Modifications pour le document Supprimer un évènement avec des notices liées

Résumé

• Propriétés de la Page (2 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (0 modifications, 0 ajouts, 104 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Supprimer un évènement avec des notices liées
	1	+Créer un évènement

Contenu

...	...	@@ -1,141 +1,247 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Il peut arriver de créer par erreur un évènement (par exemple un doublon) et d’y rattacher des biens avec des mouvements associés.
7		-Dans ce cas, il est possible de corriger l’erreur en supprimant l’évènement et toutes ses dépendances.
	6	+
8	8	)))
9	9
10	10	(((
11		-**La suppression doit respecter un ordre précis afin d’éviter les blocages liés aux liens entre notices. **
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
12	12
13		-**Étapes à suivre : **
	12	+== Rôle fonctionnel ==
14	14
15		-1. **Supprimer les biens rattachés aux mouvements**
16		-1. **Supprimer le mouvement**
17		-1. **Supprimer les biens rattachés à l’évènement**
18		-1. **Supprimer l’évènement**
	14	+C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
19	19
20		-(% class="box warningmessage" %)
21		-(((
	16	+== Contenu principal ==
22	22
23		-)))
	18	+* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	19	+* Organisme(s) impliqué(s)
	20	+* Dates (prévisionnelles, réelles)
	21	+* Description, responsables
	22	+* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
24	24
25		-== Supprimer les biens rattachés aux mouvements ==
	24	+== Liens ==
26	26
27		-Lorsque les mouvements comportent un grand nombre de biens, utilisez la suppression **par lot** :
	26	+* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	27	+* Peut contenir plusieurs mouvements
28	28
29		-1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
30		-1. Ouvrez les **biens liés aux mouvements** dans un nouvel onglet.
31		-1. Sélectionnez les biens à supprimer.
	29	+== Avantages ==
32	32
33		-(% class="box successmessage" %)
34		-(((
35		-Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
36		-)))
	31	+* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	32	+* Permet le suivi transversal des opérations
	33	+* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
37	37
38		-(% start="4" %)
39		-1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
40		-1. Lancez le traitement.
41		-1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
	35	+== Cas d'usage ==
42	42
43		-[[//Ouverture des biens liés aux mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302023521-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	37	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
44	44
	39	+(((
	40	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
45	45
46		-[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302029870-623.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	42	+(((
	43	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
47	47
	45	+(((
	46	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
48	48
49		-[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756302041133-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	48	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
50	50
	50	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
51	51
52		-[[//Suppression achevée : biens liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302086716-494.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	52	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
53	53
	54	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
54	54
	56	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
55	55
56		-== Supprimer les mouvements ==
	58	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
57	57
58		-Lorsque l’évènement comporte un grand nombre de mouvements, utilisez la suppression **par lot** :
	60	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
59	59
60		-1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
61		-1. Ouvrez les **mouvements** dans un nouvel onglet.
62		-1. Sélectionnez les mouvement à supprimer.
63	63
64	64	(% class="box successmessage" %)
65	65	(((
66		-Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
	65	+Bonnes pratiques :
	66	+
	67	+* Au préalable, créer un panier pour y ajouter les biens concernés par l'évènement.
	68	+* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
	69	+* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
	70	+* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
67	67	)))
	72	+)))
	73	+)))
	74	+)))
68	68
69		-(% start="4" %)
70		-1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
71		-1. Lancez le traitement.
72		-1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page Flora**.
	76	+= Comment créer un évènement ? =
73	73
74		-[[//Ouverture des mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302765269-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	78	+== Depuis la table des évènements ==
75	75
	80	+Cliquez sur l'icône de **création**
76	76
77		-[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302834487-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	82	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78	78
	84	+== Depuis le tableau de bord ==
79	79
80		-[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:2025-08-27_15h54_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	86	+Cliquez sur l'icône de **création**
81	81
	88	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82	82
83		-[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302940526-296.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	90	+== Depuis une notice de bien ==
84	84
	92	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
85	85
86		-== Supprimer les biens rattachés à l'évènement ==
	94	+Cliquez sur l'icône de **création**
87	87
88		-Lorsque l'évènement comportent un grand nombre de biens, utilisez la suppression **par lot** :
	96	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89	89
90		-1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
91		-1. Ouvrez les **biens liés aux évènements **dans un nouvel onglet.
92		-1. Sélectionnez les biens à supprimer.
	98	+= Choisir une grille de saisie =
93	93
94		-(% class="box successmessage" %)
	100	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	101	+
	102	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
	103	+
	104	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	105	+
	106	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	107	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	108	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	109	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	110	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	111	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	112	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	113	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	114	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	115	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	116	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	117	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	118	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	119	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	120	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	121	+
	122	+(% class="box infomessage" %)
95	95	(((
96		-Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
	124	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	125	+
