Comprendre et utiliser un évènement de type traitements de conservation et analyse

Comprendre le rôle de Flora

Un traitement de conservation et d’analyse désigne toute opération réalisée sur un bien pour :

• préserver son intégrité matérielle (nettoyage, consolidation, restauration, conditionnement préventif…),
• étudier sa composition ou son état (analyses scientifiques, examens diagnostiques, tests de matériaux, etc.),
• documenter son évolution dans le temps (rapports d’examen, suivis comparatifs avant/après intervention).

Ces traitements sont généralement confiés à des spécialistes (restaurateurs, laboratoires, conservateurs) et doivent être tracés de manière rigoureuse pour assurer la transparence, la traçabilité et la conformité réglementaire.

Flora fournit un cadre structuré pour gérer l’ensemble de ces opérations :

• Centraliser l’information : chaque traitement est saisi dans une notice dédiée, liée aux biens concernés, aux intervenants et à la documentation associée.
• Assurer la traçabilité : Flora enregistre les dates, les responsables, les techniques, les résultats et les décisions prises.
• Suivre le cycle complet : de la demande initiale à la clôture du traitement, en passant par l’exécution et le suivi documentaire.
• Documenter pour l’avenir : les données de traitement enrichissent l’historique du bien et garantissent la conservation de la mémoire des interventions.

Les traitements de conservation et d’analyse recouvrent une grande diversité de situations. Flora offre un cadre flexible capable de s’adapter aussi bien à une intervention ponctuelle qu’à un envoi chez un restaurateur externe, à un traitement réalisé en régie interne ou encore à une opération préparatoire à un projet.

Utiliser la grille Traitement de conservation et analyse

Pour documenter un traitement de conservation ou d’analyse, Flora propose une grille de saisie spécifique intitulée Traitement de conservation et analyse.
Cette grille permet de centraliser toutes les informations utiles au suivi scientifique, administratif et logistique de l’opération.

À partir de la Version 4.7 , la grille de saisie dédiée aux traitements de conservation et analyses a été complètement repensée pour offrir une description plus précise, plus structurée et mieux adaptée aux pratiques professionnelles.

Grille antérieure à la 4.7

Champs spécifiques

Elle rassemble un ensemble de champs dédiés qui facilitent la gestion opérationnelle du traitement et assurent sa traçabilité complète :

Champs complémentaires

En complément des champs spécifiques de la grille, certains champs communs aux autres évènements de Flora sont particulièrement utiles pour documenter un traitement de conservation et d’analyse :

• Intervenants : bloc duplicable qui permet de renseigner toutes les personnes impliquées (restaurateurs, régisseurs, conservateurs, laboratoires…) et de préciser leur rôle lors du traitement.
• Documents / Unités d’archives : pour associer les pièces contractuelles (contrats, devis, conventions, correspondances) et centraliser ainsi l’ensemble des éléments liés à l’opération.

Grille à partir de la version 4.7

La saisie repose désormais sur des blocs répétables, qui peuvent être dupliqués à volonté pour décrire plusieurs situations dans un même événement.

• Il est possible de dupliquer les supports de l’objet afin de documenter séparément chaque composant (par ex. : toile, châssis, cadre, couche picturale), et d’indiquer pour chacun les interventions réalisées.
• Chaque support peut être associé à une ou plusieurs interventions, chacune documentant le travail effectué (type, diagnostic, techniques, résultats, coût…).
• Pour chaque intervention, on peut préciser un ou plusieurs intervenants, avec leur rôle et leurs fonctions.
• De la même manière, on peut dupliquer les échantillons prélevés pour décrire leurs caractéristiques (numéro, nature, localisation, volume…).
• Enfin, chaque échantillon peut être lié à un ou plusieurs intervenants spécifiques (par ex. : le restaurateur qui effectue le prélèvement et le technicien qui réalise l’analyse).

De nouveaux champs ont donc été introduits pour mieux documenter les différents traitements ou analyse :

Suivre le cycle de gestion d'un évènement d'un traitement de conservation et analyse

La gestion d’un traitement de conservation et d’analyse dans Flora suit la même logique que pour tout autre évènement :

• Création de l’évènement avec saisie des informations administratives et choix de la grille adaptée (Traitement de conservation), qui propose des champs spécifiques liés au diagnostic, aux techniques et produits employés, aux coûts et au suivi documentaire.
• Association des biens concernés par le traitement, avec génération automatique de notices Bien dans l’évènement permettant d’ajouter des précisions complémentaires (remarques, état initial, consignes de conservation).
• Planification des mouvements éventuels (sortie vers un restaurateur externe, retour dans les réserves), créés automatiquement ou manuellement selon la situation.
• Exécution des mouvements, qui met à jour la localisation des biens et garantit la traçabilité de leur déplacement.
• Suivi de l’évènement, permettant d’indiquer l’avancement du traitement (En cours jusqu’à la restitution et au rapport final, puis Terminé à la clôture du dossier).

Planifier un traitement de conservation en amont d'une exposition

Avant qu’un bien ne soit présenté au public, il peut être nécessaire de réaliser un traitement de conservation (nettoyage, consolidation, restauration partielle, stabilisation des matériaux, etc.). Flora permet d’intégrer ce traitement directement dans le cycle de préparation de l’exposition.

À partir de la version 4.7 : la grille Traitement de conservation et analyse intègre des champs spécifiques (Événement associé, Type de contexte, Précisions sur l’événement associé, etc.). Ces champs permettent de rattacher directement le traitement à l’exposition, sans avoir à créer une relation hiérarchique parente/enfant.

Pour les versions antérieures, il est préférable de créer deux notices distinctes dans Flora :

• une notice Exposition (parente),
• une notice Traitement de conservation (enfant).

Cela permet de documenter séparément l’intervention tout en la rattachant au projet d’exposition.

Créer la notice du traitement de conservation

1. Choisissez la grille Traitement de conservation et analyse.
2. Renseignez les informations propres au traitement (diagnostic, type d’intervention, produits utilisés, photos avant/après, etc.).
3. Enregistrez la notice

Passer en modification avec la grille complète

1. Ouvrez la notice du traitement nouvellement créée.
2. Modifiez et choisissez la grille Tous les champs.
3. Cette grille donne accès à des champs supplémentaires qui ne sont pas visibles dans la grille spécifique.

Renseigner le champ “Notice parente”

1. Dans la notice du traitement, cherchez le champ permettant de rattacher une notice parente.
2. Sélectionnez la notice Exposition correspondante.
3. Sauvegardez.

Vérifier la hiérarchie

1. Ouvrez la notice de l’exposition.
2. Dans la vue Ensemble, vous devez maintenant voir le traitement listé comme notice enfant de l’exposition.
3. Les deux évènements peuvent ensuite être gérés comme n’importe quel autre évènement de Flora (ajout de biens, planification et exécution de mouvements, suivi, clôture).

Cas particulier : hivernage de biens monumentaux

Dans certains contextes, notamment pour les biens monumentaux conservés en extérieur, des opérations d’hivernage sont mises en œuvre (bâchage, protection, nettoyage préalable, etc.), avec réalisation de constats d’état.

Traiter l'hivernage comme un événement

Cette opération doit être enregistrée dans Flora comme un événement de type Traitement de conservation et analyse.

Cela permet de :

• inscrire l’hivernage dans l’historique scientifique et conservatoire du bien ;
• assurer une traçabilité institutionnelle de l’intervention ;
• exploiter les filtres, recherches et tableaux de bord liés aux événements ;
• retrouver facilement toutes les campagnes d’hivernage menées sur une période donnée.

L’hivernage est donc bien une action de conservation, et doit apparaître comme telle dans les événements de la notice du bien.

Conserver les constats d'états réalisés dans le cadre de l'hivernage

Une particularité du fonctionnement de Flora doit toutefois être prise en compte :

Les constats d’état réalisés dans le cadre d’un événement sont structurellement liés aux mouvements.

Or, dans le cas d’un hivernage de statues ou de biens monumentaux en extérieur le bien ne fait l’objet d’aucun déplacement physique réel.

En conséquence si aucun mouvement n’est créé, il n’est pas possible d’associer formellement le constat d’état à l’événement.

Il est donc nécessaire de créer un mouvement sans déplacement réel.

Créer un emplacement hivernage

Avant de créer le mouvement, il convient de créer un emplacement spécifique dans le thésaurus des emplacements, sous la branche Régie, intitulée : Hivernage

Cet emplacement a une vocation technique et documentaire : il ne correspond pas à un déplacement réel, mais permet de structurer correctement l’opération dans Flora.

Créer un mouvement sans déplacement réel

Même si le bien reste physiquement au même endroit, deux mouvements doivent être créés :

• Un mouvement de sortie au début de l’hivernage
  → Emplacement d’arrivée : Hivernage (localisation temporaire)
• Un mouvement de retour (entrée) à la fin de la période
  → Retour vers l’emplacement de référence du bien

Cette méthode permet :

• de réaliser un constat d’état lors de la mise en hivernage ;
• d’enregistrer un constat d’état en fin d’hivernage ;
• de garantir la traçabilité complète de l’opération ;
• de conserver un historique exploitable et cohérent.

Ainsi, bien que le bien ne se déplace pas physiquement, l’hivernage est correctement documenté dans Flora, conformément à la logique événementielle et à la gestion des constats d’état.