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Code source wiki de Gérer les évènements

Version 25.1 par Cécile Vinoche le 2025/08/25 14:09
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Cécile Vinoche 4.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
Cécile Vinoche 2.1 2
Cécile Vinoche 5.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 21.1 6 Dans Flora, un évènement constitue le c**adre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
Cécile Vinoche 20.1 7 Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
8
Cécile Vinoche 22.1 9 Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
Cécile Vinoche 13.1 10 )))
11
12 (((
Cécile Vinoche 22.1 13 = A quoi servent les évènements ? =
Cécile Vinoche 13.1 14
Cécile Vinoche 21.1 15 Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
16 La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
Cécile Vinoche 5.1 17
Cécile Vinoche 21.1 18 * **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
19 * **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
20 * **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
21 * **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
Cécile Vinoche 5.1 22
Cécile Vinoche 21.1 23 Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
Cécile Vinoche 5.1 24
Cécile Vinoche 23.1 25 Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
Cécile Vinoche 6.1 26
Cécile Vinoche 17.1 27 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
28 **Table​**
29 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
30 **Rôle principal​**
31 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 **Contenu principal​**
33 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 **Cas d’usage​**
35 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 **Avantages​**
Cécile Vinoche 5.1 37 )))
Cécile Vinoche 12.1 38 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 23.1 39 **Évènements​**
Cécile Vinoche 12.1 40 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
41 Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
42 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
44 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
46 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
48 )))
49 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 23.1 50 **Biens dans l’évènement​**
Cécile Vinoche 12.1 51 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
52 Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
53 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
55 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
57 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
59 )))
60 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 23.1 61 **Mouvements​**
Cécile Vinoche 12.1 62 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 Planifier et documenter les déplacements de biens​
64 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
66 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
68 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
70 )))
71 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
Cécile Vinoche 23.1 72 **Biens dans le mouvement​**
Cécile Vinoche 12.1 73 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
75 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
77 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
79 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
81 )))
Cécile Vinoche 23.1 82 |(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
83 |(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
Cécile Vinoche 16.1 84
Cécile Vinoche 23.1 85 == Cas d’usage ==
Cécile Vinoche 16.1 86
Cécile Vinoche 23.1 87 >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
88 >(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution​
89 >(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante​
90 >(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
91 >(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
92 >(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
93 >(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
94 >(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
95 >(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
96 >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
97 >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
Cécile Vinoche 16.1 98
99 = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
100
101 Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
102
103 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
104 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
105
106 Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
107
108 == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
109
110 Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
111
Cécile Vinoche 17.1 112 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Cécile Vinoche 16.1 113 **Critère​**
Cécile Vinoche 17.1 114 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Cécile Vinoche 16.1 115 **Relocalisation​**
Cécile Vinoche 17.1 116 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Cécile Vinoche 16.1 117 **Évènement (mouvement en régie)​**
Cécile Vinoche 12.1 118 )))
Cécile Vinoche 16.1 119 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 Objectif principal​
121 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
123 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
124 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
125 )))
126 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 Niveau de gestion​
128 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 Simple, opérationnel (changement de place)​
130 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
132 )))
133 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 Niveau de détail​
135 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
137 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
138 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
139 )))
140 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 Planification​
142 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 Non (action immédiate)​
144 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
146 )))
147 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
148 Suivi de l’historique​
149 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
150 Historique des emplacements (table des récolements)​
151 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
153 )))
154 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
155 Impact sur l’emplacement du bien​
156 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
157 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
158 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
160 )))
161 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 Utilisé pour​
163 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
164 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
165 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
167 )))
168 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 Personnes concernées​
170 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
171 Gestionnaires de collection, régisseurs​
172 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
174 )))
175 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 Partage d’information​
177 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
178 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
179 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
181 )))
182
183 == Exemples d'usages ==
184
185 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
186
Cécile Vinoche 17.1 187 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Cécile Vinoche 16.1 188 **Situation​**
Cécile Vinoche 17.1 189 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Cécile Vinoche 16.1 190 **Relocalisation​**
Cécile Vinoche 17.1 191 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
Cécile Vinoche 16.1 192 **Évènement + Mouvement​**
193 )))
194 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 Déplacement ponctuel sans formalité​
196 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
198 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 ❌ Trop lourd, non adapté​
200 )))
201 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 Correction d’emplacement​
203 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
205 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
206 ❌​
207 )))
208 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
210 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 ✅ (sans historisation complexe)​
212 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
213 ❌​
214 )))
215 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
217 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
219 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
221 )))
222 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
224 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 ❌ Non conforme pour traçabilité​
226 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
227 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
228 )))
229 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 Expositions permanentes​
231 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
232 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
233 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
234 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
235 )))
236 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
237 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
238 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
239 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
240 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
241 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
242 )))
243 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
244 Traitement de conservation / restauration / analyse​
245 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
246 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
247 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
249 )))
250 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
251 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
252 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
253 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
254 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
256 )))
257 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
258 Chantier des collections / Post-récolement​
259 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
260 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
261 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
262 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
263 )))
264 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
265 Transfert entre sites / entre réserves​
266 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
267 ❌ Risque de perte de traçabilité​
268 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
269 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
270 )))
271
Cécile Vinoche 18.1 272 = Cycle de gestion d'un évènement =
Cécile Vinoche 16.1 273
Cécile Vinoche 17.1 274 Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
Cécile Vinoche 16.1 275
Cécile Vinoche 17.1 276 [[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277
278
279 == Création de l’événement ==
280
281 C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
282
283 (% class="box successmessage" %)
284 (((
285 Bonnes pratiques :
286
287 * Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
Cécile Vinoche 18.1 288 * Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
289 )))
Cécile Vinoche 17.1 290
Cécile Vinoche 18.1 291 == Rattachement des œuvres ==
Cécile Vinoche 17.1 292
293 Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
294
295 Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
296
Cécile Vinoche 18.1 297 * De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
298 * D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
Cécile Vinoche 17.1 299
Cécile Vinoche 18.1 300 == Planification des mouvements ==
Cécile Vinoche 17.1 301
Cécile Vinoche 18.1 302 On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
Cécile Vinoche 17.1 303
Cécile Vinoche 18.1 304 == Rattachement des œuvres aux mouvements ==
Cécile Vinoche 17.1 305
Cécile Vinoche 18.1 306 Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
307
308 * De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
309 * D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
310
311
312
Cécile Vinoche 16.1 313
314 )))
Cécile Vinoche 5.1 315 )))|(% style="width:300px" %)(((
316 (% class="box" %)
317 (((
318 **Sommaire**
Cécile Vinoche 6.1 319
Cécile Vinoche 24.1 320 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 5.1 321 )))
322
323 (% class="box" %)
324 (((
325 **Aller plus loin**
Cécile Vinoche 19.1 326
Cécile Vinoche 22.1 327 * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
Cécile Vinoche 5.1 328 )))
329
330 (% class="box" %)
331 (((
332 **Icônes principales**
333 )))
334 )))
335
336