquer qu'un bien est "refusé" au prêt ==
147 147  
148 -Il peut arriver qu'un bien soit refusé pour le prêt. Dans ce cas, il serait intéressant de garder la trace de la demande de prêt et de son refus.
185 +[[//Bien liés à l'évènement//>>image:1756710824475-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 149  
150 -Si vous passez par la gestion préalable de commissions de prêts et dépôts les refus seront gérés au niveau de la commission.
151 151  
152 -Pour "refuser" un bien dans un événement, utilisez les boutons, ci dessous.
188 +== Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés ==
153 153  
154 -(% style="text-align:center" %)
155 -[[image:1650958684226-701.png||class="img-thumbnail"]]
190 +(% class="box successmessage" %)
191 +(((
192 +Bonnes pratiques :
156 156  
157 -Vous pourrez saisir un motif de refus.
194 +* Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la **création manuelle de mouvements**.
195 +* Dans le cas contraire, la **génération automatique des mouvements** peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).
196 +)))
158 158  
159 -(% style="text-align:center" %)
160 -[[image:1650958757113-343.png||class="img-thumbnail"]]
198 +>(% class="small" %)Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de **retours partiels**, on retrouve toujours : **un mouvement de sortie initial** pour l’ensemble des biens prêtés, puis **plusieurs mouvements d’entrée** correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).
161 161  
162 -Les biens refusés ne seront pas pris en compte dans les mouvements. Les commentaires s'afficheront directement.
200 +[[//Créer un mouvement manuellement//>>image:1756711165722-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 163  
164 -(% style="text-align:center" %)
165 -[[image:1650958846865-324.png||class="img-thumbnail"]]
166 166  
167 -== Voir l'évènement en préparation depuis la notice du bien ==
203 +[[//Choix de la grille de saisie//>>image:1756711186539-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
169 -Dés que vous avez lié un bien à un évènement, l'affichage de l'onglet régie dans la notice bien se met à jour:
170 170  
171 -- la timeline du planning de réservation. [[image:2021-12-28_10h33_20.png||height="37" width="108"]]
206 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756711348154-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 172  
173 -- la liste des événements liés. [[image:2021-12-28_10h33_03.png||height="36" width="105"]]
174 174  
175 -En cliquant sur l'icône "lunettes", on basculera directement dans la notice du bien dans l'évènement (et donc dans le module de régie des biens).
209 +[[//Ajouter des biens au mouvement//>>image:1756711381399-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 176  
177 -(% style="text-align:center" %)
178 -[[image:2021-12-28_10h32_39.png||class="img-thumbnail"]]
179 179  
180 -== Voir la notice documentaire du bien depuis l'évènement ==
212 +[[//Sélection des biens et validation ajout//>>image:1756711414492-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 -Le régisseur peut consulter la notice complète du bien sans quitter la vue de l'évènement.
183 183  
184 -(% style="text-align:center" %)
185 -[[image:1650958146771-192.png||class="img-thumbnail"]]
215 +[[//Biens liés au mouvement//>>image:1756711655487-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 186  
187 -Ce bouton [[image:2021-12-28_10h45_23.png]] ouvre la notice du bien dans l'évènement avec tous ses champs renseignés, et permet ensuite de basculer sur la vue documentaire complète du bien.
188 188  
189 -(% style="text-align:center" %)
190 -[[image:2021-12-28_10h39_04.png||class="img-thumbnail"]]
218 +[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756711909830-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  
192 192  
193 -== Afficher la liste des biens de l'évènement dans la base documentaire ==
221 +== Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens ==
194 194  
195 -Si vous avez besoin de manipuler la liste des biens (impressions, exports, modification par lot), utilisez le bouton [[image:2021-12-28_10h50_06.png]] pour lancer une recherche des biens concernés dans la base documentaire.
223 +(% class="box successmessage" %)
224 +(((
225 +Bonnes pratiques :
196 196  
197 -(% style="text-align:center" %)
198 -[[image:1650958909875-103.png||class="img-thumbnail"]]
227 +* Si vous avez renseigné un **emplacement de dépôt** dans la notice **Personne** de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.
199 199  
200 -Résultat: les outils d'export, impressions et modifications par lot sont disponibles.
