Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 10:54

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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Supprimer un évènement avec des notices liées
1 +Créer un évènement
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,127 +1,303 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Il peut arriver de créer par erreur un évènement (par exemple un doublon) et d’y rattacher des biens avec des mouvements associés.
7 -Dans ce cas, il est possible de corriger l’erreur en supprimant l’évènement et toutes ses dépendances.
8 -
9 -**La suppression doit respecter un ordre précis afin d’éviter les blocages liés aux liens entre notices. **
6 +
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= Supprimer les biens rattachés aux mouvements =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
14 14  
15 -Lorsque les mouvements comportent un grand nombre de biens, utilisez la suppression **par lot** :
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — quil s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
16 16  
17 -1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
18 -1. Ouvrez les **biens liés aux mouvements** dans un nouvel onglet.
19 -1. Sélectionnez les biens à supprimer.
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
20 20  
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 +
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
19 +
20 +== Cas d'usage ==
21 +
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23 +
24 +(((
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
26 +
27 +(((
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
29 +
30 +(((
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
32 +
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
34 +
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
36 +
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
38 +
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
40 +
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
42 +
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44 +
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 +
21 21  (% class="box successmessage" %)
22 22  (((
23 -Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
49 +Bonnes pratiques :
50 +
51 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
24 24  )))
56 +)))
57 +)))
58 +)))
25 25  
26 -(% start="4" %)
27 -1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
28 -1. Lancez le traitement.
29 -1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
60 += Comment créer un évènement ? =
30 30  
31 -(% class="box warningmessage" %)
62 +== Depuis la table des évènements ==
63 +
64 +Cliquez sur l'icône de **création**
65 +
66 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +
68 +== Depuis le tableau de bord ==
69 +
70 +Cliquez sur l'icône de **création**
71 +
72 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 +
74 +== Depuis une notice de bien ==
75 +
76 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
77 +
78 +Cliquez sur l'icône de **création**
79 +
80 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 +
82 += Choisir une grille de saisie =
83 +
84 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
85 +
86 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
87 +
88 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
89 +
90 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
91 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
92 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
93 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
94 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
95 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
96 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
97 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
98 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
99 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
100 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
101 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
102 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
103 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
104 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
105 +
106 +(% class="box infomessage" %)
32 32  (((
33 -**Attention il n'est pas possible de supprimer des biens rattachés aux mouvements si le mouvement est à l'état //Effectué//.**
34 -)))
108 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
35 35  
36 -[[//Ouverture des biens liés aux mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302023521-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
37 37  
112 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
113 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
114 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
115 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
38 38  
39 -[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302029870-623.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
118 +)))
40 40  
120 += Renseigner et enregistrer la notice =
41 41  
42 -[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756302041133-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +Une fois la grille de saisie ouverte,
43 43  
124 +1. **Remplir les champs** de la grille
125 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
126 +1. **Enregistrer la notice. **
44 44  
45 -[[//Suppression achevée : biens liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302086716-494.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 +(% class="box warningmessage" %)
129 +(((
130 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
131 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
46 46  
133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
134 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
135 +* Définit la nature de l’opération.
136 +* Conditionne les champs affichés.
137 +* Déclenche les règles métiers.
138 +* Détermine le workflow.
139 +)))|(((
140 +* Exposition
141 +* Exposition itinérante
142 +* Prêt hors exposition
143 +* Activité
144 +* Vente
145 +* Dépôt
146 +* Déménagement
147 +* Traitement de conservation et analyse
148 +* Commission
149 +* Etc.
150 +)))
151 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
152 +* Affine la description du type choisi.
153 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
154 +)))|(((
155 +Pour une exposition :
47 47  
48 -= Supprimer les mouvements =
157 +* Interne temporaire au musée.
158 +* Prêt à une autre institution.
159 +)))
160 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
161 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
162 +)))|(((
163 +* Activités : concert, colloque, conférence.
164 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
165 +)))
166 +)))
49 49  
50 -De la même manière, si l’évènement comporte plusieurs mouvements, utilisez la suppression **par lot** :
168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 -1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
53 -1. Ouvrez les **mouvements** dans un nouvel onglet.
