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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 10:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Supprimer un évènement avec des notices liées
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,286 +1,122 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Il peut arriver de créer par erreur un évènement (par exemple un doublon) et d’y rattacher des biens avec des mouvements associés.
7 +Dans ce cas, il est possible de corriger l’erreur en supprimant l’évènement et toutes ses dépendances.
8 +
9 +**La suppression doit respecter un ordre précis afin d’éviter les blocages liés aux liens entre notices. **
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 += Supprimer les biens rattachés aux mouvements =
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15 +Lorsque les mouvements comportent un grand nombre de biens, utilisez la suppression **par lot** :
13 13  
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17 +1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
18 +1. Ouvrez les **biens liés aux mouvements** dans un nouvel onglet.
19 +1. Sélectionnez les biens à supprimer.
15 15  
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 -
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
19 -
20 -== Cas d'usage ==
21 -
22 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23 -
24 -(((
25 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
26 -
27 -(((
28 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
29 -
30 -(((
31 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
32 -
33 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
34 -
35 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
36 -
37 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
38 -
39 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
40 -
41 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
42 -
43 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44 -
45 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 -
47 -
48 48  (% class="box successmessage" %)
49 49  (((
50 -Bonnes pratiques :
51 -
52 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
23 +Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
56 56  )))
57 -)))
58 -)))
59 -)))
60 60  
61 -= Comment créer un évènement ? =
26 +(% start="4" %)
27 +1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
28 +1. Lancez le traitement.
29 +1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
62 62  
63 -== Depuis la table des évènements ==
31 +[[//Ouverture des biens liés aux mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302023521-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 -Cliquez sur l'icône de **création**
66 66  
67 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34 +[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302029870-623.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 -== Depuis le tableau de bord ==
70 70  
71 -Cliquez sur l'icône de **création**
37 +[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756302041133-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 -== Depuis une notice de bien ==
40 +[[//Suppression achevée : biens liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302086716-494.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
78 78  
79 -Cliquez sur l'icône de **création**
43 += Supprimer les mouvements =
80 80  
81 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 +De la même manière, si l’évènement comporte plusieurs mouvements, utilisez la suppression **par lot** :
82 82  
83 -= Choisir une grille de saisie =
47 +1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
48 +1. Ouvrez les **mouvements** dans un nouvel onglet.
49 +1. Sélectionnez les mouvement à supprimer.
84 84  
85 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 -
87 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 -
89 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
90 -
91 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
92 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
93 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
94 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
95 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
96 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
97 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
98 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
99 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
100 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
101 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
102 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
103 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
104 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
105 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
106 -
107 -(% class="box infomessage" %)
108 -(((
109 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
110 -
111 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
112 -
113 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
114 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
115 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
116 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
117 -
118 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
119 -)))
120 -
121 -= Renseigner et enregistrer la notice =
122 -
123 -Une fois la grille de saisie ouverte,
124 -
125 -1. **Remplir les champs** de la grille
126 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 -1. **Enregistrer la notice. **
128 -
129 -(% class="box warningmessage" %)
130 -(((
131 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133 -
134 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 -* Définit la nature de l’opération.
137 -* Conditionne les champs affichés.
138 -* Déclenche les règles métiers.
139 -* Détermine le workflow.
140 -)))|(((
141 -* Exposition
142 -* Exposition itinérante
143 -* Prêt hors exposition
144 -* Activité
145 -* Vente
146 -* Dépôt
147 -* Déménagement
148 -* Traitement de conservation et analyse
149 -* Commission
150 -* Etc.
151 -)))
152 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 -* Affine la description du type choisi.
154 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
155 -)))|(((
156 -Pour une exposition :
157 -
158 -* Interne temporaire au musée.
159 -* Prêt à une autre institution.
160 -)))
161 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163 -)))|(((
164 -* Activités : concert, colloque, conférence.
165 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 -)))
167 -)))
168 -
169 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 -
171 -
172 172  (% class="box successmessage" %)
173 173  (((
174 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
53 +Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
175 175  )))
176 176  
177 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 +(% start="4" %)
57 +1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
58 +1. Lancez le traitement.
59 +1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page Flora**.
178 178  
61 +[[//Ouverture des mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302765269-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
180 -= Lier des biens à l'évènement =
181 181  
182 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
64 +[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302834487-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  
184 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185 185  
186 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
67 +[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:2025-08-27_15h54_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 187  
188 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189 189  
190 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
70 +[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302940526-296.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  
192 -=== Cas d'usage ===
193 193  
194 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
73 += Supprimer les biens rattachés à l'évènement =
195 195  
196 -(((
197 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
75 +Ensuite, supprimez les biens liés directement à l’évènement avec la suppression **par lot** :
198 198  
199 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
77 +1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
78 +1. Ouvrez les **biens liés aux évènements **dans un nouvel onglet.
79 +1. Sélectionnez les biens à supprimer.
200 200  
201 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 -
203 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
81 +(% class="box successmessage" %)
82 +(((
83 +Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
204 204  )))
205 205  
206 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
86 +(% start="4" %)
87 +1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
88 +1. Lancez le traitement.
89 +1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
207 207  
208 -=== Depuis une recherche ===
209 -
210 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
211 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
212 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
213 -1. (((
214 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
215 -
216 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
217 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
218 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
219 -)))
220 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
221 -
222 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 -
224 -
225 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 -
227 -
228 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 -
230 -
231 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 -
233 -
234 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 -
236 -
237 -=== Depuis un panier ===
238 -
239 239  (% class="box warningmessage" %)
240 240  (((
241 -Cette fonctionnalité demande d'avoir préalablement créé un panier et de l'avoir alimenté avec des biens.
242 -)))
93 +**Attention**
243 243  
244 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier**
245 -1. **Sélectionnez le panier**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection si que quelques biens à lier ou Ajouter le panier si tous les biens sont à ajouter**.
246 -1. (((
247 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
248 -
249 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
250 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
251 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
95 +**Ne supprimez pas le lien** //Biens et Ensembles// en lot. Il disparaîtra automatiquement lorsque tous les biens rattachés à l’évènement auront été supprimés.
252 252  )))
253 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
254 254  
255 -[[image:1756190418652-625.png]]
98 +[[//Ouverture des biens liés à l'évènement dans un nouvel onglet//>>image:1756303883658-597.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 256  
257 257  
258 -[[image:1756191214340-584.png]]
101 +[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756303272551-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 259  
260 260  
261 -[[image:1756191294416-293.png]]
104 +[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756303311169-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 262  
263 263  
264 -[[image:1756191549725-458.png]]
107 +[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756303342940-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 265  
266 266  
267 -=== Depuis une notice de bien ===
110 += Supprimer l'évènement =
268 268  
269 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
112 +Une fois tous les liens supprimés, cliquez sur la **croix dans la barre d’outils** située en haut de la notice évènement.
113 +N’oubliez pas de **confirmer la suppression**.
270 270  
271 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 +[[//Supprimer la notice évènement//>>image:1756304167832-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 272  
273 273  
274 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
118 +[[//Message de confirmation suppression//>>image:1756304174925-207.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 275  
276 -
277 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
278 -
279 -
280 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
281 -
282 -
283 -
284 284  
285 285  )))
286 286  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -296,18 +296,15 @@
296 296  **Aller plus loin**
297 297  
298 298  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
299 -* Planifier et suivre les mouvements associés
300 -
301 -
302 -
303 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
304 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
305 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
135 +* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
136 +* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
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