229 +Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes **depuis la notice du mouvement** :
201 201  
202 -(% style="text-align:center" %)
203 -[[image:2021-12-28_10h51_05.png||class="img-thumbnail"]]
231 +* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
232 +* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
233 +)))
204 204  
205 -= Planifier les mouvements =
235 +>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
236 +>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
206 206  
207 -Un mouvement correspond toujours à un transport, à une date donnée, avec un convoyeur si nécessaire.
238 +[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 208  
209 -== Créer le (ou les) mouvements de sortie ==
210 210  
211 -Basculez dans l'onglet [[image:2021-12-28_10h56_02.png||height="39" width="103"]]et cliquez sur [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="35" width="31"]].
241 +== Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements ==
212 212  
243 +=== Exécuter le mouvement de départ ===
213 213  
214 -(% style="text-align:center" %)
215 -[[image:1650958988230-860.png||class="img-thumbnail"]]
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +**Après l'exécution du mouvement de sortie** :
216 216  
217 -Choisir le type de mouvement (entrée/sortie).
249 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
250 +* (((
251 +Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
218 218  
219 -(% style="text-align:center" %)
220 -[[image:2021-12-28_10h58_24.png||class="img-thumbnail"]]
253 +* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
254 +* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
255 +)))
256 +)))
221 221  
222 -Le seul champ vraiment important est la date du mouvement. Certains champs sont repris de l'évènement parent (organisme du lieu de destination).
258 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712114650-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 223  
224 -Le Glissement correspond au glissement de la date, si elle peut changer ou si elle a changé.
225 225  
226 -(% style="text-align:center" %)
227 -[[image:1650959095893-721.png]]
261 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712148788-249.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 228  
229 -Après enregistrement de la création du mouvement, il vous reste à lui associer [[image:2021-12-28_11h12_04.png||height="26" width="34"]]les biens concernés :
230 230  
231 -(% style="text-align:center" %)
232 -[[image:1650959160383-636.png||class="img-thumbnail"]]
264 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712168813-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 233  
234 234  
235 -A ce stade, on affiche la liste des biens dans l'évènement (sauf ceux qui auraient été refusés).
267 +[[//Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712307214-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 236  
237 -Sélectionnez les biens concernés. Si vous ne les prenez pas TOUS, vous pourrez ensuite créer d'autres mouvements de sortie.
238 238  
239 -(% style="text-align:center" %)
240 -[[image:2021-12-28_11h13_12.png||class="img-thumbnail"]]
270 +[[//Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien//>>image:1756712299144-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 241  
242 -Vous arriverez ensuite sur la vue du mouvement dans l'évènement qui permet d'avoir un pilotage global de son suivi.
243 243  
244 -(% style="text-align:center" %)
245 -[[image:1650959240491-310.png||class="img-thumbnail"]]
273 +=== Exécuter le mouvement de retour partiel ===
246 246  
247 -== (% id="cke_bm_8823S" style="display:none" %) (%%)Préciser les emplacements d'arrivée ==
275 +(% class="box infomessage" %)
276 +(((
277 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
248 248  
249 -par défaut ils contiennent le terme "en mouvement", défini dans la table d'autorité des emplacements
279 +* (((
280 +**Les biens restitués sont automatiquement actualisés** :
250 250  
251 -(% style="text-align:center" %)
252 -[[image:1650959554857-316.png||class="img-thumbnail"]]
282 +* la **localisation temporaire** disparaît,
283 +* l’**emplacement de référence** redevient la valeur active,
284 +* l’**historique des mouvements de régie** est mis à jour en conséquence.
253 253  
254 -(% class="wikigeneratedid" %)
255 -il est possible d'être plus précis, afin de pouvoir mieux suivre les localisations en temps réel. dans ce cas on créera une arborescence dédiée aux différents types d'évènements
256 256  
257 -(% style="text-align:center" %)
258 -[[image:1650959618620-655.png||class="img-thumbnail"]]
259 259  
260 -Depuis la notice du mouvement de sortie il sera possible de modifier les emplacements d'arrivée
288 +**L’évènement de prêt reste actif** pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.