	126	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	127	+
	128	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	129	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	130	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	131	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	132	+
	133	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
97	97	)))
98	98
99		-(% start="4" %)
100		-1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
101		-1. Lancez le traitement.
102		-1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
	136	+= Renseigner et enregistrer la notice =
103	103
	138	+Une fois la grille de saisie ouverte,
	139	+
	140	+1. **Remplir les champs** de la grille
	141	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	142	+1. **Enregistrer la notice. **
	143	+
104	104	(% class="box warningmessage" %)
105	105	(((
106		-Attention : ne pas effectuer de **suppression en lot** du lien **Biens** et **Ensembles** : ce lien disparaîtra automatiquement une fois que les biens rattachés à l’évènement auront été supprimés.
	146	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	147	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	148	+
	149	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	150	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	151	+* Définit la nature de l’opération.
	152	+* Conditionne les champs affichés.
	153	+* Déclenche les règles métiers.
	154	+* Détermine le workflow.
	155	+)))|(((
	156	+* Exposition
	157	+* Exposition itinérante
	158	+* Prêt hors exposition
	159	+* Activité
	160	+* Vente
	161	+* Dépôt
	162	+* Déménagement
	163	+* Traitement de conservation et analyse
	164	+* Commission
	165	+* Etc.
107	107	)))
	167	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	168	+* Affine la description du type choisi.
	169	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	170	+)))|(((
	171	+Pour une exposition :
108	108
109		-[[//Ouverture des biens liés à l'évènement dans un nouvel onglet//>>image:1756303883658-597.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	173	+* Interne temporaire au musée.
	174	+* Prêt à une autre institution.
	175	+)))
	176	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	177	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	178	+)))|(((
	179	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	180	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	181	+)))
	182	+)))
110	110
	184	+[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111	111
112		-[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756303272551-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113	113
	187	+= Lier des biens à l'évènement =
114	114
115		-[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756303311169-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	189	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
116	116
	191	+=== Rôle fonctionnel ===
117	117
118		-[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756303342940-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	193	+Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
119	119
	195	+=== Contenu principal ===
120	120
121		-== Supprimer l'évènement ==
	197	+* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
	198	+* Dimensions pour emballage (si différentes)
	199	+* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
	200	+* Commentaire logistique ou scénographique
	201	+* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
122	122
123		-Une fois tous les liens supprimés, cliquez sur la **croix dans la barre d’outils** située en haut de la notice évènement.
124		-N’oubliez pas de **confirmer la suppression**.
	203	+=== Liens ===
125	125
126		-[[//Supprimer la notice évènement//>>image:1756304167832-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	205	+* Dépend directement de la table Évènement
	206	+* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
	207	+* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
127	127
	209	+=== Avantages ===
128	128
129		-[[//Message de confirmation suppression//>>image:1756304174925-207.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	211	+* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
	212	+* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
	213	+* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
130	130
	215	+=== Cas d'usage ===
131	131
	217	+>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
132	132
	219	+(((
	220	+>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
133	133
	222	+>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
134	134
	224	+>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
135	135
	226	+>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
	227	+)))
136	136
	229	+== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
137	137
	231	+=== Depuis une recherche ===
138	138
	233	+=== Depuis un panier ===
	234	+
	235	+=== Depuis une notice de bien ===
	236	+
	237	+== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
	238	+
	239	+
	240	+
	241	+= Supprimer un évènement avec des notices liées =
	242	+
	243	+
	244	+
139	139
140	140	)))
141	141	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -151,77 +151,31 @@
151	151	**Aller plus loin**
152	152
153	153	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
154		-* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	260	+* Planifier et suivre les mouvements associés
155	155
156	156
157	157
158	158	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
159		-* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
160		-* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	265	+* Utiliser les paniers
161	161	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
162		-
163		-
164		-
165		-* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
166		-* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
167	167	)))
168	168
169	169	(% class="box" %)
170	170	(((
171	171	**Icônes principales **
	272	+)))
172	172
173		-* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
	274	+(((
174	174
	276	+)))
	277	+)))
175	175
176		-* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
177		-
178	178
179		-* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
180		-
181	181
182		-* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
183	183
184	184
185	185
186		-* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
187	187
188	188
189	189
190		-* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
191		-
192		-
193		-
194		-* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats
195	195
196		-* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
197		-
198		-* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés
199		-
200		-* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé
201		-
202		-* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé
203		-
204		-* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé
205		-
206		-* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement
207		-
208		-* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donne
209		-
210		-* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
211		-
212		-* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
213		-
214		-* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
215		-
216		-
217		-)))
218		-
219		-(((
220		-
221		-)))
222		-)))
223		-
224		-
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226		-
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