Code source wiki de Planifier et suivre les mouvements associés

Version 40.1 par Doriane Bautista le 2025/08/27 07:59

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version	line-number	content
2.1	1	(% class="mark small" %)Version 4.5.27 et ultérieures
1.1	2
	3	(% style="height:78px; width:1357px" %)
	4	\|(% style="width:840px" %)(((
	5	(% class="box" %)
	6	(((
	7
	8	)))
	9
	10	(((
3.1	11	= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
1.1	12
26.1	13	La table des mouvements est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois physique et documentaire, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
9.1	14
26.1	15	Un mouvement regroupe des informations essentielles : dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
9.1	16
26.1	17	Dans Flora, on distingue trois types de mouvements, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections :
9.1	18
26.1	19	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Type de mouvement\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition / Utilisation
	20	\|Sortie\|Correspond à un mouvement de départ : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
	21	\|Entrée\|Correspond à un mouvement de retour : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
27.1	22	\|Transfert\|Sert à gérer les déménagements : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
26.1	23
27.1	24	Chaque mouvement est toujours rattaché à un événement, auquel viennent s’associer les biens concernés, garantissant ainsi une continuité documentaire et un suivi logistique cohérent.
26.1	25
9.1	26	En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une traçabilité complète de tous les déplacements, automatise la mise à jour des localisations temporaires, et facilite la planification grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
	27
2.1	28	== Cas d'usage ==
1.1	29
10.1	30	>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
9.1	31
10.1	32	(((
	33	>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
9.1	34
10.1	35	>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
9.1	36
10.1	37	>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
9.1	38
10.1	39	>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
9.1	40
10.1	41	>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
9.1	42	)))
	43
15.1	44	(% class="box successmessage" %)
	45	(((
	46	Bonnes pratiques :
16.1	47
	48	* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
15.1	49	)))
	50
3.1	51	= Comment créer un mouvement ? =
1.1	52
15.1	53	Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
	54
22.1	55	\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Création\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Quand l’utiliser\|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Caractéristiques principales
16.1	56	\|Automatique\|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.\|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
	57	\|Manuelle\|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.\|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
15.1	58
13.1	59	== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
2.1	60
21.1	61	(% class="mark small" %)Version 4.5.33 et ultérieures
20.1	62
15.1	63	(% class="box warningmessage" %)
12.1	64	(((
15.1	65	Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.
12.1	66	)))
	67
21.1	68	Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.
11.1	69
15.1	70	=== Création immédiate des mouvements ===
11.1	71
20.1	72	Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur Créer. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.
11.1	73
17.1	74	[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
15.1	75
	76
19.1	77	[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	78
	79
16.1	80	=== Création différée des mouvements ===
15.1	81
20.1	82	Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur Annuler.
	83	Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet Mouvements. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
15.1	84
19.1	85	[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
15.1	86
	87
20.1	88	[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
15.1	89
19.1	90
	91	[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	92
	93
29.1	94	== Créer un mouvement manuellement ==
2.1	95
24.1	96	Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet Mouvements de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône Créer.
13.1	97
23.1	98	[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
12.1	99
4.1	100	= Choisir une grille de saisie =
2.1	101
25.1	102	(% class="box warningmessage" %)
	103	(((
	104	À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
	105	)))
17.1	106
27.1	107	Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une grille de saisie adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
23.1	108
27.1	109	\|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Libellé de la grille\|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
	110	\|(% style="width:205px" %)Sortie\|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
	111	\|(% style="width:205px" %)Entrée\|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
	112	\|(% style="width:205px" %)Transfert\|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
24.1	113
4.1	114	= Renseigner et enregistrer la notice =
	115
25.1	116	(% class="box warningmessage" %)
	117	(((
	118	À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
	119	)))
23.1	120
27.1	121	Une fois la grille de saisie ouverte,
	122
	123	1. Remplir les champs de la grille
	124	1. Champs obligatoires : Type d'évènement et Type de mouvement.
	125	1. Enregistrer la notice.
	126
	127	[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	128
	129
3.1	130	= Lier des biens au mouvement =
2.1	131
10.1	132	== A quoi servent les biens liés au mouvement dans Flora ? ==
9.1	133
10.1	134	La table des biens liés aux mouvements sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.
9.1	135
10.1	136	Chaque notice décrit le bien transporté et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les constats d’état, les valeurs d’assurance, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.
	137
	138	Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.
	139
	140	L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
	141
29.1	142	== Comment lier des biens au mouvement ? ==
2.1	143
27.1	144	(% class="box warningmessage" %)
	145	(((
	146	Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.
	147	)))
2.1	148
29.1	149	1. Ouvrez la notice du mouvement.
	150	1. Dans la barre d'outils des biens liés, cliquez sur l’icône Rechercher des biens à ajouter.
	151	1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.
	152	1. Cliquez sur Valider pour confirmer.
27.1	153
29.1	154	[[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27.1	155
	156
29.1	157	[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27.1	158
28.1	159
29.1	160	[[//Résultats : biens liés aux mouvements//>>image:1756214519238-787.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28.1	161
	162
3.1	163	= Gérer les biens liés au mouvement =
2.1	164
31.1	165	== Mettre à jour la localisation des biens en mouvement ==
30.1	166