289 +)))
290 +)))
261 261  
262 -(% style="text-align:center" %)
263 -[[image:1650959884084-179.png||class="img-thumbnail"]]
292 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712524342-887.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 264  
265 265  
266 -== Créer le (ou les) mouvements de retour (entrée) ==
295 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712553271-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 267  
268 -Vous pouvez les créer en même temps que les mouvements de sortie puis les modifier au fil de l'avancée de l'évènement.
269 269  
270 -Procédez comme pour le mouvement de sortie [[image:2021-12-28_10h55_06.png||height="29" width="25"]], mais choisissez un type "entrée".
298 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712566393-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 271  
272 -(% style="text-align:center" %)
273 -[[image:1650959305809-926.png||class="img-thumbnail"]]
274 274  
275 -(% style="text-align:center" %)
276 -[[image:2021-12-28_11h46_54.png||class="img-thumbnail"]]
301 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712576982-191.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 277  
278 -Indiquez la date de retour prévue.
279 279  
280 -(% style="text-align:center" %)
281 -[[image:1650959355730-350.png||class="img-thumbnail"]]
304 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712587694-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 282  
283 -Pour rattacher les biens au mouvement d'entrée, vous pouvez utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_18.png]] pour les sélectionner parmi les biens liés à l'évènement ou bien utiliser le bouton [[image:2021-12-28_11h51_29.png]] qui ajoute les biens du mouvement précédent (en l'occurrence celui de sortie).
284 284  
285 -(% style="text-align:center" %)
286 -[[image:1650960192067-865.png]]
307 +=== Exécuter le mouvement de retour final ===
287 287  
288 -Voila le mouvement de retour pour les biens est planifié. A noter que le rôle de l'emplacement de référence, conservé sur la notice bien, indique l'endroit où est censé se trouver le bien quand il n'est pas en mouvement (sa place dans le musée).
309 +(% class="box infomessage" %)
310 +(((
311 +Après l’**exécution du mouvement d’entrée** :
289 289  
290 -(% style="text-align:center" %)
291 -[[image:2021-12-28_11h57_13.png]]
313 +* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **Terminé**.
314 +* (((
315 +Le **bien** est automatiquement actualisé :
292 292  
293 -Résultat des deux mouvements sur l'évènement.
317 +* La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
318 +* L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
319 +)))
320 +)))
294 294  
295 -(% style="text-align:center" %)
296 -[[image:2021-12-28_11h59_33.png||class="img-thumbnail"]]
322 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756712809727-444.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 297  
298 -= Edition de la fiche de prêt =
299 299  
300 -A tout moment vous pouvez éditer la fiche de prêt via une document Libre-office modifiable ou un PDF.
325 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756712891735-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
302 -(% style="text-align:center" %)
303 -[[image:2021-12-28_12h02_32.png||class="img-thumbnail"]]
304 304  
305 -Choisir le format d'impression Fiche de prêt.
328 +[[//Résultat : mouvement effectué//>>image:1756712915907-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 306  
307 -(% style="text-align:center" %)
308 -[[image:2021-12-28_12h00_54.png||class="img-thumbnail"]]
309 309  
310 -Le fichier fiche de prêt s'ouvre avec biens dans le mouvement.
331 +[[//Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien//>>image:1756712956438-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 311  
312 -(% style="text-align:center" %)
313 -[[image:2021-12-28_12h05_10.png||class="img-thumbnail"]]
314 314  
315 -Enregistrer ou imprimer le fichier en faisant clique droit ou utilisant vos raccourcies clavier.
334 +[[//Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien//>>image:1756712964484-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 316  
317 -(% style="text-align:center" %)
318 -[[image:2021-12-28_12h09_22.png||class="img-thumbnail"]]
319 319  
320 -= Suivre l'exécution des mouvements =
337 +== Étape 6 - Éditer la fiche de prêt ==
321 321  
322 -Une fois cette saisie préalable terminée, tout sera prêt dans votre application pour savoir :
339 +(% class="box successmessage" %)
340 +(((
341 +**Bonnes pratiques : **
323 323  
324 -- ce qui est prévu.
343 +* Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.
344 +)))
325 325  
326 -- ce qui s'est passé.
346 +(% class="box infomessage" %)
347 +(((
348 +La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique **Aller plus loin**.
349 +)))
327 327  
328 -Tout les événements et mouvements préparés dans la régie sont automatiquement visibles sur les notices biens concernées.
