Dans Flora, un prêt est géré comme un évènement structuré, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d’autres institutions.
On distingue deux types de prêts :
Prêts pour exposition : le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
Gérer un prêt pour exposition dans une autre institution
Comprendre le rôle de Flora
Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur (musée, galerie, centre culturel, etc.). Les biens prêtés quittent physiquement les réserves mais restent la propriété du musée prêteur : leur gestion suppose donc un haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.
Flora facilite cette gestion grâce à :
La planification et enregistrement des mouvements : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
la centralisation administrative : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
le lien automatique avec les notices de biens : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
Cela permet au musée de disposer d’un dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
Utiliser la grille « Prêts (pour exposition dans une autre institution) »
Flora met à disposition une grille de saisie spécifique intitulée Prêts (pour exposition dans une autre institution).
Cette grille comprend une série de champs spécifiques qui facilitent la gestion administrative et opérationnelle du prêt.
Champs spécifiques
Nom du champ
Utilisation
Commission
Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
Précisions sur la commission
Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
Organisme responsable
Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative. il est important de ne pas confondre Organisme responsable (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec l’Organisme du lieu de destination (qui accueille matériellement les œuvres).
Date d’alerte
Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
Date de demande de restauration
Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
Présentation
Type de présentation prévue.
Date de présentation prévue
Date initialement planifiée pour la présentation.
Date de présentation réelle
Date effective de la présentation.
DASTN – date d’envoi
Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
DASTN – du / au
Période couverte par l’autorisation de sortie.
DASTN – date accord
Date de l’accord officiel.
DASTN – n° autorisation
Numéro officiel de l’autorisation accordée.
DASTN – remarque
Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
Date de procuration en douane
Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
Transporteur
Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
Type de transporteur
Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
Certificat
Référence du certificat associé au transport.
Organisme (transport)
Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
Date demande du CA
Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
Date réception du CA
Date de réception du certificat d’assurance.
Remarque transport
Informations complémentaires relatives au transport.
Facility report – date de la demande
Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
Facility report – date de réception
Date de réception du facility report.
Champs complémentaires utiles
Des rubriques générales peuvent compléter le dossier : ces champs ne sont ni obligatoires ni propres à cette grille.
Contact et fonction : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
Bibliographie : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
Documents ou unités d’archives : selon les pratiques de l’institution, ces champs peuvent être utilisés pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, Facility Report, attestations d’assurance, correspondances).
En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les données administratives, scientifiques et documentaires du prêt. Cela garantit une traçabilité optimale et un historique exploitable à long terme.
Suivre le cycle de gestion d’un prêt pour une exposition
La gestion d’un prêt pour une exposition externe dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :
Créer l’évènement avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (Prêts – pour exposition dans une autre institution), qui propose des champs spécifiques liés à la responsabilité, aux autorisations, au transport et aux validations nécessaires.
Associer les biens concernés par le prêt, avec génération automatique de notices Bien dans l’évènement permettant d’ajouter des informations spécifiques (conditions de prêt, emplacement prévu, remarques de conservation).
Planifier les mouvements (sorties pour transport, retours après exposition), créés automatiquement ou manuellement selon la complexité du dossier.
Exécuter les mouvements, qui met à jour la localisation des objets et assure la traçabilité complète de leur déplacement hors des réserves.
Suivre l’évènement, permettant d’indiquer l’état d’avancement du prêt (En cours jusqu’au retour effectif des biens, puis Terminé à la clôture du dossier).
Les prêts pour exposition comportent des spécificités : autorisations réglementaires (DASTN), suivi du transport et archivage contractuel.
Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez exporter les données du prêt sous forme de documents contractuels et logistiques(fiche de prêt, bordereaux, étiquettes). Pour en savoir plus, consultez la rubrique Aller plus loin et cliquez sur Produire des documents contractuels et logistiques.
Cycle de gestion d'un prêt pour exposition dans Flora
Gérer un prêt autre que pour une exposition
Comprendre le rôle de Flora
Ces prêts concernent la mise à disposition ponctuelle d’œuvres dans des contextes événementiels (colloque, séminaire, inauguration, visite officielle). Ils sont de courte durée et n’impliquent pas de dispositif muséographique complet.
Ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
Flora assure ici :
le même suivi logistique (évènement, mouvements, mise à jour d’emplacements),
une documentation adaptée (public attendu, contraintes de sécurité, remarques),
une traçabilité historique dans la notice du bien.
Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
Utiliser la grille « Prêt (autres que pour une exposition) »
Flora met à disposition une grille de saisie spécifique intitulée Prêts (autres que pour une exposition).
Contrairement à la grille des prêts pour exposition, cette grille ne comporte pas de champs spécifiques supplémentaires (DASTN, transport, commission, etc.).
