Modifications pour le document Supprimer un évènement avec des notices liées

Résumé

• Propriétés de la Page (2 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (0 modifications, 0 ajouts, 91 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Supprimer un évènement avec des notices liées
	1	+Créer un évènement

Contenu

...	...	@@ -1,135 +1,259 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Il peut arriver de créer par erreur un évènement (par exemple un doublon) et d’y rattacher des biens avec des mouvements associés.
7		-Dans ce cas, il est possible de corriger l’erreur en supprimant l’évènement et toutes ses dépendances.
	6	+
	7	+)))
8	8
9		-**La suppression doit respecter un ordre précis afin d’éviter les blocages liés aux liens entre notices. **
	9	+(((
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
10	10
11		-Étapes à suivre :
	12	+La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
12	12
13		-1. **Supprimer les biens rattachés aux mouvements**
14		-1. **Supprimer le mouvement**
15		-1. **Supprimer les biens rattachés à l’évènement**
16		-1. **Supprimer l’évènement**
17		-)))
	14	+Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
18	18
	16	+Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
	17	+
	18	+En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
	19	+
	20	+== Cas d'usage ==
	21	+
	22	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	23	+
19	19	(((
20		-= Supprimer les biens rattachés aux mouvements =
	25	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
21	21
22		-Lorsque les mouvements comportent un grand nombre de biens, utilisez la suppression **par lot** :
	27	+(((
	28	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
23	23
24		-1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
25		-1. Ouvrez les **biens liés aux mouvements** dans un nouvel onglet.
26		-1. Sélectionnez les biens à supprimer.
	30	+(((
	31	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
27	27
	33	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	34	+
	35	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	36	+
	37	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	38	+
	39	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	40	+
	41	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	42	+
	43	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	44	+
	45	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	46	+
	47	+
28	28	(% class="box successmessage" %)
29	29	(((
30		-Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
	50	+Bonnes pratiques :
	51	+
	52	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	53	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	54	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	55	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
31	31	)))
	57	+)))
	58	+)))
	59	+)))
32	32
33		-(% start="4" %)
34		-1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
35		-1. Lancez le traitement.
36		-1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
	61	+= Comment créer un évènement ? =
37	37
38		-[[//Ouverture des biens liés aux mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302023521-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	63	+== Depuis la table des évènements ==
39	39
	65	+Cliquez sur l'icône de **création**
40	40
41		-[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302029870-623.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	67	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42	42
	69	+== Depuis le tableau de bord ==
43	43
44		-[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756302041133-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	71	+Cliquez sur l'icône de **création**
45	45
	73	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46	46
47		-[[//Suppression achevée : biens liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302086716-494.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	75	+== Depuis une notice de bien ==
48	48
	77	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
49	49
50		-= Supprimer les mouvements =
	79	+Cliquez sur l'icône de **création**
51	51
52		-Lorsque l’évènement comporte un grand nombre de mouvements, utilisez la suppression **par lot** :
	81	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53	53
54		-1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
55		-1. Ouvrez les **mouvements** dans un nouvel onglet.
56		-1. Sélectionnez les mouvement à supprimer.
	83	+= Choisir une grille de saisie =
57	57
58		-(% class="box successmessage" %)
59		-(((
60		-Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
61		-)))
	85	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
62	62
63		-(% start="4" %)
64		-1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
65		-1. Lancez le traitement.
66		-1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page Flora**.
	87	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
67	67
68		-[[//Ouverture des mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302765269-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	89	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
69	69
	91	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	92	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	93	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	94	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	95	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	96	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	97	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	98	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	99	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	100	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	101	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	102	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	103	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	104	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	105	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
70	70
71		-[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302834487-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	107	+(% class="box infomessage" %)
	108	+(((
	109	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
72	72
	111	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
73	73
74		-[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:2025-08-27_15h54_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	113	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	114	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	115	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	116	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
75	75
	118	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	119	+)))
76	76
77		-[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302940526-296.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	121	+= Renseigner et enregistrer la notice =
78	78
	123	+Une fois la grille de saisie ouverte,
79	79
80		-= Supprimer les biens rattachés à l'évènement =
	125	+1. **Remplir les champs** de la grille
	126	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	127	+1. **Enregistrer la notice. **
81	81
82		-Lorsque l'évènement comportent un grand nombre de biens, utilisez la suppression **par lot** :
	129	+(% class="box warningmessage" %)
	130	+(((
	131	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	132	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
83	83
84		-1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
85		-1. Ouvrez les **biens liés aux évènements **dans un nouvel onglet.
86		-1. Sélectionnez les biens à supprimer.