351 +[[//Éditer des modèles de publication depuis un évènement//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 329  
330 -Exemple : On voit la localisation actuelle du bien, son planning de sortie, la liste des événements et mouvements passés et prévus.
331 331  
354 +[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 332  
333 -(% style="text-align:center" %)
334 -[[image:2021-12-28_12h13_15.png||class="img-thumbnail"]]
335 335  
336 -Il suffira désormais d'indiquer au systèmes les différents états d'avancement des mouvements et de l'évènements pour que les affichages se mettent à jour.
357 +[[//Résultat édition modèle Fiche de prêts//>>image:1756713180356-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337 337  
338 -Ce suivi des états d'avancement est généralement réalisé à postériori, une fois les actions terminées.
339 339  
340 -Exemple : On valide " la fin de la préparation administrative du mouvement", " la fin de l'exécution du mouvement", pour dire à tout le musée que c'est OK, les biens peuvent partir, ou sont partis, ou sont revenus.
341 341  
342 -(% style="text-align:center" %)
343 -[[image:2021-12-28_12h20_10.png||class="img-thumbnail"]]
344 344  
345 -Le détail de ce suivi est décrit dans l'article [["les états d'avancement">>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Gérer les états d'avancement .WebHome]].
346 346  
347 -Le point fondamental à retenir, est que quand vous validez la fin de l'exécution du mouvement de sortie, la localisation actuelle du bien se met à jour avec l'emplacement d'arrivée du bien dans le mouvement (par défaut : régie / en mouvement). Cela permet à tout le musée de toujours savoir d'un seul coup d'oeil "ou est localisé ce bien".
348 348  
349 349  
350 -Exemple sur le bien 981.34.2.15 : **validation de l'exécution de son mouvement de sortie :**
351 351  
352 -== Exemple : Valider le mouvement de sortie ==
353 353  
354 -Afficher la notice de l'évènement et l'onglet mouvement (les mouvements sont triés par ordre de chronologie inverse).
355 355  
356 -(% style="text-align:center" %)
357 -[[image:2021-12-28_12h21_44.png||class="img-thumbnail"]]
358 358  
359 -(% style="text-align: center;" %)
360 -Rentrer dans le mouvement à valider.
361 361  
362 -(% style="text-align:center" %)
363 -[[image:2021-12-28_12h32_54.png||class="img-thumbnail"]]
370 +
371 +)))
372 +)))|(% style="width:300px" %)(((
373 +(% class="box" %)
374 +(((
375 +**Sommaire**
364 364  
365 -(% style="text-align: center;" %)
366 -Valider la fin de la préparation administrative du mouvement.
377 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
378 +)))
367 367  
368 -​​​​​​
380 +(% class="box" %)
381 +(((
382 +**Aller plus loin**
369 369  
370 -(% style="text-align:center" %)
371 -[[image:2021-12-28_12h35_09.png||class="img-thumbnail"]]
384 +* Gérer les évènements
385 +* Saisir un évènement
386 +* Planifier les mouvements
387 +* Gérer les expositions itinérantes
388 +* Utiliser l'export GAM3
389 +)))
372 372  
373 -(% style="text-align: center;" %)
374 -Puis valider la fin de l'exécution du mouvement.
391 +(% class="box" %)
392 +(((
393 +**Icônes principales**
375 375  
376 -(% style="text-align:center" %)
377 -[[image:2021-12-28_12h35_37.png||class="img-thumbnail"]]
395 +* [[image:1756467939820-383.png]] Créer un évènement ou un mouvement manuellement
396 +
397 +* [[image:1756468027009-786.png]] Associer des biens à un évènement via un panier 
398 +
399 +* [[image:1756709901884-285.png]] Ajouter des biens au mouvement 
400 +
401 +* [[image:1756467956021-574.png]] Valider la fin de la préparation administrative
402 +
403 +* [[image:1756467962687-311.png]] Exécuter le mouvement
404 +
405 +* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
406 +)))
407 +)))
378 378  
379 -(% style="text-align: center;" %)
380 -Et voila le mouvement de sortie est effectué. Les Biens dans le mouvements sont indiqués comme Effectué.
381 381  
382 -(% style="text-align:center" %)
383 -[[image:2021-12-28_12h37_43.png||class="img-thumbnail"]]
384 384  
385 -(% style="text-align: center;" %)
386 -Le mouvement dans l'évènement est indiqué comme Effectué.