Elle se distingue par sa simplicité, sans champs logistiques lourds
Identification de l’organisme du lieu de destination,
Saisie des contacts et de leur fonction,
Ajout de remarques ou précisions,
Possibilité d’associer une bibliographie ou un catalogue (ex. catalogue d’un colloque),
Ajout de documents ou d’unités d’archives (contrat de prêt, programme de l’événement),
Définition des dates de début et de fin.
Cette grille répond donc à un besoin plus léger : assurer la traçabilité d’un prêt ponctuel sans alourdir la saisie avec des informations logistiques ou réglementaires qui ne sont pas nécessaires dans ce contexte.
Suivre le cycle de gestion d’un prêt hors exposition
Créer un évènement avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (Prêt – autres que pour une exposition), plus simple et allégée que celle des prêts pour exposition.
Associer des biens concernés par le prêt, avec génération automatique de notices Bien dans l’évènement permettant d’ajouter des données complémentaires (conditions de mise à disposition, remarques contextuelles).
Planifier des mouvements (sorties et retours), qui assurent la traçabilité du prêt. Ces mouvements peuvent être créés automatiquement ou manuellement selon le contexte.
Exécuter des mouvements, qui met à jour la localisation des objets et indique leur sortie ou leur retour.
Suivre l’évènement, pour préciser son état (En cours pendant toute la durée de la mise à disposition, puis Terminé une fois les biens revenus).
Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez exporter les données du prêt sous forme de documents contractuels et logistiques(fiche de prêt, bordereaux, étiquettes). Pour en savoir plus, consultez la rubrique Aller plus loin et cliquez sur Produire des documents contractuels et logistiques.
Cycle de gestion d'un prêt hors exposition dans Flora
Organiser et documenter le transport
La notice de mouvement ne se limite pas à tracer la sortie/entrée : elle documente toutes les modalités logistiques et contractuelles.
Même si les mouvements ont été créés manuellement, il est toujours possible de compléter ou corriger les informations logistiques (transporteur, assurance, convoyeur, etc.). Pour cela, ouvrez la notice du mouvement et passez en modification : vous pourrez renseigner ou ajuster tous les champs nécessaires sans avoir à recréer le mouvement.
Renseigner les informations de transport
Plusieurs champs sont prévus pour décrire concrètement comment les biens seront déplacés. Ces informations garantissent un suivi précis de la logistique :
Transporteur : indiquer le prestataire en charge du déplacement (société spécialisée, transport interne, etc.).
Coût du transport : préciser le montant facturé pour ce service.
Adresse et lieu de départ / arrivée : détailler les adresses précises d’enlèvement et de livraison, incluant commune et pays.
Convoyeur : identifier la personne qui accompagne le transport (régisseur, restaurateur, représentant du musée).
Exemple de champs permettant d'indiquer les informations de transport
Documenter l’assurance
Dans l’onglet Assurance, vous pouvez compléter les informations relatives à la couverture contractée :
Valeur globale de l’assurance et devise,
Numéro de police et dates de validité du contrat,
Compagnie d’assurance et organisme indemnisateur,
Nature de l’indemnisation prévue en cas de sinistre.
Champs documentant l'assurance
Joindre les pièces contractuelles
L’onglet Documentation permet de rattacher directement les documents utiles au suivi du mouvement :
Contrat de transport,
Copie de la police d’assurance,
Photographies documentaires, bibliographie ou vidéos liées.
Champs de documentation
Documenter les conditions de transport du bien
Lors de la saisie des biens liés aux évènements, il est recommandé d’indiquer les dimensions utiles pour son conditionnement (par exemple dimensions avec caisse, socle ou protection). Cette précision facilite l’organisation logistique, permet d’anticiper le choix des caisses et des moyens de transport, et assure une meilleure coordination avec les transporteurs et les équipes de régie.
Champs d'une notice bien dans l'évènement
Il est également possible de renseigner le colisage prévu pour le transport. Deux options sont possibles :
Colisage temporaire : saisi directement dans la notice du mouvement pour un usage ponctuel (par exemple, caisse spécifique à une exposition).
Colisage pérenne : si un colisage permanent a déjà été défini dans la notice du bien (caisse dédiée, conditionnement récurrent), Flora peut automatiquement le reprendre.
Affichage du colisage dans la notice du bien dans le mouvement
Gérer les retours partiels
Un retour partiel correspond à la situation où seulement une partie des biens prêtés revient au musée avant la date de fin de l’évènement. Ce cas se rencontre fréquemment :
lors d’expositions longues où certains objets fragiles (textiles, papiers, photographies) ne peuvent rester exposés toute la durée,
lors d’événements où plusieurs lots d’objets sont prêtés et restitués à des dates différentes.