	134	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	135	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	136	+* Définit la nature de l’opération.
	137	+* Conditionne les champs affichés.
	138	+* Déclenche les règles métiers.
	139	+* Détermine le workflow.
	140	+)))|(((
	141	+* Exposition
	142	+* Exposition itinérante
	143	+* Prêt hors exposition
	144	+* Activité
	145	+* Vente
	146	+* Dépôt
	147	+* Déménagement
	148	+* Traitement de conservation et analyse
	149	+* Commission
	150	+* Etc.
	151	+)))
	152	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	153	+* Affine la description du type choisi.
	154	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	155	+)))|(((
	156	+Pour une exposition :
87	87
	158	+* Interne temporaire au musée.
	159	+* Prêt à une autre institution.
	160	+)))
	161	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	162	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	163	+)))|(((
	164	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	165	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	166	+)))
	167	+)))
	168	+
	169	+[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	170	+
	171	+
88	88	(% class="box successmessage" %)
89	89	(((
90		-Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
	174	+Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
91	91	)))
92	92
93		-(% start="4" %)
94		-1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
95		-1. Lancez le traitement.
96		-1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
	177	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97	97
98		-(% class="box warningmessage" %)
	179	+
	180	+= Lier des biens à l'évènement =
	181	+
	182	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	183	+
	184	+Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
	185	+
	186	+Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
	187	+
	188	+Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
	189	+
	190	+En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
	191	+
	192	+=== Cas d'usage ===
	193	+
	194	+>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
	195	+
99	99	(((
100		-Attention : ne pas effectuer de **suppression en lot** du lien **Biens** et **Ensembles** : ce lien disparaîtra automatiquement une fois que les biens rattachés à l’évènement auront été supprimés.
	197	+>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
	198	+
	199	+>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
	200	+
	201	+>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
	202	+
	203	+>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
101	101	)))
102	102
103		-[[//Ouverture des biens liés à l'évènement dans un nouvel onglet//>>image:1756303883658-597.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	206	+== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
104	104
	208	+=== Depuis une recherche ===
105	105
106		-[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756303272551-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	210	+Positionnez-vous dans l'onglet biens de la notice évènement et cliquer sur l'icône Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères.
107	107
	212	+Un formulaire de recherche apparait : saisissez les critères souhaités et lancez la recherche.
108	108
109		-[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756303311169-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	214	+Sélectionnez les objets souhaités et cliquer sur ajouter la sélection.
110	110
	216	+Avant de visualiser le résultat le logiciel propose d'ajouter un préfixe musée (numéro unique permettant d'identifier les objets dans l'évènement. Si vous souhaitez en avoir un : remplissez le champ demandé et cliquez sur ok. Sinon, laissez le champ vide et cliquez sur OK. Attention : cliquer sur annuler provoque l'annulation de l'association des biens.
111	111
112		-[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756303342940-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	218	+Visualisez le résultat : les biens ont été liés à l'évènement et apparaissent dans l'onglet biens.
113	113
	220	+[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114	114
115		-= Supprimer l'évènement =
116	116
117		-Une fois tous les liens supprimés, cliquez sur la **croix dans la barre d’outils** située en haut de la notice évènement.
118		-N’oubliez pas de **confirmer la suppression**.
	223	+[[//Recherche de biens//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119	119
120		-[[//Supprimer la notice évènement//>>image:1756304167832-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121	121
	226	+[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122	122
123		-[[//Message de confirmation suppression//>>image:1756304174925-207.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124	124
	229	+[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125	125
126	126
	232	+[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756190190788-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127	127
128	128
	235	+=== Depuis un panier ===
129	129
	237	+[[image:1756190418652-625.png]]
130	130
131	131
	240	+=== Depuis une notice de bien ===
132	132
	242	+Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
	243	+
	244	+[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	245	+
	246	+
	247	+== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
	248	+
	249	+
	250	+= Gérer les biens liés à l'évènement =
	251	+
	252	+
	253	+= Supprimer un évènement avec des notices liées =
	254	+
	255	+
	256	+
133	133
134	134	)))
135	135	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -145,66 +145,31 @@
145	145	**Aller plus loin**
146	146
147	147	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
148		-* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome]]
149		-* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	272	+* Planifier et suivre les mouvements associés
	273	+
	274	+
	275	+
	276	+* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	277	+* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	278	+* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
150	150	)))
151	151
152	152	(% class="box" %)
153	153	(((
154	154	**Icônes principales **
	284	+)))
155	155
156		-* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
	286	+(((
157	157
	288	+)))
	289	+)))
158	158
159		-* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
160		-
161	161
162		-* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
163		-
164	164
165		-* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
166	166
167	167
168	168
169		-* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
170	170
171	171
172	172
173		-* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
174		-
175		-
176		-
177		-* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats
178	178
179		-* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
180		-
181		-* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés
182		-
183		-* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé
184		-
185		-* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé
186		-
187		-* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé
188		-
189		-* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement
190		-
191		-* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donne
192		-
193		-* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
194		-
195		-* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
196		-
197		-* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
198		-
199		-
200		-)))
201		-
202		-(((
203		-
204		-)))
205		-)))
206		-
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209		-
210		-

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