Valider les étapes d'un mouvement

La validation d’un mouvement enregistre sa préparation, son exécution et leurs effets sur les biens concernés.

Dans Flora, cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.

Stade initial

• À la création, un mouvement est enregistré à l’état Saisie en cours.
• Les biens associés apparaissent comme Prêts pour exécution.

Valider la préparation

Cette étape intermédiaire marque la fin de la préparation administrative et logistique.

Elle permet de :

• Tracer un jalon clair entre la préparation et l’exécution.
• Assurer une validation interne : le régisseur ou le responsable scientifique peut vérifier que toutes les informations (dates, transporteur, assurances, constats d’état…) sont complètes.
• Préparer la logistique : édition anticipée des bordereaux et documents associés.
• Collaborer efficacement : plusieurs personnes peuvent intervenir (préparation par un agent, validation par un responsable).
• Prouver la conformité : en cas d’audit ou de contrôle, on peut justifier que la préparation a été validée avant l’exécution.

Exécuter le mouvement

L’exécution marque le passage du prévisionnel au réel.

Elle entraîne :

• Validation du déplacement effectif.
• Mise à jour automatique des localisations des biens concerné : es objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive.
• Traçabilité complète : enrichissement de l’historique du bien.
• Verrouillage administratif : certaines informations ne sont plus modifiables.

• Mise à jour de l’évènement :

  • lors d’une sortie → l’évènement passe à l’état En cours,
  • lors d’une entrée → l’évènement passe à l’état Terminé.

Impact de l’exécution sur les biens

Mise à jour des localisations

Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne automatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.

Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.

Mise à jour de l'historique des mouvements

Les mouvements, regroupés par type et classés du plus récent au plus ancien, sont visibles dans chaque notice de bien :

• En attente d’exécution : mouvements prévus, encore actifs.
• Exécutés : archivés dans l’historique.

Suivre les mouvements

Rechercher des mouvements

La recherche permet d’identifier une opération spécifique ou de contrôler l’avancement logistique.
Elle donne accès aux informations saisies dans la notice de mouvement (dates, emplacements, transporteurs, assurances, constats, documents).

Cet outil est particulièrement utile pour contrôler les échéances, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien.

Pour y accéder

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
2. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Mouvements (transp...).
3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

Rechercher des biens liés au mouvement

Cette recherche permet de retrouver un objet associé à un déplacement et de consulter toutes ses informations logistiques (emplacements, constat, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires).

Cet outil est essentiel pour suivre individuellement le parcours d’un bien, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne.

Pour y accéder

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
2. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Biens liés (Mvmnt).
3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord

Le tableau de bord centralise :

• Les mouvements : état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée).
• Les biens : suivi chiffré (nombre d’objets en attente ou déjà traités).

Cet outil permet de :

• piloter globalement un évènement,
• anticiper les échéances,
• vérifier la cohérence entre biens et mouvements,
• s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme.