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Code source wiki de Gérer les évènements

Version 56.1 par admin admin le 2025/09/09 14:26
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Cécile Vinoche 41.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
Cécile Vinoche 2.1 2
Cécile Vinoche 5.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 37.1 6 Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
Cécile Vinoche 20.1 7
admin admin 54.1 8 Il joue un rôle central en :
9
10 * **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
11 * **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
12 * **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
Cécile Vinoche 13.1 13 )))
14
15 (((
admin admin 54.1 16 = Découvrir la logique des évènements dans Flora =
Cécile Vinoche 13.1 17
admin admin 54.1 18 Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
Cécile Vinoche 5.1 19
admin admin 54.1 20 * **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
21 * **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
22 * **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
23 * **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
24 * **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
Cécile Vinoche 5.1 25
admin admin 54.1 26 Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
27 Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
Cécile Vinoche 5.1 28
admin admin 54.1 29 Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
Cécile Vinoche 6.1 30
Cécile Vinoche 17.1 31 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 **Table​**
33 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 **Rôle principal​**
35 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 **Contenu principal​**
37 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
38 **Cas d’usage​**
39 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
40 **Avantages​**
Cécile Vinoche 5.1 41 )))
Cécile Vinoche 12.1 42 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 23.1 43 **Évènements​**
Cécile Vinoche 12.1 44 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
46 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
48 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
49 Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
50 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
51 Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
52 )))
53 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 23.1 54 **Biens dans l’évènement​**
Cécile Vinoche 12.1 55 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
57 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
59 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
60 Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
61 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
62 Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
63 )))
64 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 23.1 65 **Mouvements​**
Cécile Vinoche 12.1 66 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 Planifier et documenter les déplacements de biens​
68 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
70 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
71 Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
72 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
73 Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
74 )))
75 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 23.1 76 **Biens dans le mouvement​**
Cécile Vinoche 12.1 77 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
79 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
81 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
82 Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
83 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
85 )))
Cécile Vinoche 23.1 86 |(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
87 |(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
Cécile Vinoche 16.1 88
admin admin 54.1 89 >(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
Cécile Vinoche 16.1 90
Joséphine Ducruet 53.1 91 >(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
Cécile Vinoche 16.1 92
admin admin 54.1 93 = Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
Cécile Vinoche 16.1 94
admin admin 54.1 95 Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
Cécile Vinoche 16.1 96
admin admin 54.1 97 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
98 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
Cécile Vinoche 16.1 99
admin admin 54.1 100 == Points clés de comparaison ==
Cécile Vinoche 16.1 101
admin admin 54.1 102 Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
Cécile Vinoche 16.1 103
Cécile Vinoche 17.1 104 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Cécile Vinoche 16.1 105 **Critère​**
Cécile Vinoche 17.1 106 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Cécile Vinoche 16.1 107 **Relocalisation​**
Cécile Vinoche 17.1 108 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
admin admin 54.1 109 **Évènement + mouvement**
Cécile Vinoche 12.1 110 )))
Cécile Vinoche 16.1 111 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 Objectif principal​
113 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
115 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
117 )))
118 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 Niveau de gestion​
120 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 Simple, opérationnel (changement de place)​
122 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
124 )))
125 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 Niveau de détail​
127 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
129 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
131 )))
132 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 Planification​
134 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 Non (action immédiate)​
136 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
138 )))
139 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 Suivi de l’historique​
141 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 Historique des emplacements (table des récolements)​
143 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
145 )))
146 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 Impact sur l’emplacement du bien​
148 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
150 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
152 )))
153 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 Utilisé pour​
155 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
157 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
159 )))
160 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 Personnes concernées​
162 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 Gestionnaires de collection, régisseurs​
164 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
166 )))
167 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 Partage d’information​
169 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
171 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
173 )))
174
admin admin 56.1 175 == Exemples d'usages comparés ==
Cécile Vinoche 16.1 176
177 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
178
Cécile Vinoche 17.1 179 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Cécile Vinoche 16.1 180 **Situation​**
Cécile Vinoche 17.1 181 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Cécile Vinoche 16.1 182 **Relocalisation​**
Cécile Vinoche 17.1 183 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Cécile Vinoche 16.1 184 **Évènement + Mouvement​**
185 )))
186 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 Déplacement ponctuel sans formalité​
188 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
190 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 ❌ Trop lourd, non adapté​
192 )))
193 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 Correction d’emplacement​
195 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
197 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 ❌​
199 )))
200 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
202 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 ✅ (sans historisation complexe)​
204 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 ❌​
206 )))
207 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
209 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
211 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
213 )))
214 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
216 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 ❌ Non conforme pour traçabilité​
218 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
220 )))
221 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 Expositions permanentes​
223 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
225 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
227 )))
228 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
230 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
232 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
233 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
234 )))
235 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 Traitement de conservation / restauration / analyse​
237 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
239 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
241 )))
242 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
243 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
244 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
245 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
246 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
247 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
248 )))
249 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
250 Chantier des collections / Post-récolement​
251 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
252 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
253 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
254 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
255 )))
256 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
257 Transfert entre sites / entre réserves​
258 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
259 ❌ Risque de perte de traçabilité​
260 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
261 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
262 )))
263
264
265 )))
Cécile Vinoche 5.1 266 )))|(% style="width:300px" %)(((
267 (% class="box" %)
268 (((
269 **Sommaire**
Cécile Vinoche 6.1 270
Cécile Vinoche 24.1 271 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 5.1 272 )))
273
274 (% class="box" %)
275 (((
276 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 19.1 277
admin admin 54.1 278 * [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
Joséphine Ducruet 53.1 279 * [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
Cécile Vinoche 5.1 280 )))
281 )))
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