387 387  
388 -(% style="text-align:center" %)
389 -[[image:2021-12-28_12h39_51.png||class="img-thumbnail"]]
390 390  
391 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
392 392  
393 -Toute l'équipe et pas uniquement le régisseur peut savoir que le bien est sorti, car toutes ces informations ont été mises à jour sur la notice des biens concernés.
394 394  
395 -(% style="text-align:center" %)
396 -[[image:2021-12-28_12h42_23.png||class="img-thumbnail"]]
397 397  
398 -== Exemple : Valider le mouvement de retour (entrée) ==
399 399  
400 -On procède exactement de même que pour le mouvement de sortie.
401 401  
402 -A noter que certains affichages évoluent aussi au niveau de l'évènement.
403 403  
404 -(% style="text-align:center" %)
405 -[[image:2021-12-28_15h08_00.png||class="img-thumbnail"]]
406 406  
407 -=== Mise à jour automatique de la localisation actuelle du bien ===
408 408  
409 -Voici le résultat affiché sur la notice bien après exécution du mouvement de retour : la localisation actuelle n'indique plus "en mouvement", donc le bien est correctement revenu à son emplacement de référence. [[image:2021-12-28_15h29_40.png||height="27" width="34"]]
410 410  
411 -Les informations liées au mouvements sont rangées en historique [[image:2021-12-28_15h32_44.png||height="27" width="30"]], et un lien documentaire et historique sur l'expo a été rajouté dans la notice bien.[[image:2021-12-28_15h30_34.png||height="26" width="26"]]
412 412  
413 -(% style="text-align:center" %)
414 -[[image:2021-12-28_15h28_53.png||class="img-thumbnail"]]
415 415  
416 -= Terminer l'évènement =
417 417  
418 -Depuis la version 4, il n'est plus nécessaire de gérer manuellement l'état d'avancement des événements, celui ci se met à jour au fur et à mesure de l'exécution des mouvements
419 419  
420 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement de sortie// l'état passe de "en préparation" à " en cours"
421 421  
422 -(% style="text-align:center" %)
423 -[[image:1661267066919-264.png||class="img-thumbnail"]]
424 424  
425 -//Quand on valide l'exécution d'un mouvement d'entrée  //l'état passe de "en cours" à " terminé"
426 426  
427 427  
428 -(% style="text-align:center" %)
429 -[[image:1661267184554-933.png||class="img-thumbnail"]]
430 430  
431 431  
432 -Les états d'avancement des avancement n'ont pas d'impact sur les contenus des notices biens (ils ne modifient pas le champ Localisation actuelle et n'historisent pas le lien biens vers événement dans la notice bien, comme le font les états d'avancement des mouvements). Ils permettent de visualiser rapidement l'état des évènement suite à une recherche (orange = en préparation, vert = en cours, gris = terminé)
433 433  
434 -Ils sont utilisés manuellement dans les événement sans mouvements tels que les commission, mouvements interne....
435 435  
436 -(% style="text-align:center" %)
437 -[[image:1661267396427-306.png||class="img-thumbnail"]]
438 438  
439 439  
440 -ils permettent aussi de filtrer les recherches pour retrouver rapidement les événements en cours ou ceux en préparation
441 441  
442 -(% style="text-align:center" %)
443 -[[image:1661267548612-173.png||class="img-thumbnail"]]
444 444  
445 445  
446 -= Cas particulier : les expositions itinérantes =
447 447  
448 -Dans le cas ou plusieurs organismes destinataires sont concernés par une exposition, on créera une notice mère, puis une notice expo par organisme destinataire qui seront liées à la notice mère pour faciliter les regroupements
449 449  
450 450  
451 -**en recherche**
452 452  
453 -[[image:1661267944125-845.png]]
454 454  
455 -**ou en affichage dans la vue** de chacune des notices via la vue ensemble (comme dans les biens)
456 456  
457 -(% style="text-align:center" %)
458 -[[image:1661268044413-869.png||class="img-thumbnail"]]
459 459  
446 +​​​​​​
460 460  
461 -(% style="text-align:center" %)
462 -[[image:1661268072458-991.png||class="img-thumbnail"]]
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