La gestion des retours partiels est essentielle pour garantir une traçabilité précise : elle permet de savoir exactement quels biens sont revenus et lesquels sont encore en prêt.
Préparer le périmètre
Dans le cadre d’un prêt, l’évènement doit rassembler tous les biens concernés, qu’ils soient restitués en une seule fois ou par étapes successives. La notice d’évènement constitue le cadre global qui regroupe l’ensemble des objets prêtés.
Dès la création de l’évènement, associez donc l’ensemble des œuvres concernées. La distinction entre les biens restitués en premier et ceux qui restent en prêt se fera ensuite lors de la préparation des mouvements.
Préparer les mouvements en amont
Une fois tous les biens associés à l’évènement, il est recommandé de préparer l’ensemble des mouvements correspondant aux différents retours prévus.
Chaque mouvement traduit une étape du calendrier de restitution :
Sortie initiale : enregistre le départ de l’ensemble des œuvres envoyées en prêt.
Entrée partielle : enregistre le retour en réserve des œuvres restituées avant la fin de l’évènement.
Entrée finale : enregistre le retour des œuvres restantes à la clôture du prêt.
Créez un mouvement distinct pour chaque vague de retour partiel, afin d’isoler chaque lot de biens restitués. Il vous suffira ensuite d’exécuter ces mouvements aux dates prévues pour que les localisations soient mises à jour automatiquement et que la traçabilité soit assurée.
Attention Ces mouvements doivent être créés manuellement pour bien affecter chaque lot de biens au bon retour.
Exemple :
L’évènement « Archéologie en folie » correspond à une exposition organisée du 10 janvier au 15 septembre 2025 au Musée d’Archéologie Nationale (MAN).
Dans ce cadre, 10 œuvres ont été envoyées en prêt :
02/01/2025 – Sortie initiale : Un mouvement de sortie enregistre le départ des 10 œuvres envoyées au MAN pour l’ouverture de l’exposition.
05/03/2025 – Entrée partielle : Un mouvement d’entrée est créé pour enregistrer le retour anticipé de 2 œuvres particulièrement sensibles, dont la durée d’exposition était limitée. Ces œuvres retrouvent leur localisation de réserve. L’évènement reste à l’état En cours.
30/09/2025 – Entrée finale : Un second mouvement d’entrée enregistre le retour des 8 œuvres restantes à la fin de l’exposition. Une fois ce mouvement exécuté, toutes les localisations sont mises à jour et l’évènement peut être clôturé (Terminé).
Grâce à ces trois mouvements (1 sortie + 2 entrées), la traçabilité est complète : chaque œuvre conserve dans son historique la preuve de sa sortie et de son retour, qu’il ait été anticipé ou final.
Exemple de mouvements préparés pour un retour partiel lors d'un prêt au Musée d'Archéologie National
Suivre les retours au fil du calendrier
Une fois les mouvements créés en amont, le suivi se fait simplement en exécutant chaque mouvement à la date prévue :
À chaque entrée effective, la localisation des biens est automatiquement mise à jour (retour en réserve ou emplacement de référence).
L’état de l’évènement reste En cours tant que des biens sont encore en prêt, puis passe à Terminé une fois tous les retours exécutés.
Les notices Bien dans le mouvement conservent la trace des conditions logistiques propres à chaque retour (assurances, constats d’état, emballage, etc.).
Ce suivi progressif garantit une traçabilité complète : le calendrier réel du prêt est fidèlement reflété dans Flora, et chaque œuvre conserve un historique détaillé de ses allers-retours.
Planifier en amont : initier tôt les démarches réglementaires (DASTN, certificats d’assurance, facility report) et préparer le calendrier des mouvements.
Distinguer les rôles : bien différencier l’organisme responsable (qui administre le prêt) de l’organisme du lieu de destination (qui accueille les biens).
Centraliser les documents : rattacher systématiquement contrats, assurances, facility reports et correspondances dans la notice de l’évènement ou du mouvement.
Préciser les contacts : identifier clairement les interlocuteurs (conservateur, régisseur, transporteur, assureur) et mettre à jour leurs coordonnées.
Tracer les biens : associer tous les objets au prêt, y compris ceux qui feront l’objet de retours partiels, et renseigner leurs dimensions conditionnées (caisse, socle, protection).
Préparer les mouvements : créer dès le départ les sorties, entrées partielles et retour final pour sécuriser la traçabilité.
Suivre l’avancement : laisser l’évènement à l’état En cours tant que des biens sont encore hors des réserves, et ne le clôturer qu’après le retour complet.
Enrichir le dossier : compléter avec bibliographie, catalogue d’exposition ou publications pour documenter la valorisation scientifique et culturelle des prêts.
Créer un évènement ou un mouvement manuellement