54 -1. Sélectionnez les mouvement à supprimer.
55 55  
56 56  (% class="box successmessage" %)
57 57  (((
58 -Si plusieurs pages de résultats sont affices, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
59 59  )))
60 60  
61 -(% start="4" %)
62 -1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
63 -1. Lancez le traitement.
64 -1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page Flora**.
176 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 -[[//Ouverture des mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302765269-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
179 += Lier des biens à l'évènement =
68 68  
69 -[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302834487-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
70 70  
183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
71 71  
72 -[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:2025-08-27_15h54_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
73 73  
187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
74 74  
75 -[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302940526-296.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
76 76  
191 +=== Cas d'usage ===
77 77  
78 -= Supprimer les biens rattachés à l'évènement =
193 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour lemballage
79 79  
80 -Ensuite, supprimez les biens liés directement à l’évènement avec la suppression **par lot** :
195 +(((
196 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
81 81  
82 -1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
83 -1. Ouvrez les **biens liés aux évènements **dans un nouvel onglet.
84 -1. Sélectionnez les biens à supprimer.
198 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
85 85  
86 -(% class="box successmessage" %)
87 -(((
88 -Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
200 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
201 +
202 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
89 89  )))
90 90  
91 -(% start="4" %)
92 -1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
93 -1. Lancez le traitement.
94 -1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
95 95  
207 +=== Depuis une recherche ===
208 +
209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 +1. (((
213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
214 +
215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 +)))
219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
220 +
221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +
223 +
224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 +
226 +
227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 +
229 +
230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 +
232 +
233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 +
235 +
236 +=== Depuis un panier ===
237 +
96 96  (% class="box warningmessage" %)
97 97  (((
98 -**Attention**
240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
241 +)))
99 99  
100 -**Ne supprimez pas le lien** //Biens et Ensembles// en lot. Il disparaîtra automatiquement lorsque tous les biens rattachés à l’évènement auront été supprimés.
243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 +1. **Sélectionnez le panier** :
245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 +1. (((
248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
249 +
250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
101 101  )))
254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
102 102  
103 -[[//Ouverture des biens liés à l'évènement dans un nouvel onglet//>>image:1756303883658-597.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 +[[//Associer des biens à lévènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
105 105  
106 -[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756303272551-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
108 108  
109 -[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756303311169-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 110  
111 111  
112 -[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756303342940-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 +[[//sultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 113  
114 114  
115 -= Supprimer l'évènement =
268 +=== Depuis une notice de bien ===
116 116  
117 -Une fois tous les liens supprimés, cliquez sur la **croix dans la barre d’outils** située en haut de la notice évènement.
118 -N’oubliez pas de **confirmer la suppression**.
270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
119 119  
120 -[[//Supprimer la notice évènement//>>image:1756304167832-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 +[[//Bien lautomatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
122 122  
123 -[[//Message de confirmation suppression//>>image:1756304174925-207.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
124 124  
277 +Dans Flora, il est possible de saisir les biens empruntés pour exposition. Ces biens ne vous appartiennent pas, pourtant il est intéressant de les saisir pour archives. Exemple : une exposition fait l'objet d'une rétrospective : je vais dans Flora et je retrouve en un coup tous les biens empruntés qui ont fait partie de l'exposition.
278 +
279 +Pour ce faire :
280 +
281 +* saisir les biens dans la table des biens via le raccourcis de saisie des évènements ou via la table des biens
282 +* si les biens n'ont pas été saisis via le raccourci dans les évènements il faudra les lier manuellement, via un panier ou une recherche par critères.
283 +
284 +(% class="box warningmessage" %)
285 +(((
286 +Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? Pour éviter toute confusion avec les collections, Les biens empruntés sont typés comme prêts pour expositions, ont un préfixe musée différent du votre puis le prêteur est mentionné dans la notice du bien.
287 +)))
288 +
289 +
290 +
291 +
292 +
293 +
294 += Gérer les biens liés à l'évènement =
295 +
296 +
297 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
298 +
299 +
300 +
125 125  
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321 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
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323 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
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