33.1	167	Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme Régie / En mouvement, ce qui reste trop imprécis. L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.
30.1	168
32.1	169	Deux méthodes permettent d’affiner cette information :
30.1	170
32.1	171	* Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement (au niveau des biens liés).
	172	* Définir un emplacement de dépôt dans la notice de l’organisme du lieu de destination.
30.1	173
32.1	174	(% class="box warningmessage" %)
	175	(((
33.1	176	Attention :
31.1	177
32.1	178	* La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme effectué.
33.1	179	* Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.
32.1	180	)))
	181
	182	(% class="box successmessage" %)
	183	(((
	184	Bonne pratique :
33.1	185
	186	* Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.
32.1	187	)))
	188
33.1	189	=== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===
32.1	190
34.1	191	Processus pas à pas
	192
33.1	193	1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur Modifier la notice du bien liée au mouvement.
	194	1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ Emplacement d’arrivée (lié au thésaurus des emplacements).
34.1	195	1. Enregistrez les modifications.
32.1	196
34.1	197	Résultats du traitement
	198
	199	* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
	200	* La destination du bien lié au mouvement se met également à jour automatiquement.
	201	* Une fois le mouvement marqué comme effectué, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.
	202
33.1	203	[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
32.1	204
	205
33.1	206	[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
32.1	207
33.1	208
34.1	209	[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	210
	211
	212	[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	213
	214
	215	[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	216
	217
32.1	218	=== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ===
	219
34.1	220	Processus pas à pas
32.1	221
34.1	222	1. Dans la liste des biens liés au mouvement, basculez en mode liste de résultats.
	223	1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
	224	1. Cliquez sur Modifier l’emplacement d’arrivée.
	225	1. Définissez un emplacement d’arrivée commun en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.
	226	1. Validez pour lancer le traitement.
33.1	227
34.1	228	Résultats du traitement
33.1	229
34.1	230	* Les notices de biens dans le mouvement sont actualisées avec le nouvel emplacement.
	231	* La destination des biens dans le mouvement est mise à jour automatiquement.
	232	* Une fois le mouvement marqué comme effectué, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
33.1	233
34.1	234	[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	235
	236
34.1	237	[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33.1	238
	239
34.1	240	[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	241
	242
	243	[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	244
	245
	246	[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	247
	248
	249	[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	250
	251
	252	[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	253
	254
32.1	255	=== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ===
	256
37.1	257	Lorsque vous créez ou associez un organisme comme lieu de destination d’un événement, si un emplacement de dépôt (issu du thésaurus des emplacements) est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est automatiquement reprise dans la destination et la localisation temporaire des biens liés au mouvement.
32.1	258
36.1	259	Résultats du traitement
	260
	261	* Les notices de biens dans le mouvement sont actualisées avec le nouvel emplacement.
	262	* La destination des biens dans le mouvement est mise à jour automatiquement.
	263	* Une fois le mouvement marqué comme effectué, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
	264
35.1	265	(% class="box warningmessage" %)
	266	(((
37.1	267	Attention :
	268
38.1	269	* Cette opération doit être effectuée au moment de la création de l’organisme ou avant son association à l’événement.
	270	* Elle ne peut pas être appliquée rétroactivement si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
35.1	271	)))
32.1	272
35.1	273	[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756219849154-729.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	274
	275
36.1	276	[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756220083153-357.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35.1	277
	278
36.1	279	[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756220125142-687.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35.1	280
	281
32.1	282	== Retrouver tous les biens liés aux mouvements ==
	283
31.1	284	Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
	285
	286	Pour y accéder :
	287
	288	1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
	289	1. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Biens liés (Mvmnt).
	290	1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	291
	292	[[//Espace de travail Gérer ~> Menu Gestion matérielle ~> Sous-Menu Biens liés (Mvmnt).//>>image:1756216408115-216.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	293
	294
3.1	295	= Valider les étapes d'un mouvement =
2.1	296
29.1	297	= Créer un mouvement de retour =
	298
3.1	299	= Visualiser les mouvements depuis la notice du bien =
2.1	300
32.1	301	= Retrouver tous les mouvements =
2.1	302
31.1	303	Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
2.1	304
31.1	305	Pour y accéder :
	306
	307	1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
	308	1. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Mouvements (transp...).
	309	1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	310
	311	[[//Espace de travail Gérer ~> Menu Gestion matérielle ~> Sous-Menu Mouvements (transp...)//>>image:1756216557470-567.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	312
	313
1.1	314
	315	)))
	316	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	317	(% class="box" %)
	318	(((
	319	Sommaire
3.1	320
	321	{{toc depth="1" numbered="true"/}}
1.1	322	)))
	323
	324	(% class="box" %)
	325	(((
	326	Aller plus loin
3.1	327
7.1	328	* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome\|\|target="_blank"]]
3.1	329	* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome\|\|target="_blank"]]
	330
	331
	332
26.1	333	* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome\|\|target="_blank"]]
3.1	334	* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome\|\|target="_blank"]]
	335	* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome\|\|target="_blank"]]
6.1	336	* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome\|\|target="_blank"]]
35.1	337	* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome\|\|target="_blank"]]
8.1	338	* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome\|\|target="_blank"]]
	339	* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome\|\|target="_blank"]]
1.1	340	)))
	341
	342	(% class="box" %)
	343	(((
	344	Icônes principales
	345	)))
	346	)))
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Code source wiki de Planifier et suivre les mouvements associés

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